Der Vermieter oder die Vermieterin darf die umlagefähigen Betriebskosten wie Reinigungskosten oder Kosten für die Wohngebäudeversicherung nur dann auf den Mieter oder die Mieterin abwälzen, wenn dies per Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Als Frist gilt: Der Vermieter oder die Vermieterin hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um den Mietern die Betriebskosten zukommen zu lassen. Eine verspätete Abrechnung muss nicht gezahlt werden. Selbst wenn Mieter:innen Fehler in der Abrechnung vermuten, sollten sie die Zahlung nicht gänzlich verweigern. Stellt sich heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch wirksam war, drohen eine Abmahnung und im schlimmsten Fall eine Kündigung. Unsere Rechtsschutzversicherung steht Ihnen bei Problemen mit Ihrer Betriebskostenabrechnung gerne zur Seite.
Betriebskostenabrechnung – was Sie als Mieter:in wissen müssen
Was zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten?
Neben der Kalt- bzw. Grundmiete müssen die meisten Mieter:innen hierzulande auch die umlagefähigen Betriebskosten tragen. Hierbei handelt es sich um Kostenpositionen, die der Vermieter oder die Vermieterin an seine Mieter:innen abwälzen darf.
In der Regel werden diese gemeinsam mit der Miete im Rahmen einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung überwiesen. Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist allerdings auch eine Pauschale möglich.
Da die Betriebskosten bei der Vorauszahlung zunächst nur geschätzt werden können, muss die vermietende Person oder beispielsweise auch die Hausverwaltung am Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen und alles genau nachrechnen. Hat der Mieter oder die Mieterin zu viel gezahlt, erhält er oder sie eine Rückerstattung. Hat er hingegen zu wenig gezahlt, ist eine Nachzahlung fällig. Die umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt.
Folgende Posten dürfen auf die Mieter:innen umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Abwasser
- Heizung und Warmwasserkosten
- Aufzug
- Straßenreinigung/Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege
- Allgemeinbeleuchtung
- Sach- und Haftpflichtversicherung, Wohngebäudeversicherung
- Hausmeisterdienste
- Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
- Wäschepflege
- Schornsteinreinigung
- sonstige Betriebskosten
Vor allem der Punkt "sonstige Betriebskosten" sorgt oft für Streit zwischen Mietenden und Vermietenden. Das Gesetz sieht hier keinen Freifahrtschein für Vermieter:innen vor, sondern gewährleistet lediglich, dass Betriebskosten, die erst in der Zukunft anfallen, noch mit abgerechnet werden können. Was der Vermieter oder die Vermieterin in keinem Fall auf den Mietenden umlegen kann, sind Kosten für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Auch Verwaltungskosten hat der oder die Vermieter:in selbst zu tragen.
Unter welcher Voraussetzung darf der oder die Vermieter:in Betriebskosten umlegen?
Voraussetzung dafür, dass der Vermieter oder die Vermieterin die Betriebskosten auf den Mieter oder die Mieterinnen abwälzen darf, ist, dass dies ausdrücklich per Mietvertrag vereinbart wurde. Eine pauschale Klausel, dass Betriebskosten umgelegt werden, genügt hier nicht. Die Vermieterin oder der Vermieter muss genau angeben, welche Posten er auf seine Mieter:innen abwälzt. Allerdings kann er sich pauschal auf § 2 BetrKV berufen und so alle möglichen Kostenpositionen abrechnen.
Im Mietvertrag muss außerdem angegeben sein, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter oder die Vermieterin bei der Berechnung der Betriebskosten heranzieht. Möglich sind unter anderem die Wohnfläche, die Personenanzahl oder der tatsächliche Verbrauch. Fehlt diese Information im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.
Im Regelfall ist für den Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr vorgesehen. Ist der Mieter oder die Mieterin unter dem Jahr bzw. während des Abrechnungszeitraums in die Wohnung ein- oder daraus ausgezogen, kann auch ein verkürzter Abrechnungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dies gilt auch im Fall einer Kündigung durch den Vermieter oder die Vermieterin.
