Hinweisgeber­system

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Compliance-Regeln hat für die Allianz höchste Priorität. Verstöße dagegen müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden für Kundinnen und Kunden, Beschäftigte, Geschäftspartner, weitere Betroffene, die Umwelt und das Unternehmen abzuwenden.

Um von schweren Verstößen im Unternehmen rechtzeitig zu erfahren und Hinweisen angemessen nachgehen zu können, hat die Compliance der Allianz SE für die Allianz in Deutschland Verbundgesellschaften mehrere Meldewege eingerichtet. Über diese können sowohl Mitarbeitende der Allianz als auch Außenstehende Hinweise auf Verstöße gegen externe rechtliche Vorschriften sowie interne Richtlinien abgeben. Hierzu gehören unter anderem Betrug und Diebstahl, Bestechung und Korruption, Geldwäsche und Terrorfinanzierung, Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen, Belästigung und Diskriminierung, Verkauf unter Vorgabe falscher Tatsachen, Verstoß gegen den Verhaltenskodex der Allianz und gegen sonstige interne Unternehmensrichtlinien sowie Gesetze oder Richtlinien.

Ebenso können Beschwerden wegen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken und wegen etwaiger Verletzungen der entsprechenden Sorgfaltspflichten gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) auf diesem Wege gemeldet werden.

Hier finden Sie die geltende LkSG-Verfahrensordnung für die Allianz in Deutschland Verbundgesellschaften.

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG):

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Kundenanliegen in Zusammenhang mit Ihrem Versicherungsvertrag oder einer Dienstleistung der Allianz gedacht ist. Sollten Sie mit einer Leistung der Allianz unzufrieden sein, stehen Ihnen gerne die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner zur Verfügung, die sich aus Ihren Versicherungsunterlagen ergeben oder Ihr betreuender Vertreter bzw. Ihre betreuende Vertreterin.

Weitere Kontaktangaben finden Sie unter www.allianz.de/service/kontakt.

Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei der Allianz haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Kontakt mit der zuständigen Compliance-Einheit aufzunehmen:

• per E-Mail an: [email protected]
• über unser Hinweisgeber-Tool SpeakUp@Allianz: Die Allianz Gruppe betreibt ein modernes Tool, über das Sie uns – auch anonym – Hinweise zukommen lassen können. SpeakUp@Allianz ermöglicht einen sicheren und vertraulichen Austausch zwischen der hinweisgebenden Person und Compliance über ein anonymisiertes Postfach.
  
• per Brief an:
  Allianz SE
  Group Compliance German Desk
  Dieselstr. 6-8
  D-85774 Unterföhring
  
• über unseren Compliance Vertrauensanwalt:
  Hierbei handelt es sich um einen externen Rechtsanwalt – Herrn Dr. André-M. Szesny – der Sie auch berät und auf Verlangen Ihre Identität schützt. Sie erreichen Herrn Dr. Szesny unter
  Telefon: 0211 600 55-217
  Mobil: 0179 475 60 74
  Email: [email protected]
  
  Mehr zum Compliance Vertrauensanwalt und weitere Kontaktdaten erfahren sie HIER oder auf der Website der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojek PartGmbB.

 

Auch anonyme Hinweise sind möglich. In so einem Fall ergänzen Sie bitte möglichst viele Details und, sofern vorhanden, auch Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.

Die Allianz geht allen Hinweisen nach. Im Zusammenhang mit deren Bearbeitung wird höchste Vertraulichkeit und Fairness im Umgang mit dem Hinweisgeber oder der Hinweisgeberin sichergestellt. Dies gilt auch für gegebenenfalls von einem Vorwurf betroffene Beschäftigte.

Wir haben uns verpflichtet, einen unparteiischen und effektiven Prozess zur Untersuchung gemeldeter Vorfälle durchzuführen. Wir prüfen alle gemeldeten Vorfälle mit derselben Sorgfalt und unter Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Alle Meldungen werden von ausgewählten und geschulten Mitarbeitenden im verantwortlichen Compliance-Team unter Gewährleistung von Unparteilichkeit und Objektivität geprüft. Alle Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Jeder Fall ist anders, daher können wir im Voraus nicht genau sagen, wie lange der Prozess dauern wird. Wir versichern Ihnen, dass wir uns um Ihren Hinweis zeitnah kümmern.

Im Folgenden stellen wir die Schritte dar, die wir unternehmen, um gemeldete Vorfälle zu untersuchen, unabhängig davon, welchen Kanal Sie verwenden.

