Sterbeurkunde

Eine Sterbeurkunde ist eine amtliche Personenstandsurkunde, die den Tod einer Person rechtsverbindlich bestätigt (§ 60 PStG i.V.m. §§ 55,62 PStG). Die Sterbeurkunde enthält Daten, die im Sterberegister des Standesamts zu einer verstorbenen Person eingetragen sind. Die Sterbeurkunde wird auch als Todesurkunde bezeichnet. Nur Ehepartner:innen, Nachkommen (zum Beispiel Kinder) und Vorfahren (zum Beispiel die Eltern) sind berechtigt, eine Sterbeurkunde zu beantragen. Sterbeurkunden werden vom zuständigen Standesamt des Sterbeortes ausgestellt. Das dauert in der Regel einige Tage. Sie können die Sterbeurkunde persönlich abholen oder sich per Post zuschicken lassen. Die Gebühren für eine Sterbeurkunde liegen zwischen 10 und 20 Euro und sind bundesweit nicht einheitlich geregelt.

• Name (gegebenenfalls Geburtsname)
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Sterbedatum (mit Sterbezeit)
• Sterbeort
• Letzter gemeldeter Wohnsitz

Im Kern stehen in einer Sterbeurkunde zuerst einmal Name, Geburtsdatum und letzte Anschrift des Verstorbenen, damit die Person klar und unverwechselbar beschrieben ist. Dann werden Sterbedatum, Sterbezeit und Sterbeort genannt. Und zuletzt wird der Familienstand des Verstorbenen immer zusammen mit dem Namen des Ehepartners genannt. Auch wenn die Ehe geschieden wurde oder der Verstorbene verwitwet ist, wird der getrennte oder verstorbene Partner genannt. Zusätzlich genannt sind das Ausstellungsdatum, eine Registernummer und das Standesamt, das die Sterbeurkunde ausgestellt hat. Die Sterbeurkunde enthält keine Angaben zu Todesart oder Todesursache. Die Religionszugehörigkeit ist seit 2022 in Sterbeurkunden nicht mehr enthalten.

• Durchführung der Bestattung
• Beantragung des Erbscheins
• Abmeldung bei Krankenkasse
• Mitteilung an Rentenversicherung
• Mitteilung an Arbeitgeber
• Vorlage bei Banken
• Vorlage bei Versicherungen

Sie benötigen eine Sterbeurkunde, um gegenüber Behörden, Banken und Versicherungen den Sterbefall eines Angehörigen nachzuweisen und die Angelegenheiten des Verstorbenen zu regeln. Vor allem ist die Sterbeurkunde Voraussetzung für die Bestattung und Grundlage für die Beantragung eines Erbscheins.

Die Sterbeurkunde ist nicht zu verwechseln mit dem Totenschein. Der Totenschein ist das ärztliche Protokoll der Leichenschau und die Grundlage dafür, dass überhaupt eine Sterbeurkunde ausgestellt werden kann. Der Totenschein enthält im Gegensatz zur Sterbeurkunde Angaben zu Todesart und Todesursache.

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Sterbeurkunden werden vom Standesamt des Sterbeortes ausgestellt. Das Standesamt führt ein Sterberegister, und die Sterbeurkunde ist sozusagen ein Auszug aus diesem Register. Weil jedes örtliche Standesamt nur die Todesfälle beurkundet, die in seinem Zuständigkeitsbereich geschehen sind, ist auch nur das Standesamt des Sterbeortes für die Ausstellung der Sterbeurkunde zuständig. Sie müssen den Todesfall dem Standesamt des Ortes melden, an dem die Person gestorben ist, und Sterbeurkunden können auch nur dort beantragt und ausgestellt werden.

Verstirbt eine Person in einem Krankenhaus oder Pflegeheim, ist das Standesamt des Ortes oder Stadtbezirks zuständig, in dem dieses Krankenhaus oder Pflegeheim steht.

Bei der Beantragung einer Sterbeurkunde ist zu unterscheiden, ob Sie zum ersten Mal eine Sterbeurkunde beantragen, also den Sterbefall dem Standesamt melden, oder ob Sie für einen Sterbefall, der dem Standesamt schon bekannt ist, eine Sterbeurkunde anfordern möchten.

