Ambulanten Pflegedienst gründen: so geht´s

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Voraussetzungen

Wer darf einen Pflegedienst gründen?

Illustration - Ein schwarzhaariger Mann, der einen grünen Pullover trägt, hat ein grünes Fragezeichen über dem Kopf

Als Existenzgründer:in mit einem eigenen ambulanten Pflegedienst in die Selbstständigkeit zu starten sollte gut durchdacht sein. Überlegen Sie sich anhand der nachfolgenden Fragen und Beispiele daher genau, ob Sie für die Gründung eines Pflegedienstes die richtigen Voraussetzungen mitbringen:

Persönliche Eigenschaften: Welcher Typ Mensch sind Sie? Können Sie sich gut in andere hineinversetzen, wie gehen Sie mit emotionalem und physischem Stress um?
Fachliche Qualifikation: Haben Sie die notwendige Ausbildung zur Pflegefachkraft absolviert? Oder stellen Sie als Inhaber:in entsprechend qualifiziertes Personal für die Betreuung der Patientinnen und Patienten ein?
Kaufmännische Kenntnisse: Wissen Sie, wie Sie ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen können? Kennen Sie sich mit Buchhaltung, Steuerfragen oder Mitarbeiterführung aus?

Können Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann haben Sie die besten Aussichten, um in der Pflege oder Altenpflege tätig zu werden. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

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Ambulanten Pflegedienst gründen

Persönliche und fachliche Voraussetzungen

Neben Ihrer Sozialkompetenz und Ihre Persönlichkeit ist für die Gründung eines eigenen Pflegedienstes auch der Nachweis einer entsprechenden fachlichen Eignung entscheidend. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten Sie in diesem Beruf mitbringen sollten, haben wir Ihnen im Folgenden hier zusammengestellt.

Wichtige persönliche Eigenschaften als Pflegekraft

Diese Eigenschaften zählen zu den grundlegenden Voraussetzungen für die Betreuung Pflegebedürftiger:

Empathie & Distanz

Einfühlsam auf die Menschen, die Sie pflegen, einzugehen, Respekt gegenüber ihren Einschränkungen, Schmerzen und ihrer Pflegebedürftigkeit zu zeigen sowie ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte der Angehörigen zu haben – das ist der eine Aspekt Ihrer Tätigkeit. Gleichzeitig ist es wichtig, die medizinischen und familiären Probleme Ihrer Patientinnen und Patienten auf Abstand zu halten, eine Balance zwischen Mitgefühl und Abgrenzung zu finden. Nur so können Sie nach der Arbeit wieder Kräfte sammeln und bleiben emotional ausgeglichen.

Kommunikation & Organisation

Als Pflegekraft sind regelmäßig Ihre kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten gefragt, denn der Pflegedienst ist häufig das Bindeglied zwischen Patienten und Patientinnen, ärztlichem Fachpersonal und den Krankenkassen. Durch den regelmäßigen oder täglichen Umgang sind Ihre Erfahrungen und Ihr Wissen über die Behandelten eine wichtige Hilfe, gerade bei alten oder geistig verwirrten Menschen, die zu Ihrem Gesundheitszustand oder Befinden unter Umständen nicht immer zuverlässige Angaben machen können.

Physische und psychische Fitness

Im Gegensatz zu anderen Existenzgründungen zählt die Arbeitswoche in der Pflege sieben Tage, die durchaus lang und stressig sein können. Dessen sollten Sie sich bewusst sein. Denn auch wenn Ihre Patientinnen und Patienten am Wochenende tendenziell mehr Besuch von Bekannten und Familie bekommen: Essen, Körperhygiene, Lagerung und Mobilisation, d.h. Bewegung der Pflegebedürftigen, können nicht einfach ausgesetzt werden. Schichtbetrieb und Wochenenddienste sind daher die Regel.

Fachliche Voraussetzungen für die Gründung eines Pflegedienstes

Einen ambulanten Pflegedienst eröffnen oder ein Unternehmen im Pflegebereich gründen dürfen nach § 71 SGB (Sozialgesetzbuch) nur ausgebildete Pflegekräfte mit entsprechenden Zusatzqualifikationen. Im Einzelnen müssen Sie als Gründer:in folgende fachliche Voraussetzungen mitbringen:

Berufsausbildung

Um einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, benötigen Sie eine abgeschlossene Ausbildung, entweder als

Gesundheits- und Krankenpfleger:in,
Pflegefachkraft,
Kinderkrankenpfleger:in oder
Altenpfleger:in

Berufserfahrung

Mindestens zwei Jahre hauptberufliche Tätigkeit in dem jeweiligen Ausbildungsberuf in den letzten acht Jahren sowie eine Zulassung der Krankenkasse in der Behandlungspflege sind Voraussetzung. Bitte beachten Sie hierzu spezifische Länderregulierungen nach § 132/132a SGB V. Ihre berufliche Qualifikation für die Zulassung Ihres Pflegedienstes weisen Sie mithilfe von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen nach.

