Mann rechnet etwas mit einem Taschenrechner aus
Fristen, Formvorgaben, Widerspruch

Betriebskostenabrechnung erstellen und prüfen

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Kurz erklärt in 30 Sekunden
  • Der Vermieter darf die umlagefähigen Betriebskosten nur dann auf den Mieter abwälzen, wenn dies per Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde.
  • Als Frist gilt: Der Vermieter hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Eine verspätete Abrechnung muss nicht gezahlt werden.
  • Selbst wenn Mieter Fehler in der Abrechnung vermuten, sollten sie die Zahlung nicht gänzlich verweigern. Stellt sich heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch wirksam war, drohen eine Abmahnung und im schlimmsten Fall eine Kündigung.
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Definition und rechtliche Grundlagen
Heizkörper

Neben der Kalt- bzw. Grundmiete müssen die meisten Mieter hierzulande auch die umlagefähigen Betriebskosten tragen. Hierbei handelt es sich um Kostenpositionen, die der Vermieter an seine Mieter abwälzen darf. In der Regel werden diese gemeinsam mit der Miete im Rahmen einer monatlichen Vorauszahlung überwiesen. Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist allerdings auch eine Pauschale möglich. 

Da die Nebenkosten bei der Vorauszahlung zunächst nur geschätzt werden können muss der Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen und alles genau nachrechnen. Hat der Mieter zu viel gezahlt, erhält er eine Rückerstattung. Hat er hingegen zu wenig gezahlt, ist eine Nachzahlung fällig.

Was zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt. Der Vermieter darf die folgenden Posten auf seine Mieter umlegen:

  • Grundsteuer
  • Abwasser
  • Heizung und Warmwasserkosten
  • Aufzug
  • Straßenreinigung/Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Allgemeinbeleuchtung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung
  • Hausmeisterdienste
  • Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
  • Wäschepflege
  • Schornsteinreinigung
  • sonstige Betriebskosten

Vor allem der Punkt „sonstige Betriebskosten“ sorgt oft für Streit zwischen Mieter und Vermieter. Das Gesetz sieht hier keinen Freifahrtschein für Vermieter vor, sondern gewährleistet lediglich, dass Betriebskosten, die erst in der Zukunft anfallen, noch mit abgerechnet werden können. Was der Vermieter in keinem Fall auf den Mieter umlegen kann, sind Kosten für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Auch Verwaltungskosten hat der Vermieter selbst zu tragen.

Voraussetzungen: Wann darf der Vermieter Betriebskosten umlegen?

Wichtig ist, dass der Vermieter die Betriebskosten nur dann auf den Mieter abwälzen darf, wenn dies ausdrücklich per Mietvertrag vereinbart wurde. Eine pauschale Klausel, dass Betriebskosten umgelegt werden, genügt hier nicht. Der Vermieter muss genau angeben, welche Posten er auf seinen Mieter abwälzt. Allerdings kann er sich pauschal auf § 2 BetrKV berufen und so alle möglichen Kostenpositionen abrechnen.

Im Mietvertrag muss außerdem angegeben sein, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter bei der Berechnung der Betriebskosten heranzieht. Möglich sind unter anderem die Wohnfläche, die Personenanzahl oder der tatsächliche Verbrauch. Fehlt diese Information im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.

Im Regelfall ist für die Jahresabrechnung ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten vorgesehen. Ist der Mieter unter dem Jahr bzw. während des Abrechnungszeitraums in die Wohnung ein- oder daraus ausgezogen, kann auch ein verkürzter Abrechnungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dies gilt auch im Fall einer Kündigung durch den Vermieter.

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Illustration - Eine Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält mit der rechten Hand ein  Informationsschild, auf welches sie mit der linken Hand zeigt.
Gut zu wissen
Illustration - Eine Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält mit der rechten Hand ein  Informationsschild, auf welches sie mit der linken Hand zeigt.