Grundsteuerreform 2025: Was sich geändert hat und worauf Sie achten sollten
In der Vergangenheit wurde die Grundsteuer auf Grundlage des sogenannten Einheitswerts berechnet. Mit dem seit 2025 geltenden Modell wird die Grundsteuer gerechter und aktueller berechnet. Wie hoch die Abgabe ausfällt, hängt vom Bundesland und dem dort angewandten Berechnungsmodell ab.
Warum betrifft das auch Mieter:innen?
Die Grundsteuer gehört zu den umlageähigen Betriebskosten. Das heißt: Wenn Ihr Mietvertrag vorsieht, dass die Grundsteuer auf Sie umgelegt wird, kann sich das in Ihrer Betriebskostenabrechnung bemerkbar machen. Eine automatische Erhöhung muss das aber nicht zwangsläufig bedeuten – in einigen Fällen könnte die Belastung auch sinken.
Ein Blick in Ihre nächste Betriebskostenabrechnung lohnt sich! Bei Unklarheiten können Sie die Zusammensetzung der Kosten beim Vermieter erfragen oder sich rechtlich beraten lassen.
Form und Inhalt der Betriebskostenabrechnung
Eine Betriebskostenabrechnung muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Ebenso gilt der Grundsatz, dass alle Angaben für den Mieter oder die Mieterin leicht verständlich und nachvollziehbar sein müssen. Folgende Punkte müssen vom Vermieter, der Vermieterin oder der Hausverwaltung in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sein:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten für das Mietobjekt
- Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
- Gesamtkosten aufgeschlüsselt für die einzelnen Kostenpositionen (etwa Gesamtkosten für die Gartenpflege)
- Vom Mieter oder der Mieterin zu tragende Kosten
- Bereits geleistete Vorauszahlungen
Im Internet finden sich zahlreiche Muster und Vorlagen für Betriebskostenabrechnungen. Diese sind oft eine gute Orientierungshilfe – sowohl für Mieter:innen als auch für Vermieter:innen.
Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?
Bei der Betriebskostenabrechnung gelten strenge Fristen sowohl für Mieter:innen als auch Vermieter:innen. Wer diese verstreichen lässt, kann meist keine Ansprüche mehr geltend machen.
Fristen für den Mieter
Haben Sie als Mieter:in die Betriebskostenabrechnung frisch aus dem Briefkasten gezogen, bleiben Ihnen zwölf Monate Zeit, um diese zu prüfen. Problematisch ist allerdings, dass die Zahlungsfrist mit nur 30 Tagen wesentlich kürzer bemessen ist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin um einen Zahlungsaufschub.
Abrechnungsfrist für den Vermieter
Vermieter:innen haben ab Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um Ihren Mieter:innen das Schreiben zukommen zu lassen. Für das Abrechnungsjahr 2025 haben Vermieter:innen beispielsweise bis zum 31. Dezember 2026 Zeit für die Betriebskostenabrechnung. Etwaige Fehler können übrigens auch nur innerhalb der zwölfmonatigen Frist korrigiert werden.
Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist: Sind die zwölf Monate verstrichen, müssen Sie die Nachzahlung nicht bezahlen. Anders herum gilt dies übrigens nicht: Wird die Betriebskostenabrechnung verspätet vermittelt und dem Mieter oder der Mieterin steht eine Rückzahlung zu, kann er sie trotz verstrichener Frist geltend machen.
Kann der Vermieter oder die Vermieterin die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen oder erstellen lassen, weil die nötigen Rechnungen dafür fehlen, kann er oder sie diese Posten nachträglich abrechnen. Nichtsdestotrotz muss er dem Mieter oder Mieterin eine offizielle Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Sind die fehlenden Rechnungen schließlich vorhanden, hat der Vermieter oder die Vermieterin ab Zugang dieser Schreiben drei Monate Zeit, um diese Kosten abzurechnen.
Heizkosten dürfen nicht pauschal abgerechnet werden
Bei Heizkosten handelt es sich zwar um umlagefähige Nebenkosten bzw. Betriebskosten, doch dürfen Vermieter:innen diese in der Regel nicht pauschal anhand von Wohnfläche oder Personenanzahl abrechnen. Die Heizkosten müssen zumindest zu 50 Prozent und maximal zu 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden. Nur in geregelten Ausnahmefällen, etwa wenn eine verbrauchsabhängige Erfassung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, darf hiervon abgewichen werden. Werden die Kosten entgegen dieser Vorschriften nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, haben Mieter:innen das Recht, den auf ihre Wohnungen entfallenden Anteil um 15 Prozent zu kürzen.
Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Verspätete Abrechnung
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Betriebskostenrechnung der Mieterin oder dem Mieter vorliegen. Das regelt das BGB (§ 556, Abs. 3 BGB). Eine verspätete Abrechnung muss in der Regel nicht bezahlt werden.
Falscher Abrechnungszeitraum
Überschreitet die Betriebskostenrechnung den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, ist diese ungültig. Hierbei handelt es sich um einen formalen Fehler. Kürzere Abrechnungszeiträume, z. B. sechs Monate, sind hingegen zulässig.
Abweichung vom Mietvertrag
Damit die Betriebskosten überhaupt dem Mieter oder der Mieterin in Rechnung gestellt bzw. auf den Mieter oder die Mieterin umgelegt werden können, muss das im Mietvertrag vereinbart sein. Ist das nicht der Fall, muss der Vermieter oder die Vermieterin die Betriebskosten übernehmen.
Falscher Verteilerschlüssel
Grundsätzlich hat der oder die Vermieter:in die Möglichkeit, die Betriebskosten nach folgenden vier Verteilerschlüsseln umzulegen:
- Verbrauch
- Personenzahl
- Anteilige Wohnfläche
- Wohneinheit
Es können mehrere Umlageschlüssel miteinander kombiniert werden. Der Mieter oder die Mieterin muss allerdings in Kenntnis gesetzt werden, anhand welcher Verteilerschlüssel welche Posten abgerechnet werden. Heiz- und Warmwasserkosten dürfen in der Regel nur nach Verbrauch berechnet werden.
Einmalkosten abgerechnet
Kosten, die nicht regelmäßig beim Betrieb des Gebäudes anfallen und nur einmalig sind, wie für Ungezieferbekämpfung, die Reparatur des Treppengeländers oder für Bankgebühren, dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
Wichtig: Wie so oft gibt es aber auch hier Ausnahmen. So entschied der Bundesgerichtshof Ende 2021, dass die Kosten für das Fällen eines kranken Baumes wirksam auf die Mieter:innen umgelegt werden können. Das Baumfällen an sich sei zwar eine einmalige Aktion, es sei aber insgesamt der Gartenpflege zuzuordnen – und hierbei handele es sich um eine wiederkehrende Aufgabe (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).
Vermieter muss Rechnungen und Belege offenlegen
Die Mieterin oder der Mieter kann die Betriebskostenabrechnung nur dann ordentlich prüfen, wenn ihr oder ihm alle Informationen vorliegen. Aus diesem Grund sind Vermieter:innen dazu verpflichtet, auf Wunsch alle relevanten Rechnungen und Belege vorzulegen. Jedoch gestaltet sich eine ordentliche Prüfung oft schwieriger als gedacht: Denn Mieter:innen haben keinen rechtlichen Anspruch auf Kopien der Dokumente.
Betriebskosten: Prüfung und Widerspruch
Woher weiß ich als Mieter:in, dass meine Abrechnung korrekt ist? Wir sagen Ihnen, auf was Sie achten müssen und wie Sie gegen eine nicht rechtmäßige Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen können.
Abrechnung selbst prüfen oder von einer Fachstelle überprüfen lassen
Gehen Sie die Abrechnung genau durch, überprüfen Sie vor Ausstellungsdatum und Abrechnungszeitraum sowie die einzelnen Posten. Wenn Ihnen die Betriebskosten im Vergleich zum letzten Jahr sehr hoch vorkommen oder Sie einige Kosten nicht nachvollziehen können, halten Sie zunächst Rücksprache mit Ihrem Vermieter, Ihrer Vermieterin oder Ihrer Hausverwaltung. Können die Fragen geklärt werden, wunderbar! Falls nicht und Sie die Betriebskostenrechnung gerne von einer Fachstelle überprüfen lassen wollen, können Sie sich unter anderem an
- Mieterschutzvereine
- Anwälte oder Anwältinnen, spezialisiert auf Mietrecht oder
- private Rechtsdienstleister
wenden.
