Betriebskostenabrechnung

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Betriebskostenabrechnung:
Definition und rechtliche Grundlagen

Neben der Kalt- bzw. Grundmiete müssen die meisten Mieter:innen hierzulande auch die umlagefähigen Betriebskosten tragen. Hierbei handelt es sich um Kostenpositionen, die der Vermieter oder die Vermieterin an seine Mieter:innen abwälzen darf.

In der Regel werden diese gemeinsam mit der Miete im Rahmen einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung überwiesen. Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist allerdings auch eine Pauschale möglich.

Da die Nebenkosten bei der Vorauszahlung zunächst nur geschätzt werden können muss die vermietende Person oder beispielsweise auch die Hausverwaltung am Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen und alles genau nachrechnen. Hat der Mieter oder Mieterin zu viel gezahlt, erhält er oder sie eine Rückerstattung. Hat er hingegen zu wenig gezahlt, ist eine Nachzahlung fällig.

Was zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt. Der Vermieter oder die Vermieterin darf die folgenden Posten auf seine Mieter:innen umlegen:

Grundsteuer
Abwasser
Heizung und Warmwasserkosten
Aufzug
Straßenreinigung/Müllbeseitigung
Gebäudereinigung
Gartenpflege
Allgemeinbeleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung
Hausmeisterdienste
Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
Wäschepflege
Schornsteinreinigung
sonstige Betriebskosten

Vor allem der Punkt "sonstige Betriebskosten" sorgt oft für Streit zwischen Mietenden und Vermietenden. Das Gesetz sieht hier keinen Freifahrtschein für Vermieter:innen vor, sondern gewährleistet lediglich, dass Betriebskosten, die erst in der Zukunft anfallen, noch mit abgerechnet werden können. Was der Vermieter oder die Vermieterin in keinem Fall auf den Mietenden umlegen kann, sind Kosten für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Auch Verwaltungskosten hat der oder die Vermieter:in selbst zu tragen.

Wann darf der Vermieter Betriebskosten umlegen?

Voraussetzung ist, dass der Vermieter oder die Vermieterin die Betriebskosten nur dann auf den Mieter oder die Mieterinnen abwälzen darf, wenn dies ausdrücklich per Mietvertrag vereinbart wurde. Eine pauschale Klausel, dass Betriebskosten umgelegt werden, genügt hier nicht. Die Vermieterin oder der Vermieter muss genau angeben, welche Posten er auf seine Mieter:innen abwälzt. Allerdings kann er sich pauschal auf § 2 BetrKV berufen und so alle möglichen Kostenpositionen abrechnen.

Im Mietvertrag muss außerdem angegeben sein, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter oder die Vermieterin bei der Berechnung der Betriebskosten heranzieht. Möglich sind unter anderem die Wohnfläche, die Personenanzahl oder der tatsächliche Verbrauch. Fehlt diese Information im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.

Im Regelfall ist für den Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr vorgesehen. Ist der Mieter oder die Mieterin unter dem Jahr bzw. während des Abrechnungszeitraums in die Wohnung ein- oder daraus ausgezogen, kann auch ein verkürzter Abrechnungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dies gilt auch im Fall einer Kündigung durch den Vermieter oder die Vermieterin.

Grundsteuerreform 2025: Was sich ändert – und worauf Sie achten sollten

Bisher wurde die Grundsteuer auf Grundlage des sogenannten Einheitswerts berechnet. Mit dem neuen Modell soll die Grundsteuer gerechter und aktueller berechnet werden. Wie hoch die Abgabe künftig ausfällt, hängt vom Bundesland und dem dort angewandten Berechnungsmodell ab.

Warum betrifft das auch Mieter:innen?

Die Grundsteuer gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten. Das heißt: Wenn Ihr Mietvertrag vorsieht, dass die Grundsteuer auf Sie umgelegt wird, kann sich das nun auch in Ihrer Betriebskostenabrechnung bemerkbar machen. Eine automatische Erhöhung muss das aber nicht zwangsläufig bedeuten – in einigen Fällen könnte die Belastung auch sinken.