Weiterbildung

Eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) ist verpflichtend. Das bedeutet:

ein Ausbildungslehrgang mit einem Mindestumfang von 460 Stunden
Alternativ zählt ein vergleichbares Studium wie z. B. Pflegemanagement.

Weitere Kenntnisse und Voraussetzungen

Kaufmännische Kenntnisse in der Unternehmensführung

Als Gründer:in eines ambulanten Pflegedienstes haben Sie zahlreiche Rechte und Pflichten. Sie tragen eine große Verantwortung für sich selbst, Ihre Mitarbeiter:innen sowie natürlich für die pflegebedürftigen Menschen, die Sie betreuen. Neben den persönlichen und beruflichen Voraussetzungen ist betriebswirtschaftliches Wissen für die Führung eines Unternehmens unerlässlich. Wie gut können Sie mit Geld und Mitarbeitenden umgehen, haben Sie bereits Ihre Führungsqualitäten unter Beweis gestellt? Falls Sie im Bereich Buchführung, Bilanzen und Management noch kein Know-how vorweisen können, empfiehlt es sich, Weiterbildungsangebote oder spezielle Kurse für Existenzgründer:innen wahrzunehmen.

Pflegedienst gründen ohne Ausbildung – ist das möglich?

Einen Pflegedienst zu gründen ohne die fachlichen Kenntnisse und Erfahrung einer Pflegedienstleitung ist rechtlich nicht erlaubt. Möglicherweise für Sie eine Lösung, wenn Sie selbst keine Ausbildung zur PDL absolviert haben: Sie selbst können Ihren Pflegedienst als Inhaber:in gründen und müssen dann eine weitere Pflegekraft mit PDL-Weiterbildung in Vollzeit einstellen, um die erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen.

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Leistungsspektrum

Konzept und Pflegebereich festlegen

Pflegerein beugt sich zu einem Mann im Rollstuhl

Pflegedienst ist gleich Pflegedienst? Ganz im Gegenteil: Vor der Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes sollten Sie entsprechend der Qualitätsprüfungsrichtlinien ein Konzept erarbeiten und das Leistungsspektrum definieren, das Sie mit Ihrem Unternehmen abdecken. Finden Sie dafür Antworten auf folgende Fragen:

Werden allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen angeboten?
Setzen Sie einen Schwerpunkt auf Spezialgebiete, wie z. B. die Intensiv Vorsorge?
Wie ist Ihre Zielgruppe? Fokussieren Sie sich auf Altenpflege oder Kinderpflege?
Deckt Ihr Pflegedienst Betreuungs- und Hauswirtschaftsleistungen ab?

Spezialisierung

Eine Spezialisierung bietet in der Regel deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Lässt Ihre fachliche Qualifikation oder die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen dies zu, sollten Sie daher Pflegeleistungen anbieten, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen. So etablieren Sie sich womöglich besser auf dem Markt, wenn Sie einen Intensivpflegedienst gründen, wenn dies in Ihrer Region bisher nicht oder zu wenig angeboten wird.

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Angebot und Nachfrage

Marktanalyse und Standortwahl

Markt- und Konkurrenzanalyse

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebotenen Leistungen Ihrer Mitbewerber und analysieren Sie den Markt, auf dem Sie mit Ihrem privaten Pflegedienst erfolgreich sein wollen. Nur so finden Sie heraus, welche Leistungen die Pflegebedürftigen an Ihrem gewählten Standort oder deren Angehörige vermehrt nachfragen. Eine solche Analyse zeigt Ihnen außerdem, welche Marktlücken bestehen und ob Sie mit dem eigenen Pflegedienst offene Nischen besetzen können.

Pflegebedarf ermitteln

Stellen Sie bei Ihrer Analyse immer den augenscheinlichen Bedarf und die Leistungen, die Sie dafür im Pflegebereich erbringen müssten, gegenüber. Nur so sehen Sie, ob die Zahl der Pflegebedürftigen und der Aufwand, den Sie betreiben, in einem vernünftigen Verhältnis steht oder Sie ggf. über einen anderen Standort nachdenken sollten. Denn auch wenn es darum geht, Menschen zu helfen und in Ihrem Alltag zu unterstützen: Als Unternehmer:in tragen Sie Verantwortung für sich und Ihre Mitarbeiter:innen, deren Lebensunterhalt Sie auf Dauer nur mit einem erfolgreichen Konzept sichern können.

