Betriebskostenabrechnung

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Definition und rechtliche Grundlagen

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Neben der Kalt- bzw. Grundmiete müssen die meisten Mieter hierzulande auch die umlagefähigen Betriebskosten tragen. Hierbei handelt es sich um Kostenpositionen, die der Vermieter an seine Mieter abwälzen darf.

In der Regel werden diese gemeinsam mit der Miete im Rahmen einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung überwiesen. Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist allerdings auch eine Pauschale möglich.

Da die Nebenkosten bei der Vorauszahlung zunächst nur geschätzt werden können muss der Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen und alles genau nachrechnen. Hat der Mieter zu viel gezahlt, erhält er eine Rückerstattung. Hat er hingegen zu wenig gezahlt, ist eine Nachzahlung fällig.

Was zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt. Der Vermieter darf die folgenden Posten auf seine Mieter umlegen:

Grundsteuer
Abwasser
Heizung und Warmwasserkosten
Aufzug
Straßenreinigung/Müllbeseitigung
Gebäudereinigung
Gartenpflege
Allgemeinbeleuchtung
Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung
Hausmeisterdienste
Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
Wäschepflege
Schornsteinreinigung
sonstige Betriebskosten

Vor allem der Punkt "sonstige Betriebskosten" sorgt oft für Streit zwischen Mieter und Vermieter. Das Gesetz sieht hier keinen Freifahrtschein für Vermieter vor, sondern gewährleistet lediglich, dass Betriebskosten, die erst in der Zukunft anfallen, noch mit abgerechnet werden können. Was der Vermieter in keinem Fall auf den Mieter umlegen kann, sind Kosten für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Auch Verwaltungskosten hat der Vermieter selbst zu tragen.

Wann darf der Vermieter Betriebskosten umlegen?

Voraussetzung ist, dass der Vermieter die Betriebskosten nur dann auf den Mieter abwälzen darf, wenn dies ausdrücklich per Mietvertrag vereinbart wurde. Eine pauschale Klausel, dass Betriebskosten umgelegt werden, genügt hier nicht. Der Vermieter muss genau angeben, welche Posten er auf seinen Mieter abwälzt. Allerdings kann er sich pauschal auf § 2 BetrKV berufen und so alle möglichen Kostenpositionen abrechnen.

Im Mietvertrag muss außerdem angegeben sein, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter bei der Berechnung der Betriebskosten heranzieht. Möglich sind unter anderem die Wohnfläche, die Personenanzahl oder der tatsächliche Verbrauch. Fehlt diese Information im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.

Im Regelfall ist für den Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr vorgesehen. Ist der Mieter unter dem Jahr bzw. während des Abrechnungszeitraums in die Wohnung ein- oder daraus ausgezogen, kann auch ein verkürzter Abrechnungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dies gilt auch im Fall einer Kündigung durch den Vermieter.

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Gut zu wissen

Heizkosten dürfen nicht pauschal abgerechnet werden

Bei Heizkosten handelt es sich zwar um umlagefähige Nebenkosten, doch darf der Vermieter diese nicht vollständig anhand von Wohnfläche oder Personenanzahl abrechnen. Die Heizkosten müssen zumindest zu 50 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden.

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Form und Inhalt der Betriebskostenabrechnung

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung muss immer schriftlich erfolgen und bestimmte inhaltliche Punkte enthalten.

Eine Betriebskostenabrechnung muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Darüber hinaus gilt der Grundsatz, dass alle Angaben für den Mieter leicht verständlich und nachvollziehbar sein müssen. Folgende Punkte müssen vom Vermieter oder der Hausverwaltung in Ihrer Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein:

Abrechnungszeitraum
Gesamtkosten für das Mietobjekt
Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
Gesamtkosten aufgeschlüsselt für die einzelnen Kostenpositionen (zum Beispiel Gesamtkosten für die Gartenpflege)
Vom Mieter zu tragende Kosten
Bereits geleistete Vorauszahlungen

Im Internet finden sich zahlreiche Muster und Vorlagen für Betriebskostenabrechnung. Diese sind oft eine gute Orientierungshilfe – sowohl für Mieter als auch Vermieter.

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Für Mieter und Vermieter

Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?

