Betriebskosten­abrechnung – was Sie als Mieter wissen müssen

In der Regel werden diese gemeinsam mit der Miete im Rahmen einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung überwiesen. Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist allerdings auch eine Pauschale möglich. 

Da die Nebenkosten bei der Vorauszahlung zunächst nur geschätzt werden können muss der Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen und alles genau nachrechnen. Hat der Mieter zu viel gezahlt, erhält er eine Rückerstattung. Hat er hingegen zu wenig gezahlt, ist eine Nachzahlung fällig.

Was zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt. Der Vermieter darf die folgenden Posten auf seine Mieter umlegen:

• Grundsteuer
• Abwasser
• Heizung und Warmwasserkosten
• Aufzug
• Straßenreinigung/Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Allgemeinbeleuchtung
• Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung
• Hausmeisterdienste
• Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
• Wäschepflege
• Schornsteinreinigung
• sonstige Betriebskosten

Vor allem der Punkt "sonstige Betriebskosten" sorgt oft für Streit zwischen Mieter und Vermieter. Das Gesetz sieht hier keinen Freifahrtschein für Vermieter vor, sondern gewährleistet lediglich, dass Betriebskosten, die erst in der Zukunft anfallen, noch mit abgerechnet werden können. Was der Vermieter in keinem Fall auf den Mieter umlegen kann, sind Kosten für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Auch Verwaltungskosten hat der Vermieter selbst zu tragen.

Wann darf der Vermieter Betriebskosten umlegen?

Voraussetzung ist, dass der Vermieter die Betriebskosten nur dann auf den Mieter abwälzen darf, wenn dies ausdrücklich per Mietvertrag vereinbart wurde. Eine pauschale Klausel, dass Betriebskosten umgelegt werden, genügt hier nicht. Der Vermieter muss genau angeben, welche Posten er auf seinen Mieter abwälzt. Allerdings kann er sich pauschal auf § 2 BetrKV berufen und so alle möglichen Kostenpositionen abrechnen.

Im Mietvertrag muss außerdem angegeben sein, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter bei der Berechnung der Betriebskosten heranzieht. Möglich sind unter anderem die Wohnfläche, die Personenanzahl oder der tatsächliche Verbrauch. Fehlt diese Information im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.

Im Regelfall ist für den Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr vorgesehen. Ist der Mieter unter dem Jahr bzw. während des Abrechnungszeitraums in die Wohnung ein- oder daraus ausgezogen, kann auch ein verkürzter Abrechnungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dies gilt auch im Fall einer Kündigung durch den Vermieter.

Grundsteuerreform kann zu Mehrkosten ab 2025 führen

Die Grundsteuer wurde bislang auf Basis des sogenannten Einheitswerts ermittelt. Da es sich hierbei um eine veraltete Rechenmethode handelt, bei welcher vergleichbare Grundstücke ungleich besteuert wurden, hat das Bundesverfassungsgericht das bisherige Verfahren im Jahr 2018 für verfassungswidrig erklärt. Zwischen dem 1. Juli 2022 und dem 31. Januar 2023 (die Frist wurde verlängert – sie galt ursprünglich nur bis zum 31. Oktober 2022) müssen daher alle Immobilienbesitzer eine Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts beim zuständigen Finanzamt abgeben. Ab 2025 greift dann schließlich die Grundsteuerreform, was in vielen Fällen zu einer höheren Abgabe führen kann.

Auch Mieter sind hiervon betroffen, denn die Grundsteuer zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten. Sieht Ihr Mietvertrag vor, dass die Grundsteuer auf Sie umgelegt wird, sollten Sie sich vorsichtshalber auf höhere Kosten einstellen. Zwangsläufig müssen die Kosten aber nicht steigen und könnten sogar sinken.

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1. Verspätete Abrechnung

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Betriebskostenrechnung dem Mieter vorliegen. Das regelt das BGB (§ 556, Abs. 3 BGB). Eine verspätete Abrechnung muss in der Regel vom Mieter nicht bezahlt werden.

2. Falscher Abrechnungszeitraum

Überschreitet die Betriebskostenrechnung den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, ist diese ungültig. Hierbei handelt es sich um einen formalen Fehler. Kürzere Abrechnungszeiträume, z. B. sechs Monate sind hingegen zulässig.

3.    Abweichung vom Mietvertrag

Damit die Betriebskosten überhaupt dem Mieter in Rechnung gestellt bzw. auf den Vermieter umgelegt werden können, muss das im Mietvertrag vereinbart sein. Ist das nicht der Fall, muss der Vermieter die Betriebskosten übernehmen.

4.    Falscher Verteilerschlüssel

Grundsätzlich hat der Vermieter die Möglichkeit, die Betriebskosten nach folgenden vier Verteilerschlüsseln umzulegen:

• Verbrauch
• Personenzahl
• Anteilige Wohnfläche
• Wohneinheit

Es können mehrere Umlageschlüssel miteinander kombiniert werden. Der Mieter muss allerdings in Kenntnis gesetzt werden, anhand welcher Verteilerschlüssel welche Posten abgerechnet werden. Vorsicht: Heizungs- und Warmwasserkosten dürfen in der Regel nur nach Verbrauch berechnet werden. Ist dies nicht der Fall, ist die Abrechnung ungültig.

5.    Einmalkosten abgerechnet

Kosten, die nicht regelmäßig beim Betrieb des Gebäudes anfallen und nur einmalig sind, wie z B. für Ungezieferbekämpfung, die Reparatur des Treppengeländers oder für Bankgebühren dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. 

Wie so oft gibt es aber auch hier Ausnahmen. So entschied der Bundesgerichtshof Ende 2021, dass die Kosten für das Fällen eines kranken Baumes wirksam auf die Mieter umgelegt werden können. Das Baumfällen an sich sei zwar eine einmalige Aktion, es sei aber insgesamt der Gartenpflege zuzuordnen – und hierbei handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).