Tipp: Statistiken zum lokalen Pflegebedarf sowie Prognosen zur demografischen Entwicklung in Ihrer Region finden Sie online beim Statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder Sie bekommen entsprechende Informationen bei den jeweiligen Städten und Gemeinden.

Verfügbarkeit von Fachkräften

Bei Ihrer Marktanalyse und der Standortwahl sollten Sie außerdem den wiederholt beklagten Fachkräftemangel in der Pflege nicht außer Acht lassen. Mitarbeiter:innen zu gewinnen und zu halten gestaltet sich daher unter Umständen als durchaus herausfordernde Aufgabe. Machen Sie sich somit bereits im Vorhinein Gedanken über Ihre Mitarbeiterakquisition und -bindung. Da die Rekrutierung von Personal oft nur lokal begrenzt möglich ist, sollte die Verfügbarkeit von Fachkräften in Ihrer Region maßgeblich in Ihre Recherchen einfließen.

Wahl des Standorts

Die Markt- und Konkurrenzanalyse hilft bei der Suche eines geeigneten Standorts für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes. Stellt die Analyse einen allgemeinen Pflegebedarf fest, können Sie einen Standort für Ihre Geschäftsräume festlegen. Vergleichen Sie dazu das Potenzial verschiedener Standorte und lokaler Immobilienangebote. Denn: Nicht nur das Einzugsgebiet ist entscheidend, auch Art und Ausstattung der Räumlichkeiten beeinflussen den Erfolg Ihres Unternehmens.

Art & Lage der Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten sind erste Anlaufstelle für Kundschaft und Personal. Sie sollen repräsentativ und einladend wirken, aber auch eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Weitere Kriterien, die Ihre Geschäftsräume erfüllen sollten:

Zentrale Lage, gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel, Autobahnanbindung)
Genügend Parkplätze (gerade bei einem mobilen Pflegedienst mit mehreren Einsatzfahrzeugen)
Barrierefreier Zugang
Platz für Schulungen, Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen

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Die richtige Wahl treffen

Wahl der Rechtsform

Welche Rechtsform eignet sich, um einen Pflegedienst zu gründen? Ein ambulanter Pflegedienst lässt sich in Form einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt), einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder als Einzelunternehmen gründen. Die Unternehmensformen UG haftungsbeschränkt und GmbH schützen im Vergleich zum Einzelunternehmen Ihr Privatvermögen, bringen aber strengere Buchhaltungspflichten mit sich. Die beiden Rechtsformen UG und GmbH im Kurzüberblick:

GmbH: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Einzelperson oder im Team gegründet werden. Besonders die GmbH bietet steuerliche Vorteile. In einer GmbH haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen. Langfristig muss eine GmbH ein Stammkapital von 25.000 Euro aufweisen.
UG: In einer Unternehmergesellschaft besteht eine beschränkte Haftung mit dem Firmenvermögen. Die Gründung kann mit Gesellschafter:innen oder als Team und einem Start-/Stammkapital von mindestens einem Euro erfolgen. In der UG müssen mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses (abzgl. Verlustvortrag) als Eigenkapitalrücklage verwendet werden.

Wenn Pflegedienste als Einzelunternehmen gegründet werden, bedeutet dies:

Unkomplizierte Gründung – ohne Startkapital, nur geringe Gründungskosten
Kein Eintrag ins Handelsregister notwendig
Inhaber:in = Geschäftsführer:in, d. h. alleinige Entscheidungsgewalt
Haftung mit Privatvermögen

Welches die geeignete Rechtsform für Ihren Pflegedienst ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Unternehmensgröße (Anzahl Mitarbeiter:innen) und Ihrer Risikobereitschaft (Frage der Haftung). Ziehen Sie für diese wichtige Entscheidung am besten Steuerberater:innen zu Rate, idealerweise mit Erfahrung im Bereich Pflegedienste. Überhaupt ist die Unterstützung durch eine Steuerberatung gerade in der Gründungsphase eine gute Idee, denn als Pflegedienst sind Sie laut Pflegebuchführungsverordnung (PBV) dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss inklusive Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) vorzulegen.