1. Eingang der Meldung
   Wir bestätigten Ihnen den Empfang Ihrer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Eingang in einem der oben genannten Meldekanäle des Hinweisgebersystems.
2. Einschätzung des gemeldeten Sachverhalts
   Unabhängige und geschulte Mitarbeitende im verantwortlichen Compliance-Team prüfen Ihre Meldung und wenden sich bei Bedarf an Sie, um zusätzliche Informationen einzuholen.
3. Untersuchung
   Das Compliance-Team untersucht den gemeldeten Vorfall umfassend. Wann immer nötig, kontaktieren wir Sie, um den gemeldeten Vorfall weiter zu besprechen. Dabei kann es notwendig sein, andere Expertinnen und Experten der Allianz Gruppe (z. B. aus den Bereichen Personalwesen, Einkauf, Nachhaltigkeit oder Datenschutz) zu involvieren – stets unter Einhaltung der Grundsätze von Vertraulichkeit, Schutz der Identität der meldenden Person und Datenschutz.
4. Folgemaßnahmen
   Die Allianz Gruppe verpflichtet sich, angemessene und wirksame Folgemaßnahmen zu ergreifen, um jedes bestätigte Fehlverhalten zu unterbinden.
   Das Compliance-Team tritt, soweit möglich und erforderlich, mit Ihnen und/oder den betroffenen Personen in Kontakt, um die Folgemaßnahmen und die vorgesehenen Lösungen zu besprechen.
   Die jeweilige konkrete Folgemaßnahme hängt von der Art und Schwere des Fehlverhaltens ab.
5. Kommunikation mit der hinweisgebenden Person während der Untersuchung
   Soweit möglich und notwendig, bleibt die Allianz mit Ihnen direkt oder über einen geschützten Postkasten im Austausch.
   Sofern es sich um eine Meldung handelt, die unter die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, erhalten Sie spätestens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung eine Rückmeldung zum Stand.
6. Abschluss des Prozesses
   Die Untersuchung eines Vorfalls kann aus verschiedenen Gründen abgeschlossen werden, z.B.:

• Das Fehlverhalten wurde nicht bestätigt,
• Das Fehlverhalten wurde zwischenzeitlich beendet,
• Durch die ergriffenen Folgemaßnahmen wurde das Fehlverhalten behoben.

Wenn sich ein Hinweis objektiv belegen lässt, werden konsequent Maßnahmen eingeleitet, etwa durch arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder auch strafrechtliche Schritte gegen den Verursacher. Über die Konsequenzen entscheidet in letzter Instanz das Integrity Committee der Allianz in Deutschland. Es wird auch untersucht, ob interne Kontrollen oder Prozesse optimiert werden müssen, um gleichartige Verstöße künftig zu vermeiden.

Wir bemühen uns in allen Fällen um eine finale Rückmeldung an die hinweisgebende Person. In den Fällen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz erfolgt die Rückmeldung im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung.

Wir bitten um Verständnis, dass eine Rückmeldung bei Hinweisen auf personenbezogenes Fehlverhalten nur insoweit inhaltlich Auskunft geben kann, wie es Persönlichkeitsrechte des Betroffenen und Datenschutzvorschriften erlauben.

Wir ermutigen Sie, Ihre Bedenken über einen unserer Kommunikationswege an uns zu melden und bekräftigen unser Engagement, eine starke Compliance-Kultur in der Allianz zu fördern.

Die Allianz behandelt Hinweise grundsätzlich vertraulich und schützt die Identität von hinweisgebenden Personen. Sofern es sich um einen Hinweis im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes handelt, gelten die entsprechenden Regelungen.

Die Allianz duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis abgeben. Dies gilt auch dann, wenn eine Untersuchung die erhobenen Vorwürfe nicht bestätigt.

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um mit allen erhaltenen Informationen sorgfältig umzugehen und die Interessen aller beteiligten Personen zu wahren. In bestimmten Fällen können Inhalte Ihrer Meldung zu Untersuchungszwecken an die für die Bearbeitung von Compliance-Hinweisen zuständigen Stellen weitergegeben werden.

Soweit eine Offenlegung erforderlich ist, beispielsweise zur Wahrung der Verteidigungsrechte des Betroffenen oder aufgrund rechtlicher Verpflichtungen, wird der zu informierende Personenkreis so eng wie möglich gehalten. Solche rechtlichen Verpflichtungen können etwa Behördenanfragen oder datenschutzrechtliche Informationspflichten sein.

Alle bereitgestellten Daten werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen gemäß unserer Datenschutz-Grundsätze verarbeitet.

Sie haben nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) alternativ die Möglichkeit, sich an externe Meldestellen zu wenden. Bedenken Sie jedoch dabei, dass Ihr Anliegen bei einer internen Meldung zügiger und direkt bearbeitet werden kann.

Zögern Sie nicht, die Ansprechpartner:innen von Compliance unter den oben angegebenen Kontaktdetails für weitere Informationen zu den Meldewegen anzusprechen.

Mehr Informationen zu den Möglichkeiten einer externen Meldung finden Sie beim Bundesamt für Justiz unter BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).

Weitere externe Meldestellen finden sich u.a. bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht („BaFin“) sowie beim Bundeskartellamt.