Die Kosten für eine Überprüfung variieren je nach Experte und Expertin sowie Dienstleister. Bei Mieterschutzvereinen ist meist eine Jahresmitgliedschaft erforderlich. Dafür sind die Kosten für eine Prüfung relativ gering. Los geht es bei ungefähr 40 Euro im Jahr. Bei einem Anwalt oder einer Anwältin können es – je nach Aufwand – einige Hundert Euro werden.
So legen Sie Widerspruch ein
Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch ist. Teils gehen Mieter- und Hilfsvereine sogar von einer 80-prozentigen Fehlerquote aus. Für Mieter:innen gilt daher: Prüfen Sie die Betriebskostenabrechnung genau, bevor Sie die Nachzahlung überweisen.
Wie bereits erwähnt, gibt es dabei jedoch ein Problem: Die Zahlungsfrist ist kürzer als die Prüf- und Widerspruchsfrist. Aus diesem Grund gar nicht erst zu zahlen, ist jedoch keine Option. Überweisen Sie die ausgewiesene Nachzahlung nicht und stellt sich am Ende heraus, dass die Betriebskostenabrechnung doch korrekt war, geraten Sie in Zahlungsverzug. Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin kann Ihnen eine Abmahnung zukommen lassen und im schlimmsten Fall sogar den Mietvertrag kündigen.
Besser ist folgendes Vorgehen: Vermuten Sie Fehler in Ihrer Abrechnung oder kommt sie Ihnen zu hoch vor, können Sie den ausstehenden Betrag unter Vorbehalt zahlen. Hierdurch entstehen keine Mietrückstände. Liegt ein offensichtlicher Fehler vor, etwa weil der Vermieter oder die Vermieterin Positionen abgerechnet hat, die er oder sie nicht hätte abrechnen dürfen, können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Ihren oder Ihre Vermieter:in und begründen Sie dabei, welche Fehler vorliegen. Bitten Sie ihn in diesem Schreiben außerdem darum, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist eine korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.
Wenn sich der Konflikt zuspitzt oder Sie bereits aus anderen Gründen mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin im Streit liegen, Sie aber kein Gerichtsverfahren in Kauf nehmen möchten, gibt es die alternative Möglichkeit einer sogenannten "Mediation". Die Schlichtungsmethode durch eine:n neutrale:n Mediator:in kann dabei helfen, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema Mediation.
Das leistet die Allianz Rechtsschutzversicherung
Sie haben Streit mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin wegen der Abrechnung der Betriebskosten? Bei der telefonischen Erstberatung der Allianz Rechtsschutzversicherung erhalten Sie von unseren Partneranwälten und -anwältinnen eine erste kostenlose Beratung und eine Einschätzung Ihres Falls. Sollte der Streit vor Gericht gehen, übernimmt unsere Rechtsschutzversicherung Ihren versicherten Fall bis zur Höhe der vereinbarten Versicherungssumme – ab Tarif Komfort.
Die Allianz ermöglicht Ihnen auch eine einvernehmliche Beilegung des Konflikts. Hierfür vermitteln wir Ihnen einen geeigneten Mediator oder eine geeignete Mediatorin und übernehmen Kosten bis zu einem Stundensatz von 250 Euro, höchstens jedoch 3.000 Euro je Mediation – im Tarif Premium.
Weitere Fragen und Antworten rund um die Betriebskostenabrechnung
Kann der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern?
Nein, der Vermieter oder die Vermieterin kann nicht eigenständig bestimmen, dass künftig anders abgerechnet wird. Will der oder die Vermieter:in den Umlageschlüssel ändern, benötigt er hierfür die Zustimmung des Mieters oder der Mieterin. Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchsmessung installiert werden, die eine präzisere Abrechnung möglich machen.
Mein Vermieter weigert sich, die Rückerstattung auszuzahlen: Was nun?
Kommt unter dem Strich ein Plus und entsprechend ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter oder die Vermieterin Ihnen die Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zukommen lassen. Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin schriftlich zur Zahlung auffordern. Wichtig ist, eine angemessene Frist von zwei Wochen zu setzen. Mit dieser Mahnung gerät der oder die Vermieter:in offiziell in Zahlungsverzug.