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Finanzierung

Kosten einer Pflegedienstgründung

Mit welchen finanziellen Belastungen müssen Existenzgründer:innen rechnen? Unabhängig davon, ob Sie einen ambulanten Pflegedienst oder ein anderes Unternehmen gründen: Prinzipiell lassen sich die Kosten für die Gründung und die spätere Geschäftstätigkeit in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Je genauer diese Kosten kalkuliert werden, desto besser lässt sich der anfängliche und spätere Kapitalbedarf ableiten. Zu den Kosten gehören:

Einmalige Kosten

Anmeldung: Kosten für Anträge bei Behörden
Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater:innen oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben

Pflegedienst gründen ohne Eigenkapital

Auch wenn Sie kein oder nur sehr wenig Eigenkapital zur Verfügung haben, ist die Gründung eines privaten Pflegedienstes prinzipiell möglich. In diesem Fall sollten Sie sich aber über entsprechende Finanzierungsmöglichkeiten, staatliche Unterstützung und Förderprogramme für Gründer:innen informieren. Dazu zählen beispielsweise:

Förderkredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
Angebote der Bank für Sozialwirtschaft (BFS)

Nur so können Sie die hohen anfänglichen Kosten stemmen und wichtige Investitionen tätigen, die noch nicht durch Einnahmen gedeckt sind.

Laufende Kosten

Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter:innen
Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen

Abrechnung

Um Ihre laufenden Kosten aus den Einnahmen zu finanzieren, ist es wichtig, dass Sie die erbrachten Pflegeleistungen korrekt und in vollem Umfang mit den Kranken- und Pflegekassen abrechnen können. Hierfür müssen Sie den Kassen von Ihnen sowie Ihren Patienten und Patientinnen unterzeichnete Leistungsnachweise vorlegen sowie je nach Kasse ggf. weitere Originaldokumente einreichen.

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Unternehmensführung

Businessplan und Buchführung

Businessplan erstellen

Die Gründung und tägliche Arbeit in einem ambulanten Pflegedienst verlangen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden einiges ab, die Führung eines solchen Unternehmens ist anspruchsvoll. Umso wichtiger, dass Sie von Anfang an auf ein solides Konzept bauen, wenn Sie einen Pflegedienst gründen. Dafür ist die Erstellung eines fundierten Businessplans unerlässlich und sogar verpflichtend, wenn Sie bei der Gründung Ihres Pflegedienstes auf Fremdkapital angewiesen sind und bei Ihrer Bank Ihre Geschäftsidee vorstellen müssen. Diese Angaben sind Bestandteil eines guten Businessplans:

Idee, Konzept und Beschreibung Ihres Geschäftsmodells
Unternehmensziele und -strategie (kurz-, mittel- und langfristig)
Standort-, Markt- und Wettbewerbsanalyse
Anzahl/Art der Mitarbeitenden und Organisationsstruktur
Rechtsform, Risiken und Finanzierungsplan
Werbung/Vertrieb, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Buchführung in der Pflege

Generell gilt: Führen Sie von Anfang an Buch über Ihre Finanzen! Denn: Unabhängig von ihrer gewählten Rechtsform sind zugelassene Pflegedienste laut PBV dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss vorzulegen. Warum? Ambulante Pflegedienste müssen nicht nur eine gute Pflege gewährleisten, sondern auch nachweislich wirtschaftlich arbeiten. Daher ist die Buchführung in der PBV genau geregelt. Dazu gehören eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) sowie weitere Nachweise, wie die Dokumentationspflicht und eine dahingehende Schulung der Mitarbeiter:innen.

Ausgenommen von der Pflicht der sogenannten doppelten Buchführung sind kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Mitarbeitenden in Vollzeit und weniger als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr. Sie müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

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Rundum abgesichert

Versicherungen für den Pflegedienst

Sicherheit geht vor: Vergessen Sie nicht die Absicherung, wenn Sie Ihren eigenen Pflegedienst gründen. Denn gerade als Existenzgründer:in sind Sie und Ihre Mitarbeiter:innen im Schadenfall hohen Risiken ausgesetzt. Ob Angehörige, die Sie für den schlechteren Gesundheitszustand einer zu versorgenden Person verantwortlich machen, ein Unfall eines Firmenautos oder ein Wasserrohrbruch in Ihren Geschäftsräumen: Im Schadenfall kommen schnell hohe Schadenersatzforderungen, Kosten oder Reparaturen auf Ihren ambulanten Pflegedienst zu, vor denen Sie sich als Existenzgründer:in schützen können. Neben der Betriebshaftpflichtversicherung, die für die Gründung Ihres Pflegedienstes unbedingt zu empfehlen ist, lohnt sich die Versicherung weiterer Unternehmensrisiken:

Versicherungen für Pflegedienste

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Startschuss für Ihre Unternehmensgründung

Zulassung

Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erfordert die Zulassung durch die Pflege- und Krankenkassen. Welche Kriterien für die Zulassung entscheidend sind und was Sie bei der Antragstellung beachten sollten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt. Achten Sie zudem auf landesrechtliche Besonderheiten.