Ein Blick in Ihre nächste Betriebskostenabrechnung lohnt sich! Bei Unklarheiten können Sie die Zusammensetzung der Kosten beim Vermieter erfragen oder sich rechtlich beraten lassen.

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Gut zu wissen

Heizkosten dürfen nicht pauschal abgerechnet werden

Bei Heizkosten handelt es sich zwar um umlagefähige Nebenkosten, doch dürfen Vermietende diese nicht vollständig anhand von Wohnfläche oder Personenanzahl abrechnen. Die Heizkosten müssen zumindest zu 50 Prozent und maximal zu 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden.

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Form und Inhalt der Betriebskostenabrechnung

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung muss immer schriftlich erfolgen und bestimmte inhaltliche Punkte enthalten.

Eine Betriebskostenabrechnung muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Darüber hinaus gilt der Grundsatz, dass alle Angaben für den Mieter oder die Mieterin leicht verständlich und nachvollziehbar sein müssen. Folgende Punkte müssen vom Vermieter, der Vermieterin oder der Hausverwaltung in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein:

Abrechnungszeitraum
Gesamtkosten für das Mietobjekt
Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
Gesamtkosten aufgeschlüsselt für die einzelnen Kostenpositionen (zum Beispiel Gesamtkosten für die Gartenpflege)
Vom Mieter oder der Mieterin zu tragende Kosten
Bereits geleistete Vorauszahlungen

Im Internet finden sich zahlreiche Muster und Vorlagen für Betriebskostenabrechnung. Diese sind oft eine gute Orientierungshilfe – sowohl für Mietende als auch Vermietende.

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Für Mieter und Vermieter

Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?

Bei der Betriebskostenabrechnung gelten strenge Fristen sowohl für Mieter:innen als auch Vermieter:innen. Wer diese verstreichen lässt, kann meist keine Ansprüche mehr geltend machen.

Fristen für den Mieter

Haben Sie als Mieter:in die Betriebskostenabrechnung frisch aus dem Briefkasten gezogen, bleiben Ihnen zwölf Monate Zeit, um diese zu prüfen. Problematisch ist allerdings, dass die Zahlungsfrist mit nur 30 Tagen wesentlich kürzer bemessen ist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin um einen Zahlungsaufschub.

Abrechnungsfrist für den Vermieter

Vermieter:innen haben ab Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um Ihren Mieter:innen das Schreiben zukommen zu lassen. Dies gilt sowohl bei privaten als auch bei Betriebskostenabrechnungen für Gewerbe. Für das Abrechnungsjahr 2024 haben Vermieter:innen beispielsweise bis zum 31. Dezember 2025 Zeit für die Betriebskostenabrechnung. Etwaige Fehler können übrigens auch nur innerhalb der zwölfmonatigen Frist korrigiert werden.

Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist: Sind die zwölf Monate verstrichen, ist die Betriebskostenabrechnung automatisch unwirksam. Als Mieter:in müssen Sie eine Nachzahlung dann nicht mehr bezahlen. Anders herum gilt dies übrigens nicht: Wird die Betriebskostenabrechnung verspätet vermittelt und dem Mieter oder der Mieterin steht eine Rückzahlung zu, kann er sie trotz verstrichener Frist geltend machen.

Kann der Vermieter oder die Vermieterin die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen oder erstellen lassen, weil die nötigen Rechnungen dafür fehlen, kann er oder sie diese Posten nachträglich abrechnen. Nichtsdestotrotz muss er dem Mieter oder Mieterin eine offizielle Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Sind die fehlenden Rechnungen schließlich vorhanden, hat der Vermieter oder die Vermieterin ab Zugang dieser Schreiben drei Monate Zeit, um diese Kosten abzurechnen.