Eine Ausnahme liegt bei Heizkosten vor. Zwar handelt es sich hier um umlagefähige Nebenkosten, doch darf der Vermieter diese nicht vollständig anhand von Wohnfläche oder Personenanzahl abrechnen. Die Heizkosten müssen zumindest zu 50 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter berechnet werden.

Wie sieht eine wirksame Betriebskostenabrechnung aus?

Eine Betriebskostenabrechnung muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Darüber hinaus gilt der Grundsatz, dass alle Angaben für den Mieter leicht verständlich und nachvollziehbar sein müssen. Achten Sie als Vermieter darauf, folgende Punkte in Ihrer Betriebskostenabrechnung zu nennen:

  • Abrechnungszeitraum
  • Gesamtkosten für das Mietobjekt
  • Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
  • Gesamtkosten aufgeschlüsselt für die einzelnen Kostenpositionen (z. B. Gesamtkosten für die Gartenpflege)
  • Vom Mieter zu tragende Kosten
  • Bereits geleistete Vorauszahlungen

Im Internet finden sich zahlreiche Muster für Betriebskostenabrechnung. Diese sind zwar oft eine gute Orientierungshilfe, doch sollten Sie sich nicht blindlings darauf verlassen. Jede Betriebskostenabrechnung ist individuell, weshalb Sie vorgefertigte Muster an Ihre eigene Situation anpassen müssen. Sind Sie sich unsicher und trauen Sie sich die Erstellung einer wirksamen Betriebskostenabrechnung nicht zu, können Sie auch eine Hausverwaltung damit beauftragen.

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Alles rund um Fristen
Frau übergibt Mann Unterlagen

Bei der Betriebskostenabrechnung gelten strenge Fristen, sowohl für Mieter als auch Vermieter. Wer diese verstreichen lässt, kann meist keine Ansprüche mehr geltend machen.

Abrechnungsfrist für den Vermieter

Sind Sie Vermieter, so haben Sie ab Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um Ihrem Mieter das Schreiben zukommen zu lassen. Dies gilt sowohl bei privaten als auch bei Betriebskostenabrechnungen für Gewerbe. Rechnen Sie beispielsweise das Abrechnungsjahr 2019 ab, haben Sie bis zum 31. Dezember 2020 Zeit für die Betriebskostenabrechnung. Bedenken Sie allerdings, dass Sie auch einen großzügigen Puffer für mögliche Fehlerkorrekturen einplanen sollten. Fällt Ihnen auf, dass Sie eine Kostenposition vergessen haben, können Sie dies nur innerhalb der zwölfmonatigen Frist korrigieren.

Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist: Lassen Sie die zwölf Monate verstreichen, ist die Betriebskostenabrechnung automatisch unwirksam. Ihr Mieter muss eine Nachzahlung dann nicht mehr bezahlen. Anders herum gilt dies übrigens nicht: Übermitteln Sie die Betriebskostenabrechnung verspätet und steht dem Mieter eine Rückzahlung zu, kann er sie trotz verstrichener Frist geltend machen.

Können Sie die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen, etwa weil Ihnen selbst  die nötigen Rechnungen dafür fehlen, können Sie diese Posten nachträglich abrechnen. Nichtsdestotrotz müssen Sie Ihrem Mieter eine offizielle Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Informieren Sie ihn am besten darüber, dass Sie einige Posten noch nicht final berechnen konnten und noch ausstehen. Erhalten Sie die fehlenden Rechnungen, haben Sie ab Zugang dieser Schreiben drei Monate Zeit, um die Kosten abzurechnen.

Hat sich bei der Betriebskostenabrechnung herausgestellt, dass der Mieter einen bestimmten Betrag nachzahlen muss, können Sie als Vermieter diesen bis zu drei Jahre lang einfordern. Erst nach Ablauf dieser drei Jahre tritt die Verjährung der Forderung ein.

Prüffrist für den Mieter

Sind Sie Mieter und haben Sie die Betriebskostenabrechnung frisch aus dem Briefkasten gezogen, bleiben Ihnen wiederum zwölf Monate Zeit, um diese zu prüfen. Problematisch ist allerdings, dass die Zahlungsfrist mit nur 30 Tagen wesentlich kürzer bemessen ist.

