- Der Vermieter oder die Vermieterin darf die umlagefähigen Betriebskosten nur dann auf den Mieter oder die Mieterin abwälzen, wenn dies per Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde.
- Als Frist gilt: Der Vermieter oder die Vermieterin hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um den Mietern die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Eine verspätete Abrechnung muss nicht gezahlt werden.
- Selbst wenn Mieter:innen Fehler in der Abrechnung vermuten, sollten sie die Zahlung nicht gänzlich verweigern. Stellt sich heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch wirksam war, drohen eine Abmahnung und im schlimmsten Fall eine Kündigung.
- Ihre Allianz Rechtsschutzversicherung steht Ihnen bei Problemen mit Ihrer Betriebskostenabrechnung gerne zur Seite.
Betriebskostenabrechnung – was Sie als Mieter wissen müssen

Betriebskostenabrechnung: Das Wichtigste in Kürze
Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?
Fristen für den Mieter
Haben Sie als Mieter:in die Betriebskostenabrechnung frisch aus dem Briefkasten gezogen, bleiben Ihnen zwölf Monate Zeit, um diese zu prüfen. Problematisch ist allerdings, dass die Zahlungsfrist mit nur 30 Tagen wesentlich kürzer bemessen ist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin um einen Zahlungsaufschub.
Abrechnungsfrist für den Vermieter
Vermieter:innen haben ab Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um Ihren Mieter:innen das Schreiben zukommen zu lassen. Dies gilt sowohl bei privaten als auch bei Betriebskostenabrechnungen für Gewerbe. Für das Abrechnungsjahr 2024 haben Vermieter:innen beispielsweise bis zum 31. Dezember 2025 Zeit für die Betriebskostenabrechnung. Etwaige Fehler können übrigens auch nur innerhalb der zwölfmonatigen Frist korrigiert werden.
Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist: Sind die zwölf Monate verstrichen, ist die Betriebskostenabrechnung automatisch unwirksam. Als Mieter:in müssen Sie eine Nachzahlung dann nicht mehr bezahlen. Anders herum gilt dies übrigens nicht: Wird die Betriebskostenabrechnung verspätet vermittelt und dem Mieter oder der Mieterin steht eine Rückzahlung zu, kann er sie trotz verstrichener Frist geltend machen.
Kann der Vermieter oder die Vermieterin die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen oder erstellen lassen, weil die nötigen Rechnungen dafür fehlen, kann er oder sie diese Posten nachträglich abrechnen. Nichtsdestotrotz muss er dem Mieter oder Mieterin eine offizielle Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Sind die fehlenden Rechnungen schließlich vorhanden, hat der Vermieter oder die Vermieterin ab Zugang dieser Schreiben drei Monate Zeit, um diese Kosten abzurechnen.

Betriebskosten: Prüfung und Widerspruch
Abrechnung selber prüfen oder vom Fachmann
Gehen Sie die Abrechnung genau durch, überprüfen Sie vor Ausstellungsdatum und Abrechnungszeitraum sowie die einzelnen Posten. Wenn Ihnen die Betriebskosten im Vergleich zum letzten Jahr sehr hoch vorkommen oder Sie einige Kosten nicht nachvollziehen können, halten Sie zunächst Rücksprache mit Ihrem Vermieter, Ihrer Vermieterin oder Ihrer Hausverwaltung. Können die Fragen geklärt werden, wunderbar! Falls nicht und Sie die Betriebskostenrechnung gerne von einem Fachstelle überprüfen lassen wollen, können Sie sich unter anderem an
- Mieterschutzvereine
- Anwälte oder Anwältinnen, spezialisiert auf Mietrecht oder
- private Rechtsdienstleister
wenden.
Die Kosten für eine Überprüfung variieren je nach Experte und Expertin sowie Dienstleister. Bei Mieterschutzvereinen ist meist eine Jahresmitgliedschaft erforderlich, dafür sind die Kosten für eine Prüfung relative gering. Los geht es bei ca. 40 Euro. Bei einem Anwalt oder einer Anwältin können es – je nach Aufwand – einige Hundert Euro werden.
So legen Sie Widerspruch ein
Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist. Teils gehen Mieter- und Hilfsvereine sogar von einer 80-prozentigen Fehlerquote aus. Für Mieter:innen gilt daher: Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau, bevor Sie die Nachzahlung überweisen.
Wie bereits erwähnt, gibt es dabei jedoch ein Problem: Die Zahlungsfrist ist kürzer als die Prüf- und Widerspruchsfrist. Aus diesem Grund gar nicht erst zu zahlen, ist jedoch keine Option. Überweisen Sie die ausgewiesene Nachzahlung nicht und stellt sich am Ende heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch korrekt war, geraten Sie in Zahlungsverzug. Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin kann Ihnen eine Abmahnung zukommen lassen und im schlimmsten Fall sogar den Mietvertrag kündigen.
Besser ist folgendes Vorgehen: Vermuten Sie Fehler in Ihrer Abrechnung oder kommt sie Ihnen zu hoch vor, können Sie den ausstehenden Betrag unter Vorbehalt zahlen. Hierdurch entstehen keine Mietrückstände. Liegt ein offensichtlicher Fehler vor – etwa weil der Vermieter oder die Vermieterin Positionen abgerechnet hat, die er oder sie nicht hätte abrechnen dürfen – können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Ihren oder Ihre Vermieter:in und begründen Sie dabei, welche Fehler vorliegen. Bitten Sie ihn in diesem Schreiben außerdem darum, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist eine korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.
Wenn sich der Konflikt zuspitzt oder Sie bereits aus anderen Gründen mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin im Streit liegen, Sie aber kein Gerichtsverfahren in Kauf nehmen möchten, gibt es eine alternative Möglichkeit: Eine Mediation. Die Schlichtungsmethode durch einen neutralen Mediator oder eine Mediatorin kann dabei helfen, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema Mediation.

