Betriebs­kosten und Neben­kosten: Was ist der Unter­schied?

Auch wenn die Begriffe "Nebenkosten" und "Betriebskosten" im Alltag meist synonym verwendet werden, gibt es einen wichtigen Unterschied: 

• Zu den Betriebskosten zählen ausschließlich Kosten, die laufend entstehen.
• Muss etwa das Dach repariert werden oder das Treppenhaus benötigt einen neuen Anstrich, so handelt es sich um einmalige Ausgaben. Diese Posten sind also den Nebenkosten zuzuordnen.

Nur die Betriebskosten können auf den Mieter oder die Mieterin umgelegt werden. Vereinfacht lässt sich sagen: Alle Betriebskosten sind automatisch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Wer eine Immobilie erwirbt, muss mit hohen laufenden Kosten rechnen. So fallen etwa Gebühren für Versicherungen und die Verwaltung an. Darüber hinaus gibt es nahezu immer etwas zu reparieren, weshalb Immobilieneigentümer:innen einen ausreichend großen Puffer für Instandhaltungsarbeiten zurücklegen sollten. Auch ein möglicher Leerstand nach dem Auszug des Mieters oder der Mieterin sollte immer einkalkuliert werden. Unter dem Überbegriff "Nebenkosten" werden all diese Kosten zusammengefasst.

Der Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten ist für Mieter:innen von großer Relevanz, denn es gilt: Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin darf Sie nur an den Betriebskosten beteiligen. Werden Sie in Ihrer Betriebskostenabrechnung– die häufig eher irrtümlich als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird – etwa an den Renovierungskosten für den neuen Eingangsbereich beteiligt, so können Sie Widerspruch einlegen. Es handelt sich hierbei um einmalig angefallene Kosten, die nicht auf Sie umgelegt werden können.

Weiterhin gilt: Die Vermieterin oder der Vermieter darf die Betriebskosten überhaupt nur dann auf Sie als Mieter umlegen, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurde. Dort muss auch stehen, welche Kostenpositionen genau auf die Mieter:innen aufgeteilt werden. Alternativ kann der Vermieter oder die Vermieterin auch auf § 2 der Betriebskostenverordnung verweisen. Dort werden alle Betriebskosten aufgezählt und dadurch alle gesetzlich definierten Betriebskosten auf Sie übertragen.

Der Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten ist leider nicht immer ganz trivial. So können Verwaltungskosten für den Vermieter durchaus laufend anfallen, aber dennoch sind diese nicht umlagefähig. Dasselbe gilt beispielsweise auch für Bankkosten. Andererseits hat der Bundesgerichtshof (BGH) erst kürzlich entschieden, dass die Kosten für das Fällen eines kranken Baumes auf die Mieter:innen umgelegt werden können. Die Karlsruher Richter betonten, dass es sich hierbei zwar um eine einmalige Aktion gehandelt habe, diese aber als Maßnahme zur regelmäßigen Erneuerung von Pflanzen einzuordnen sei (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

Um Ihnen als Mieter die Prüfung der Betriebskostenabrechnung ein wenig zu erleichtern, sind daher in § 2 BetrKV alle umlagefähigen Betriebskosten aufgezählt:

• Grundsteuer
• Gebühren für Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizkosten (inkl. Wartungskosten)
• Gebühren für Warmwasserversorgung
• Aufzugskosten
• Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Kosten für Gartenpflege
• Beleuchtungskosten für Gemeinschaftsräume (z. B. Eingangsbereich, Außenbeleuchtung, Treppenhaus)
• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeister:innenkosten
• Regelmäßige Kosten für eine SAT-Anlage oder einen Kabelanschluss
• Kosten für den Betrieb von Wäschepflegeeinrichtungen
• Sonstige Betriebskosten

Seit Juli 2024 entfällt das sogenannte "Nebenkostenprivileg". Daher sind die Kosten für den Kabelanschluss in der Betriebskostenabrechnung nicht mehr umlagefähig.