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Darauf sollten Sie achten

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

1. Verspätete Abrechnung

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Betriebskostenrechnung der Mieterin oder dem Mieter vorliegen. Das regelt das BGB (§ 556, Abs. 3 BGB). Eine verspätete Abrechnung muss in der Regel vom Mieter oder der Mieterin nicht bezahlt werden.

2. Falscher Abrechnungszeitraum

Überschreitet die Betriebskostenrechnung den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, ist diese ungültig. Hierbei handelt es sich um einen formalen Fehler. Kürzere Abrechnungszeiträume, z. B. sechs Monate sind hingegen zulässig.

3. Abweichung vom Mietvertrag

Damit die Betriebskosten überhaupt dem Mieter oder der Mieterin in Rechnung gestellt bzw. auf den Mieter oder die Mieterin umgelegt werden können, muss das im Mietvertrag vereinbart sein. Ist das nicht der Fall, muss der Vermieter oder die Vermieterin die Betriebskosten übernehmen.

4. Falscher Verteilerschlüssel

Grundsätzlich hat der oder die Vermieter:in die Möglichkeit, die Betriebskosten nach folgenden vier Verteilerschlüsseln umzulegen:

Verbrauch
Personenzahl
Anteilige Wohnfläche
Wohneinheit

Es können mehrere Umlageschlüssel miteinander kombiniert werden. Der Mieter oder die Mieterin muss allerdings in Kenntnis gesetzt werden, anhand welcher Verteilerschlüssel welche Posten abgerechnet werden. Vorsicht: Heizungs- und Warmwasserkosten dürfen in der Regel nur nach Verbrauch berechnet werden. Ist dies nicht der Fall, ist die Abrechnung ungültig.

5. Einmalkosten abgerechnet

Kosten, die nicht regelmäßig beim Betrieb des Gebäudes anfallen und nur einmalig sind, wie z B. für Ungezieferbekämpfung, die Reparatur des Treppengeländers oder für Bankgebühren dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

Wie so oft gibt es aber auch hier Ausnahmen. So entschied der Bundesgerichtshof Ende 2021, dass die Kosten für das Fällen eines kranken Baumes wirksam auf die Mieter:innen umgelegt werden können. Das Baumfällen an sich sei zwar eine einmalige Aktion, es sei aber insgesamt der Gartenpflege zuzuordnen – und hierbei handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

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Gut zu wissen

Vermieter muss Rechnungen und Belege offenlegen

Die Mieterin oder der Mieter kann die Betriebskostenabrechnung nur dann ordentlich prüfen, wenn ihr oder ihm alle Informationen vorliegen. Aus diesem Grund sind Vermieter:innen dazu verpflichtet, auf Wunsch alle relevanten Rechnungen und Belege vorzulegen. Jedoch gestaltet sich eine ordentliche Prüfung oft schwieriger als gedacht: Denn Mieter:innen haben keinen rechtlichen Anspruch auf Kopien der Dokumente.

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Betriebskosten: Prüfung und Widerspruch

Woher weiß ich als Mieter:in, dass meine Abrechnung korrekt ist? Wir sagen Ihnen, auf was Sie achten müssen und wie Sie gegen eine nicht rechtmäßige Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen können.

Abrechnung selber prüfen oder vom Fachmann

Gehen Sie die Abrechnung genau durch, überprüfen Sie vor Ausstellungsdatum und Abrechnungszeitraum sowie die einzelnen Posten. Wenn Ihnen die Betriebskosten im Vergleich zum letzten Jahr sehr hoch vorkommen oder Sie einige Kosten nicht nachvollziehen können, halten Sie zunächst Rücksprache mit Ihrem Vermieter, Ihrer Vermieterin oder Ihrer Hausverwaltung. Können die Fragen geklärt werden, wunderbar! Falls nicht und Sie die Betriebskostenrechnung gerne von einem Fachstelle überprüfen lassen wollen, können Sie sich unter anderem an

Mieterschutzvereine
Anwälte oder Anwältinnen, spezialisiert auf Mietrecht oder
private Rechtsdienstleister

wenden.