Ist eine Rückerstattung fällig, darf der Vermieter oder die Vermieterin diese im Übrigen nicht einfach so mit der Miete verrechnen. Er oder sie muss den Betrag unverzüglich an Sie überweisen.
Kann ich die Betriebskosten von der Steuer absetzen?
Einige Posten, die in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt sind, können von der Steuer abgesetzt werden. Es handelt sich hierbei um sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerksleistungen. Für Details fragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin nach.
Hat ein Eigentümerwechsel Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung?
In der Regel nein. Wechselt der Eigentümer oder die Eigentümerin Ihrer Wohnung oder Ihres Mietshauses, hat dies normalerweise weder Auswirkungen auf Ihre Betriebskostenabrechnung, noch auf das Mietverhältnis an sich. Der oder die neue Eigentümer:in tritt als Vermieter:in in das bestehende Mietverhältnis ein und kann es nicht einseitig ändern. Er oder sie kann beispielsweise nicht veranlassen, dass künftig ein anderer Verteilerschlüssel zugrunde gelegt wird.
Darf mein Vermieter gestiegene Kosten für Strom und Gas auf mich umlegen?
Grundsätzlich ja. Dem Vermieter oder der Vermieterin ist es erlaubt, unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen Warmwasser- und Heizkosten auf den oder die Mieter:in umzulegen. Er oder sie darf den Betriebskostenabschlag bei Bedarf auch nach oben anpassen – allerdings immer nur zum Zeitpunkt der jährlichen Abrechnung und auch nur dann, wenn Ihre Vorauszahlungen aus dem vergangenen Jahr nicht gereicht haben oder er bereits absehen kann, dass die Preise steigen werden. Zum Beispiel, weil der Versorger eine Preiserhöhung angekündigt hat. Diese Mehrkosten darf der oder die Vermieter:in an Sie weitergeben.
Sollte ich meine Abschlagszahlungen selbst anpassen?
Die Vermieterin hat Ihnen angeboten, die Abschlagszahlungen selbst zu erhöhen, um nicht von späteren Nachforderungen böse überrascht zu werden? Der Vorteil: Die steigenden Energiekosten verteilen sich so auf mehrere Monate und werden nicht auf einen Schlag fällig. Leider gibt es in dieser Frage kein pauschales Richtig oder Falsch. Sie sollten für Ihren spezifischen Fall abwägen, ob Sie den Abschlag selbst anpassen wollen oder nicht.
Ich kann die gestiegenen Nebenkosten nicht mehr bezahlen. Darf mir mein Vermieter fristlos kündigen?
Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung einmal nicht bezahlen können, droht Ihnen als Mieter:in in den meisten Fällen nicht sofort die Kündigung. Grundsätzlich gilt: Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin darf Ihnen in der Regel nur dann die Wohnung fristlos kündigen, wenn Sie zweimal die Miete nicht bezahlt haben oder mit einer entsprechenden Summe über einen längeren Zeitraum im Zahlungsrückstand sind.
Es kommt also darauf an, ob Sie den monatlichen Abschlag oder eine anfallende Nachzahlung nicht begleichen können. Die Abschlagszahlungen sind Teil der Miete. Erst wenn Sie diese so lange nicht bezahlen, dass der Rückstand zwei Monatsmieten entspricht, hat der Vermieter oder die Vermieterin normalerweise ein Sonderkündigungsrecht. In diesem Fall dürfte er Ihnen tatsächlich kündigen. Nachzahlungen hingegen zählen nicht zur Miete. Das heißt, solange der oder die Vermieter:in keine triftigen Gründe hat, etwa einen enorm hohen Schuldbetrag, darf er oder sie Sie wegen einer nicht beglichenen Nachzahlung auch nicht sofort aus der Wohnung werfen. Er oder sie kann das Geld jedoch einklagen, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen noch immer nicht bezahlt haben.
Kann ich hohe Nachzahlungen auch in Raten bezahlen?
Grundsätzlich nein, zumindest haben Sie keinen rechtlichen Anspruch auf eine Ratenzahlung. Im Idealfall können Sie sich jedoch mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin einvernehmlich darauf einigen.