Für besonderes Konfliktpotenzial sorgen regelmäßig die "sonstigen Betriebskosten". Auch über diesen schwammigen Begriff kann der Vermieter oder die Vermieterin Sie nicht einfach an den nicht umlagefähigen Nebenkosten beteiligen. Stattdessen fallen hierunter häufig regelmäßige Wartungs- und Pflegekosten, etwa für Rauchmelder oder die Dachrinnenreinigung.Grundsteuerreform: Viele Mieter müssen mit höheren Betriebskosten rechnen

Die Grundsteuer zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten und muss daher häufig vom Mieter oder der Mieterin gezahlt werden. Bislang wurde die Abgabe anhand des sogenannten Einheitswerts ermittelt, doch das hat schon bald ein Ende. Im Jahr 2018 erklärte das Bundesverfassungsgericht das veraltete Berechnungsverfahren für verfassungswidrig und forderte den Gesetzgeber auf, die Grundsteuer zu reformieren. Um detailliertere Informationen zu den einzelnen Immobilien zu erhalten, mussten alle Immobilienbesitzer:innen ihrem zuständigen Finanzamt bis zum 31. Januar 2023 eine Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwertes zukommen lassen. Anhand dessen wird anschließend die neue Grundsteuer errechnet, die ab 2025 zu zahlen ist. Auch wenn die genaue Höhe der neuen Abgabe kaum vorherzusagen ist, sollten Sie als Mieter:in die Änderung auf dem Schirm haben, denn sie kann unter Umständen höhere Betriebskosten nach sich ziehen. Allerdings muss dies nicht zwangsläufig der Fall sein: Teils wird die Grundsteuer Prognosen zufolge auch sinken.

Die Heizkosten zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten und können wirksam auf Mieter:innen umlegt werden. Dennoch gibt es eine Besonderheit: Denn anders als andere Betriebskosten können Heizkosten nicht einfach pauschal abgerechnet werden. Stattdessen muss Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter diese zu mindestens 50 Prozent und zu maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnen. Er oder sie kann Ihnen also nicht einfach 40 Euro pro Monat in Rechnung stellen, sondern muss Ihnen eine detaillierte Heizkostenabrechnung zukommen lassen.

Das Hausgeld ist eine monatliche Zahlung, die der oder die Besitzer:in einer Eigentumswohnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zukommen lassen muss. Hiervon werden Gemeinschaftskosten – wie etwa die Kosten für den Hausmeister oder die Hausmeisterin oder die Gebühren der Wohngebäudeversicherung – gezahlt. Die Hausgeldzahlungen kann die Vermieterin oder der Vermieter sich über die Betriebskostenabrechnung in Teilen von den Mietern und Mieterinnen zurückholen. Als Mieter:in selbst kommen Sie mit dem Hausgeld oder der Hausgeldabrechnung aber nicht direkt in Berührung.

Der oder die Vermieter:in kann nur Betriebskosten – also laufende Kosten – auf die Mieter:innen umlegen. Dennoch müssen Sie unter Umständen mitzahlen, wenn kleinere Reparaturen anstehen. Das ist etwa der Fall, wenn der Wasserhahn tropft oder eine Zimmertür nicht mehr richtig schließt. Sie können allerdings nur an den Kosten für Kleinreparaturen beteiligt werden, wenn dies per Mietvertrag vereinbart wurde. Darüber hinaus muss die entsprechende Regelung eine doppelte Deckelung enthalten. Als angemessen werden maximal 100 Euro pro Reparatur und jährlich maximal 6 bis 8 Prozent der Nettojahreskaltmiete angesehen. Die Kleinreparaturklausel greift allerdings nur, wenn Sie so gut wie täglich mit dem defekten Gegenstand in Berührung kommen. An den Kosten für ein neues Heizungsrohr müssen Sie sich entsprechend nicht beteiligen.