Jeder Todesfall muss zeitnah, spätestens am dritten Werktag nach dem Tod (§ 28 PStG), dem Standesamt des Sterbeortes gemeldet werden. Zu dieser Meldung verpflichtet sind nach dem Personenstandsgesetz (§ 29 PStG) zuerst Personen, die mit dem Verstorbenen in häuslicher Gemeinschaft gelebt haben. Gibt es die nicht, sind die Personen verantwortlich, in deren Wohnung sich der Tod ereignet hat. Trifft auch das nicht zu, sind alle Personen verantwortlich, die beim Tod anwesend waren oder den Verstorbenen gefunden haben. Eine erste Meldung kann auch formlos sein, zum Beispiel einfach ein Anruf. Verstirbt eine Person im Krankenhaus oder in einem Pflegeheim, übernehmen diese Einrichtungen die Meldung des Todesfalls beim Standesamt. Bei einem Unfall oder Tötungsdelikt übernimmt die Polizei die Meldung des Todesfalls beim Standesamt.

In vielen Städten und Gemeinden ist das Standesamt eine Abteilung von Stadtverwaltung, Bürgeramt, Ordnungsamt oder Kreisverwaltungsreferat. Oft müssen Sie dort einen Termin vereinbaren und können nicht einfach spontan hingehen. Es gibt aber eigentlich immer ein Servicetelefon. Viele Standesämter bieten auch Online-Formulare oder Serviceportale an, über die Sie Sterbeurkunden beantragen können.

Üblicherweise informiert das Standesamt selbständig das Einwohnermeldeamt am letzten Wohnsitz des Verstorbenen, sodass dieser dort abgemeldet wird und ein weiterer Behördengang zum Einwohnermeldeamt nicht mehr nötig ist.

Um zum ersten Mal eine Sterbeurkunde zu erhalten, müssen Sie dem Standesamt am Sterbeort den Totenschein sowie die Geburtsurkunde und den Personalausweis des Verstorbenen vorlegen. Sie müssen außerdem den Familienstand des Verstorbenen mit Urkunden belegen. Für eine verheiratete Person brauchen Sie eine Heiratsurkunde, für eine verwitwete Person die Heiratsurkunde und die Sterbeurkunde des Ehepartners, bei geschiedenen Personen die Heiratsurkunde und einen rechtskräftigen Nachweis der Scheidung.

• Totenschein
• Geburtsurkunde
• Personalausweis
• verheiratet zusätzlich: Heiratsurkunde (Urkunde der Lebenspartnerschaft)
• verwitwet zusätzlich: Heiratsurkunde und Sterbeurkunde des Ehepartners
• geschieden zusätzlich: Heiratsurkunde und Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk

Viele Bestattungsunternehmen übernehmen die Meldung des Todesfalls beim Standesamt für Sie. Besonders wenn ein älterer Mensch verstirbt und die Hinterbliebenen auch schon älter sind, ist diese Hilfe nachvollziehbar und sinnvoll. Damit der Bestatter für Sie die Sterbeurkunde beim Standesamt abholen darf, müssen Sie ihm eine Vollmacht erteilen und die notwendigen Dokumente übergeben.

Fordern Sie eine Sterbeurkunde bei einem Standesamt an, dem der Sterbefall schon bekannt ist, müssen Sie sich nur noch als berechtigte Person ausweisen.

Standesämter können mehrsprachige Sterbeurkunden ausstellen, wenn das zum Beispiel für die Klärung einer Erbsache in einem anderen Land hilfreich ist. Eine internationale Sterbeurkunde, die in Deutschland ausgestellt wird, gilt nicht in allen Ländern der Welt, sie wird aber von allen Ländern anerkannt, die dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 zugestimmt haben: Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Griechenland, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Gibt es kein CIEC-Übereinkommen mit dem Zielland, kann eine beglaubigte Übersetzung der Sterbeurkunde durch einen vereidigten Übersetzer notwendig sein.

Der Eintrag zu einer Person im Sterberegister enthält eine Dokumentation aller Änderungen und erweiterte Anmerkungen zur Historie des Familienstandes, zum Beispiel über frühere Ehen oder Scheidungen. Weil diese erweiterten Informationen in einer Sterbeurkunde nicht enthalten sind, ist es möglich, beim Standesamt einen beglaubigten Ausdruck des vollständigen Sterberegister-Eintrags für eine Person zu bekommen. Man braucht ihn zum Beispiel, um in komplexeren Erbsachen Verwandtschaftsverhältnisse zu belegen.