Bei der Betriebskostenabrechnung gelten strenge Fristen, sowohl für Mieter als auch Vermieter. Wer diese verstreichen lässt, kann meist keine Ansprüche mehr geltend machen.

Abrechnungsfrist für den Vermieter

Vermieter haben ab Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um Ihrem Mieter das Schreiben zukommen zu lassen. Dies gilt sowohl bei privaten als auch bei Betriebskostenabrechnungen für Gewerbe. Für das Abrechnungsjahr 2021 haben Vermieter beispielsweise bis zum 31. Dezember 2022 Zeit für die Betriebskostenabrechnung. Etwaige Fehler können übrigens auch nur innerhalb der zwölfmonatigen Frist korrigiert werden.

Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist: Sind die zwölf Monate verstrichen, ist die Betriebskostenabrechnung automatisch unwirksam. Als Mieter müssen Sie eine Nachzahlung dann nicht mehr bezahlen. Anders herum gilt dies übrigens nicht: Wird die Betriebskostenabrechnung verspätet vermittel und dem Mieter steht eine Rückzahlung zu, kann er sie trotz verstrichener Frist geltend machen.

Kann der Vermieter die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen oder erstellen lassen, weil ihm die nötigen Rechnungen dafür fehlen, kann er diese Posten nachträglich abrechnen. Nichtsdestotrotz muss er dem Mieter eine offizielle Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Sind die fehlenden Rechnungen schließlich vorhanden, hat der Vermieter ab Zugang dieser Schreiben drei Monate Zeit, um diese Kosten abzurechnen.

Fristen für den Mieter

Haben Sie als Mieter die Betriebskostenabrechnung frisch aus dem Briefkasten gezogen, bleiben Ihnen zwölf Monate Zeit, um diese zu prüfen. Problematisch ist allerdings, dass die Zahlungsfrist mit nur 30 Tagen wesentlich kürzer bemessen ist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren Vermieter um einen Zahlungsaufschub.

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Darauf sollten Sie achten

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

1. Verspätete Abrechnung

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Betriebskostenrechnung dem Mieter vorliegen. Das regelt das BGB (§ 556, Abs. 3 BGB). Eine verspätete Abrechnung muss in der Regel vom Mieter nicht bezahlt werden.

2. Falscher Abrechnungszeitraum

Überschreitet die Betriebskostenrechnung den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, ist diese ungültig. Hierbei handelt es sich um einen formalen Fehler. Kürzere Abrechnungszeiträume, z. B. sechs Monate sind hingegen zulässig.

3. Abweichung vom Mietvertrag

Damit die Betriebskosten überhaupt dem Mieter in Rechnung gestellt bzw. auf den Vermieter umgelegt werden können, muss das im Mietvertrag vereinbart sein. Ist das nicht der Fall, muss der Vermieter die Betriebskosten übernehmen.

4. Falscher Verteilerschlüssel

Grundsätzlich hat der Vermieter die Möglichkeit, die Betriebskosten nach folgenden vier Verteilerschlüsseln umzulegen:

- Verbrauch

- Personenzahl

- Anteilige Wohnfläche

- Wohneinheit

Es können mehrere Umlageschlüssel miteinander kombiniert werden. Der Mieter muss allerdings in Kenntnis gesetzt werden, anhand welcher Verteilerschlüssel welche Posten abgerechnet werden. Vorsicht: Heizungs- und Warmwasserkosten dürfen in der Regel nur nach Verbrauch berechnet werden. Ist dies nicht der Fall, ist die Abrechnung ungültig.

5. Einmalkosten abgerechnet

Kosten, die nicht regelmäßig beim Betrieb des Gebäudes anfallen und nur einmalig sind, wie z B. für Ungezieferbekämpfung, die Reparatur des Treppengeländers oder für Bankgebühren dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

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Gut zu wissen

Vermieter muss Rechnungen und Belege offenlegen

Der Mieter kann die Betriebskostenabrechnung nur dann ordentlich prüfen, wenn ihm alle Informationen vorliegen. Aus diesem Grund sind Vermieter dazu verpflichtet, auf Wunsch alle relevanten Rechnungen und Belege vorzulegen. Jedoch gestaltet sich eine ordentliche Prüfung oft schwieriger als gedacht: Denn Mieter haben keinen rechtlichen Anspruch auf Kopien der Dokumente.