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Widerspruch bei fehlerhafter Betriebskostenabrechnung 

Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist. Teils gehen Mieter- und Hilfsvereine sogar von einer 80-prozentigen Fehlerquote aus. Für Mieter gilt daher: Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau, bevor Sie die Nachzahlung überweisen.

Wie bereits erwähnt, gibt es dabei jedoch ein Problem: Die Zahlungsfrist ist kürzer als die Prüf- und Widerspruchsfrist. Aus diesem Grund gar nicht erst zu zahlen, ist jedoch keine Option. Überweisen Sie die ausgewiesene Nachzahlung nicht und stellt sich am Ende heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch korrekt war, geraten Sie in Zahlungsverzug. Ihr Vermieter kann Ihnen eine Abmahnung zukommen lassen und im schlimmsten Fall sogar den Mietvertrag kündigen.

Besser ist folgendes Vorgehen: Vermuten Sie Fehler in Ihrer Abrechnung oder kommt sie Ihnen zu hoch vor, können Sie den ausstehenden Betrag unter Vorbehalt zahlen. Hierdurch entstehen keine Mietrückstände. Liegt ein offensichtlicher Fehler vor – etwa weil der Vermieter Positionen abgerechnet hat, die er nicht hätte abrechnen dürfen – können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Ihren Vermieter und begründen Sie dabei, welche Fehler vorliegen. Bitten Sie ihn in diesem Schreiben außerdem darum, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist eine korrigierte Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

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Gut zu wissen
Illustration - Ein Mann hält ein Megaphon in der rechten Hand und zeigt mit dem Zeigefinger der linken Hand auf drei Schilder mit Sternen, die hinter ihm hängen.
Der Mieter kann die Betriebskostenabrechnung nur dann ordentlich prüfen, wenn ihm alle Informationen vorliegen. Aus diesem Grund sind Vermieter dazu verpflichtet, auf Wunsch alle relevanten Rechnungen und Belege vorzulegen. Jedoch gestaltet sich eine ordentliche Prüfung oft schwieriger als gedacht: Denn Mieter haben keinen rechtlichen Anspruch auf Kopien der Dokumente.
Illustration - Ein Mann hält ein Megaphon in der rechten Hand und zeigt mit dem Zeigefinger der linken Hand auf drei Schilder mit Sternen, die hinter ihm hängen.
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FAQ
  • Kann der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern?

    Nein, der Vermieter kann nicht eigenständig bestimmen, dass künftig anders abgerechnet wird. Will der Vermieter den Umlageschlüssel ändern, benötigt er hierfür die Zustimmung des Mieters. 

    Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchsmessung installiert werden, die eine präzisere Abrechnung möglich machen.

  • Mein Vermieter weigert sich, die Rückerstattung auszuzahlen: Was nun?

    Kommt unter dem Strich ein Plus und entsprechend ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter Ihnen die Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zukommen lassen. Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie Ihren Vermieter schriftlich zur Zahlung auffordern. Wichtig ist, ihm dabei eine angemessene Frist von zwei Wochen zu setzen. Mit dieser Mahnung gerät der Vermieter offiziell in Zahlungsverzug.

    Ist eine Rückerstattung fällig, darf der Vermieter diese im Übrigen nicht einfach so mit der Miete verrechnen. Er muss den Betrag unverzüglich an Sie überweisen.

  • Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?

    Einige Posten, die in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sind, können von der Steuer abgesetzt werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen.
  • Hat ein Eigentümerwechsel Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung?

    Wechselt der Eigentümer Ihrer Wohnung oder Ihres Mietshauses, hat dies in der Regel weder Auswirkungen auf Ihre Betriebskostenabrechnung, noch auf Ihr Mietverhältnis an sich. Der neue Eigentümer tritt als Vermieter in das bestehende Mietverhältnis ein und kann es nicht einseitig ändern. Er kann beispielsweise nicht veranlassen, dass künftig ein anderer Verteilerschlüssel zugrunde gelegt wird.
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