Das leistet die Allianz Rechtsschutzversicherung

Sie haben als Mieter:in Streit mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin wegen der Abrechnung der Betriebskosten? Bei der telefonischen Erstberatung der Allianz Rechtsschutzversicherung erhalten Sie von unseren Partneranwälten und -anwältinnen eine erste kostenlose Beratung und eine Einschätzung Ihres Falls.
Sollte der Streit vor Gericht gehen, übernimmt die Allianz Rechtsschutzversicherung Ihren versicherten Fall bis zur Höhe der vereinbarten Versicherungssumme – ab Tarif Komfort.
Die Allianz ermöglichet Ihnen auch eine einvernehmliche Beilegung des Konflikts. Hierfür vermitteln wir Ihnen einen geeigneten Mediator oder Mediatorin. Wir übernehmen Kosten bis zu einem Stundensatz von 250 Euro, höchstens jedoch 3.000 Euro je Mediation – im Tarif Premium.
Weitere Fragen und Antworten rund um die Betriebskostenabrechnung
Kann der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern?
Nein, der Vermieter oer die Vermieterin kann nicht eigenständig bestimmen, dass künftig anders abgerechnet wird. Will der oder die Vermieter:in den Umlageschlüssel ändern, benötigt er hierfür die Zustimmung des Mieters oder der Mieterin.
Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchsmessung installiert werden, die eine präzisere Abrechnung möglich machen.
Mein Vermieter weigert sich, die Rückerstattung auszuzahlen: Was nun?
Kommt unter dem Strich ein Plus und entsprechend ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter oder die Vermieterin Ihnen die Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zukommen lassen. Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin schriftlich zur Zahlung auffordern. Wichtig ist, eine angemessene Frist von zwei Wochen zu setzen. Mit dieser Mahnung gerät der oder die Vermieter:in offiziell in Zahlungsverzug.
Ist eine Rückerstattung fällig, darf der Vermieter oder die Vermieterin diese im Übrigen nicht einfach so mit der Miete verrechnen. Er oder sie muss den Betrag unverzüglich an Sie überweisen.
Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?
Hat ein Eigentümerwechsel Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung?
Darf mein Vermieter gestiegene Kosten für Strom und Gas auf mich umlegen?
Sollte ich meine Abschlagszahlungen selbst anpassen?
Ich kann die gestiegenen Nebenkosten nicht mehr bezahlen. Darf mir mein Vermieter fristlos kündigen?
Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung einmal nicht bezahlen können, droht Ihnen als Mieter:in in den meisten Fällen nicht sofort die Kündigung. Grundsätzlich gilt: Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin darf Ihnen in der Regel nur dann die Wohnung fristlos kündigen, wenn Sie zweimal die Miete nicht bezahlt haben oder mit einer entsprechenden Summe über einen längeren Zeitraum im Zahlungsrückstand sind.
Es kommt also darauf an, ob Sie den monatlichen Abschlag oder eine anfallende Nachzahlung nicht begleichen können. Die Abschlagszahlungen sind Teil der Miete. Erst wenn Sie diese so lange nicht bezahlen, dass der Rückstand zwei Monatsmieten entspricht, hat der Vermieter oder die Vermieterin normalerweise ein Sonderkündigungsrecht. In diesem Fall dürfte er Ihnen tatsächlich kündigen. Nachzahlungen hingegen zählen nicht zur Miete. Das heißt, solange der oder die Vermieter:in keine triftigen Gründe hat (zum Beispiel ein enorm hoher Schuldbetrag), darf er oder sie Sie wegen einer nicht beglichenen Nachzahlung auch nicht sofort aus der Wohnung werfen. Er oder sie kann das Geld jedoch einklagen, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen noch immer nicht bezahlt haben.
Kann ich hohe Nachzahlungen auch in Raten bezahlen?


