Neues Nachweisgesetz: Das müssen Arbeitgeber bei Arbeitsverträgen beachten

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitsbedingungen in Schriftform festzulegen. Werden die Arbeitsbedingungen im Arbeitsvertrag ausreichend aufgeführt, ist kein extra Nachweis notwendig. Wenn allerdings beispielsweise nur ein mündlicher Anstellungsvertrag vorliegt, müssen die Arbeitskonditionen trotzdem zusätzlich zusammengefasst werden. Der Nachweis muss in Schriftform vorliegen, das bedeutet auf Papier. Ein digitales Dokument, zum Beispiel eine E-Mail, genügt nicht. Die elektronische Form ist in der deutschen Gesetzgebung explizit ausgeschlossen.

Der Arbeitgeber muss das Schriftstück unterschreiben. Da es sich nicht um einem Vertrag, sondern um eine einseitige Erklärung handelt, ist keine Unterschrift des Arbeitnehmers nötig.

Das Nachweisgesetz an sich ist nicht neu. Bereits vor der aktuellen Änderungen mussten einige Arbeitsbedingungen verpflichtend nachgewiesen werden. Dazu zählen unter anderem:

• Name und Anschrift von beiden Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Im Fall einer Befristung: Dauer oder Enddatum der Befristung
• Arbeitsort
• Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Entgelts inklusive Zuschläge, Prämien etc.
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Hinweise auf Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen etc.

Durch die neue EU-Richtlinie wurde diese Liste erweitert. Seit 01.08. kommen hinzu:

• im Fall einer Befristung: konkretes Enddatum
• ggf. Hinweis auf Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes
• Dauer der Probezeit (sofern vereinbart)
• Vergütung von Überstunden
• Fälligkeit und Art der Auszahlung aller Entgeltbestandteile
• Vereinbarte Ruhepausen
• im Fall von Schichtarbeit: Angaben zu System, Rhythmus und Änderungsmöglichkeiten
• im Fall von Arbeit auf Abruf: Details zur Ausgestaltung
• ggf. Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• falls betriebliche Altersversorgung vereinbart wurde: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
• Verfahren im Fall einer Kündigung, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist und die Frist zu Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Verträge, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden haben, müssen nicht geändert werden. Ein Nachweis der Arbeitsbedingungen muss in diesen Fällen nur vorgelegt werden, wenn der Arbeitnehmer es verlangt. Der Arbeitsvertrag muss dazu nicht geändert werden, es genügt ein separates Dokument. Der Arbeitgeber muss der Forderung dann zeitnah nachkommen. Dabei gelten folgende Fristen:

• Spätestens am siebten Kalendertag nach der Aufforderung:
  Name und Anschrift beider Vertragsparteien, Angaben zu Arbeitsentgelt und Arbeitszeit, Datum des Arbeitsbeginns, Angaben zu Arbeitsort und ggf. Befristung, Beschreibung der Tätigkeit, ggf. Dauer der Probezeit
• Spätestens einen Monat nach der Aufforderung:
  Übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetz

Für Neueinstellungen müssen die Nachweispflichten auch ohne Aufforderung  erfüllt werden. Die schriftliche Auflistung der wichtigsten Bedingungen muss bereits am ersten Arbeitstag vorliegen. Allerdings gilt das nicht für alle notwendigen Regelungen. Auch hier greifen unterschiedliche Fristen:

• Spätestens am ersten Arbeitstag:
  Name und Anschrift beider Vertragsparteien, Angaben zu Arbeitsentgelt und Arbeitszeit
• Spätestens am siebten Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses:
  Datum des Arbeitsbeginns, Angaben zu Arbeitsort und ggf. Befristung, Beschreibung der Tätigkeit, ggf. Dauer der Probezeit
• Spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses:
  Übrige notwendige Angaben nach dem Nachweisgesetz

Für einen praxistauglichen Umgang mit der neuen Nachweispflicht empfiehlt es sich, alle wesentlichen Arbeitsbedingungen bereits am ersten Tag auszuhändigen.

Erbringt er die notwendigen Nachweise nicht oder nicht richtig, begeht der Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einem Bußgeld bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Liegt der Nachweis nicht vor, hat dies aber keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages. Der Vertrag bleibt bestehen.

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