Die Kosten für eine Überprüfung variieren je nach Experte und Expertin sowie Dienstleister. Bei Mieterschutzvereinen ist meist eine Jahresmitgliedschaft erforderlich, dafür sind die Kosten für eine Prüfung relative gering. Los geht es bei ca. 40 Euro. Bei einem Anwalt oder einer Anwältin können es – je nach Aufwand – einige Hundert Euro werden.

So legen Sie Widerspruch ein

Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist. Teils gehen Mieter- und Hilfsvereine sogar von einer 80-prozentigen Fehlerquote aus. Für Mieter:innen gilt daher: Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau, bevor Sie die Nachzahlung überweisen.

Wie bereits erwähnt, gibt es dabei jedoch ein Problem: Die Zahlungsfrist ist kürzer als die Prüf- und Widerspruchsfrist. Aus diesem Grund gar nicht erst zu zahlen, ist jedoch keine Option. Überweisen Sie die ausgewiesene Nachzahlung nicht und stellt sich am Ende heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch korrekt war, geraten Sie in Zahlungsverzug. Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin kann Ihnen eine Abmahnung zukommen lassen und im schlimmsten Fall sogar den Mietvertrag kündigen.

Besser ist folgendes Vorgehen: Vermuten Sie Fehler in Ihrer Abrechnung oder kommt sie Ihnen zu hoch vor, können Sie den ausstehenden Betrag unter Vorbehalt zahlen. Hierdurch entstehen keine Mietrückstände. Liegt ein offensichtlicher Fehler vor – etwa weil der Vermieter oder die Vermieterin Positionen abgerechnet hat, die er oder sie nicht hätte abrechnen dürfen – können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Ihren oder Ihre Vermieter:in und begründen Sie dabei, welche Fehler vorliegen. Bitten Sie ihn in diesem Schreiben außerdem darum, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist eine korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.

Wenn sich der Konflikt zuspitzt oder Sie bereits aus anderen Gründen mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin im Streit liegen, Sie aber kein Gerichtsverfahren in Kauf nehmen möchten, gibt es eine alternative Möglichkeit: Eine Mediation. Die Schlichtungsmethode durch einen neutralen Mediator oder eine Mediatorin kann dabei helfen, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema Mediation.

Weitere Ratgeber zum Thema Mietrecht

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Gut zu wissen

Das leistet die Allianz Rechtsschutzversicherung

Sie haben als Mieter:in Streit mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin wegen der Abrechnung der Betriebskosten? Bei der telefonischen Erstberatung der Allianz Rechtsschutzversicherung erhalten Sie von unseren Partneranwälten und -anwältinnen eine erste kostenlose Beratung und eine Einschätzung Ihres Falls.

Sollte der Streit vor Gericht gehen, übernimmt die Allianz Rechtsschutzversicherung Ihren versicherten Fall bis zur Höhe der vereinbarten Versicherungssumme – ab Tarif Komfort.

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FAQ

Weitere Fragen und Antworten rund um die Betriebskostenabrechnung

Kann der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern?

Nein, der Vermieter oer die Vermieterin kann nicht eigenständig bestimmen, dass künftig anders abgerechnet wird. Will der oder die Vermieter:in den Umlageschlüssel ändern, benötigt er hierfür die Zustimmung des Mieters oder der Mieterin.

Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchsmessung installiert werden, die eine präzisere Abrechnung möglich machen.

Mein Vermieter weigert sich, die Rückerstattung auszuzahlen: Was nun?

Kommt unter dem Strich ein Plus und entsprechend ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter oder die Vermieterin Ihnen die Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zukommen lassen. Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin schriftlich zur Zahlung auffordern. Wichtig ist, eine angemessene Frist von zwei Wochen zu setzen. Mit dieser Mahnung gerät der oder die Vermieter:in offiziell in Zahlungsverzug.

Ist eine Rückerstattung fällig, darf der Vermieter oder die Vermieterin diese im Übrigen nicht einfach so mit der Miete verrechnen. Er oder sie muss den Betrag unverzüglich an Sie überweisen.

Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?

Einige Posten, die in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sind, können von der Steuer abgesetzt werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerksleistungen.

Hat ein Eigentümerwechsel Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung?

Wechselt der Eigentümer oder die Eigentümerin Ihrer Wohnung oder Ihres Mietshauses, hat dies in der Regel weder Auswirkungen auf Ihre Betriebskostenabrechnung, noch auf Ihr Mietverhältnis an sich. Der oder die neue Eigentümer:in tritt als Vermieter:in in das bestehende Mietverhältnis ein und kann es nicht einseitig ändern. Er oder sie kann beispielsweise nicht veranlassen, dass künftig ein anderer Verteilerschlüssel zugrunde gelegt wird.

Darf mein Vermieter gestiegene Kosten für Strom und Gas auf mich umlegen?

Grundsätzlich ja. Dem Vermieter oder der Vermieterin ist es erlaubt, unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen Warmwasser- und Heizkosten auf den oder die Mieter:in umzulegen. Er oder sie darf den Betriebskostenabschlag bei Bedarf auch nach oben anpassen – allerdings immer nur zum Zeitpunkt der jährlichen Abrechnung und auch nur dann, wenn Ihre Vorauszahlungen aus dem vergangenen Jahr nicht gereicht haben oder er bereits absehen kann, dass die Preise steigen werden. Zum Beispiel, weil der Versorger eine Preiserhöhung angekündigt hat. Diese Mehrkosten darf der oder die Vermieter:in an Sie weitergeben.

Sollte ich meine Abschlagszahlungen selbst anpassen?

Die vermietende Person hat Ihnen angeboten, die Abschlagszahlungen selbst zu erhöhen, um nicht von späteren Nachforderungen böse überrascht zu werden? Der Vorteil: Die steigenden Energiekosten verteilen sich so auf mehrere Monate und werden nicht auf einen Schlag fällig. Leider gibt es in dieser Frage kein pauschales Richtig oder Falsch. Sie sollten für Ihren spezifischen Fall abwägen, ob Sie den Abschlag selbst anpassen wollen oder nicht.

Ich kann die gestiegenen Nebenkosten nicht mehr bezahlen. Darf mir mein Vermieter fristlos kündigen?

Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung einmal nicht bezahlen können, droht Ihnen als Mieter:in in den meisten Fällen nicht sofort die Kündigung. Grundsätzlich gilt: Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin darf Ihnen in der Regel nur dann die Wohnung fristlos kündigen, wenn Sie zweimal die Miete nicht bezahlt haben oder mit einer entsprechenden Summe über einen längeren Zeitraum im Zahlungsrückstand sind.

Es kommt also darauf an, ob Sie den monatlichen Abschlag oder eine anfallende Nachzahlung nicht begleichen können. Die Abschlagszahlungen sind Teil der Miete. Erst wenn Sie diese so lange nicht bezahlen, dass der Rückstand zwei Monatsmieten entspricht, hat der Vermieter oder die Vermieterin normalerweise ein Sonderkündigungsrecht. In diesem Fall dürfte er Ihnen tatsächlich kündigen. Nachzahlungen hingegen zählen nicht zur Miete. Das heißt, solange der oder die Vermieter:in keine triftigen Gründe hat (zum Beispiel ein enorm hoher Schuldbetrag), darf er oder sie Sie wegen einer nicht beglichenen Nachzahlung auch nicht sofort aus der Wohnung werfen. Er oder sie kann das Geld jedoch einklagen, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen noch immer nicht bezahlt haben.

Wohnungskonzerne: Kündigungsschutz für Mieter

Kann ich hohe Nachzahlungen auch in Raten bezahlen?

Grundsätzlich nein, zumindest haben Sie keinen rechtlichen Anspruch auf eine Ratenzahlung. Im Idealfall können Sie sich jedoch mit Ihrem Vermieter einvernehmlich darauf einigen.

Betriebskostenabrechnung – was Sie als Mieter wissen müssen