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Wie gehe ich als Mieter richtig vor?

Prüfung Betriebskostenabrechnung

Gehen Sie die Abrechnung genau durch, überprüfen Sie vor Ausstellungsdatum und Abrechnungszeitraum sowie die einzelnen Posten. Wenn Ihnen die Betriebskosten im Vergleich zum letzten Jahr sehr hoch vorkommen oder Sie einige Kosten nicht nachvollziehen können, halten Sie zunächst Rücksprache mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Hausverwaltung. Können die Fragen geklärt werden, wunderbar! Falls nicht und Sie die Betriebskostenrechnung gerne von einem Fachmann überprüfen lassen wollen, können Sie sich unter anderem an

- Mieterschutzvereine

- Anwälte, spezialisiert auf Mietrecht

- Private Rechtsdienstleister

Die Kosten für eine Überprüfung variieren je nach Experte und Dienstleister. Bei Mieterschutzvereinen ist meist eine Jahresmitgliedschaft erforderlich, dafür sind die Kosten für eine Prüfung relative gering. Los geht es bei ca. 40 Euro. Bei einem Anwalt können es – je nach Aufwand – einige Hundert Euro werden.

Widerspruch Betriebskostenabrechnung

Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist. Teils gehen Mieter- und Hilfsvereine sogar von einer 80-prozentigen Fehlerquote aus. Für Mieter gilt daher: Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau, bevor Sie die Nachzahlung überweisen.

Wie bereits erwähnt, gibt es dabei jedoch ein Problem: Die Zahlungsfrist ist kürzer als die Prüf- und Widerspruchsfrist. Aus diesem Grund gar nicht erst zu zahlen, ist jedoch keine Option. Überweisen Sie die ausgewiesene Nachzahlung nicht und stellt sich am Ende heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch korrekt war, geraten Sie in Zahlungsverzug. Ihr Vermieter kann Ihnen eine Abmahnung zukommen lassen und im schlimmsten Fall sogar den Mietvertrag kündigen.

Besser ist folgendes Vorgehen: Vermuten Sie Fehler in Ihrer Abrechnung oder kommt sie Ihnen zu hoch vor, können Sie den ausstehenden Betrag unter Vorbehalt zahlen. Hierdurch entstehen keine Mietrückstände. Liegt ein offensichtlicher Fehler vor – etwa weil der Vermieter Positionen abgerechnet hat, die er nicht hätte abrechnen dürfen – können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Ihren Vermieter und begründen Sie dabei, welche Fehler vorliegen. Bitten Sie ihn in diesem Schreiben außerdem darum, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist eine korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.

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FAQ

Weitere Fragen und Antworten rund um die Betriebskostenabrechnung

Kann der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern?

Nein, der Vermieter kann nicht eigenständig bestimmen, dass künftig anders abgerechnet wird. Will der Vermieter den Umlageschlüssel ändern, benötigt er hierfür die Zustimmung des Mieters.

Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchsmessung installiert werden, die eine präzisere Abrechnung möglich machen.
Mein Vermieter weigert sich, die Rückerstattung auszuzahlen: Was nun?

Kommt unter dem Strich ein Plus und entsprechend ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter Ihnen die Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zukommen lassen. Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie Ihren Vermieter schriftlich zur Zahlung auffordern. Wichtig ist, ihm dabei eine angemessene Frist von zwei Wochen zu setzen. Mit dieser Mahnung gerät der Vermieter offiziell in Zahlungsverzug.

Ist eine Rückerstattung fällig, darf der Vermieter diese im Übrigen nicht einfach so mit der Miete verrechnen. Er muss den Betrag unverzüglich an Sie überweisen.
Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?

Einige Posten, die in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sind, können von der Steuer abgesetzt werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen.
Hat ein Eigentümerwechsel Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung?

Wechselt der Eigentümer Ihrer Wohnung oder Ihres Mietshauses, hat dies in der Regel weder Auswirkungen auf Ihre Betriebskostenabrechnung, noch auf Ihr Mietverhältnis an sich. Der neue Eigentümer tritt als Vermieter in das bestehende Mietverhältnis ein und kann es nicht einseitig ändern. Er kann beispielsweise nicht veranlassen, dass künftig ein anderer Verteilerschlüssel zugrunde gelegt wird.

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