Finden Sie einen Fehler in einer Sterbeurkunde, zum Beispiel ein falsches Datum oder einen falsch geschriebenen Namen, können Sie beim Standesamt einen Antrag stellen, dass dieser Fehler korrigiert wird (§ 47 PStG). Sie müssen nachweisen, dass wirklich ein Fehler vorliegt. In sehr unklaren Fällen wendet sich das Standesamt zur Klärung an das zuständige Amtsgericht.

Standesämter müssen einen Eintrag im Sterberegister bis zu 30 Jahre nach dem Tod einer Person verfügbar halten (§ 5 PStG). Danach muss der Eintrag dauerhaft aufbewahrt werden (§ 7 PStG). Diese langfristige Aufbewahrung übernimmt dann nicht mehr das Standesamt, sondern das zuständige Stadtarchiv oder Gemeindearchiv. Mit dem Übergang eines Sterbeeintrags ins Archiv wird er öffentlich. Das heißt, jetzt kann er nicht mehr nur von einem kleinen berechtigten Personenkreis, sondern von allen, zum Beispiel Ahnenforschern oder Historikern, eingesehen werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es dann nicht mehr möglich, eine Sterbeurkunde auszustellen, weil das nur das Standesamt darf. Das Archiv kann Ihnen aber eine beglaubigte Abschrift des Sterbeeintrags ausfertigen.

Die Kosten (Gebühren) für die Ausstellung einer Sterbeurkunde liegen zwischen 10 und 20 Euro. Sie sind deutschlandweit nicht einheitlich geregelt, sondern unterscheiden sich je nach Gemeinde oder Bundesland. Fordert man gleich mehrere Ausfertigungen an, sind alle Ausfertigungen nach der ersten häufig günstiger und kosten nur noch zwischen 5 und 10 Euro.

Wenn die Sterbeurkunde für die Vorlage bei einer öffentlichen oder sozialen Einrichtung benötigt wird, kann sie gebührenfrei ausgestellt werden. Zum Beispiel für die Vorlage bei der gesetzlichen Rentenversicherung oder der gesetzlichen Krankenkasse ist die Ausstellung einer Sterbeurkunde kostenlos. Die Sterbeurkunde wird dann zweckgebunden ausgestellt und kann nur dort vorgelegt werden.

• Ehegatte oder eingetragener Lebenspartner
• alle Vorfahren in direkter Linie: Eltern, Großeltern, Urgroßeltern
• alle Nachfahren in direkter Linie: Kinder, Enkelkinder, Urenkel
• Andere Personen (z.B. Geschwister): nur bei berechtigtem Interesse
• Behörden: Soweit zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich

Zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte und des Andenkens der verstorbenen Person dürfen nur diejenigen Personen eine Sterbeurkunde beantragen, die zur Wahrnehmung ihrer Pflichten und Rechte, etwa im Zusammenhang mit der Bestattung oder einer Erbschaft, den Todesfall wirklich nachweisen müssen (§ 62 PStG): Das sind Ehegatten, die Eltern und alle Vorfahren in direkter Linie (Großeltern und Urgroßeltern) sowie die Kinder und alle Nachkommen in direkter Linie (Enkelkinder und Urenkel). Alle anderen Personen, beispielsweise Geschwister oder Tanten und Onkel des Verstorbenen, müssen gegenüber dem Standesamt, meist in einer schriftlichen Begründung, ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen. Behörden können das Sterberegister direkt über das Standesamt einsehen, soweit dies zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben erforderlich ist (§ 65 PStG).

Wenn die Unterlagen vollständig sind und keine Unklarheiten bestehen, stellt das Standesamt die Sterbeurkunde möglicherweise sofort aus. Sonst wird Ihnen die Sterbeurkunde innerhalb weniger Tage per Post zugeschickt oder Sie holen sie persönlich ab. Es ist sinnvoll, gleich fünf bis zehn Kopien der Sterbeurkunde zu beantragen, weil zum Beispiel auch Banken oder Versicherungen, die Sie von dem Todesfall informieren, gegebenenfalls eine beglaubigte Kopie behalten werden.