Zulassungskriterien

Neben den bereits genannten fachlichen Qualifikationen, d. h. Ihrer eigenen Berufsausbildung und der Ihrer Mitarbeiter:innen, spielt für die Zulassung Ihres ambulanten Pflegedienstes auch die Organisation Ihres Betriebes eine große Rolle. Darunter fallen folgende Kriterien:

Hygieneplan

Für die Erstellung Ihres Hygieneplans können Sie sich am Rahmenhygieneplan orientieren, den der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen erstellt hat. Ein Hygieneplan muss folgende Punkte enthalten/beschreiben:

Desinfektion: sämtliche Maßnahmen zur Hände- und Flächendesinfektion
Sterilisation: Vorgaben zu Reinigung und Sterilisation von Wäsche/Berufskleidung sowie Instrumenten (Blutdruckmessgeräte etc.)
Qualitätsmanagement: Wer hat wann welche Schritte zur Sicherstellung der Hygiene auszuführen?
Transparenz: Der Hygieneplan muss in den Geschäftsräumen einsehbar sein.
Aktualität: Ein Hygieneplan muss jedes Jahr von neuem geprüft und aktualisiert werden.

Mitarbeiterorganisation

Um von den Kranken- und Pflegekassen grünes Licht zu bekommen, müssen Sie genügend Mitarbeiter:innen mit ausreichender beruflicher Qualifikation einstellen, um einen 24-Stunden-Schichtdienst, Wochenendschichten, Urlaub und Krankheit abzudecken. Sorgen Sie insbesondere für Ihre Vertretung bzw. eine stellvertretende Pflegedienstleitung für Ihre PDL, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall den Betrieb weiterführen kann.

Setzen Sie Ihre Mitarbeiter:innen gezielt bzw. entsprechend Ihrer fachlichen Ausbildung und entsprechend der vertraglichen Regelungen mit den Kranken- und Pflegekassen ein und sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung sowie eine angemessene Entlohnung, die aktuelle Tarifregelungen berücksichtigt.

Qualitätsmanagement

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens stehen Ihr Qualitätsmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Qualitätsstandards auf dem Prüfstand. Das betrifft:

Die Beratung und Einbindung der Pflegebedürftigen bei gesundheitsfördernden Maßnahmen
eine umfassende Pflegedokumentation und -planung
Evaluierung der Wirksamkeit Ihrer Betreuungs- und Pflegemaßnahmen
24-h-Bereitschaft (Notfalldienst und -protokoll)
Informationsaustausch mit den Angehörigen
eine realistische Touren- und Tagesplanung zur Versorgung aller Pflegebedürftigen

Darüber hinaus prüft der Medizinische Dienst (MD) im Namen der Kranken- und Pflegekassen die Einhaltung der Qualitätsprüfrichtlinien.

Antrag und Prüfung

Für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes reichen Sie in der Regel über beratende Verbände Anträge bei den zuständigen Kassen ein. Auf dessen Basis entscheiden die Kassen nach § 72 SGB dann, ob Ihr Pflegedienst die Zulassung erhält.

Planen Sie in der Gründungsphase auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Zulassung ein, da der gesamte Prozess sehr komplex und umfassend ist. Informationen rund um das Thema Zulassung und die einzelnen Rahmenbedingungen hierfür finden Sie bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).

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Gute Mitarbeiter:innen

Die richtigen Fachkräfte finden

Sie sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens und gute zu finden, ist nicht einfach: die richtigen Mitarbeiter:innen.

Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber:innen vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter:innen eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten

körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Pflegebedürftigen in der Altenpflege),
mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Behandelten.

Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Die personelle Mindestbesetzung für einen mobilen Pflegedienst wird von den einzelnen Bundesländern jeweils vertraglich geregelt. Um als Pflege-Unternehmen Ihrer Verpflichtung zu einer 24-stündigen Bereitschaft (Schichtdienst) nachzukommen, sollten Sie mindestens vier sozialversicherungspflichtige Vollzeitkräfte einstellen, von denen Sie bis zu zwei durch entsprechende Teilzeitbeschäftigte ersetzen können. Essenziell ist, dass die Patienten und Patientinnen, die Sie betreuen, ausreichend versorgt werden. Die Voraussetzungen dafür: fachlich qualifizierte Mitarbeiter:innen mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich, wie z. B. Altenpfleger:innen, Pflegefachkräfte oder Gesundheits- und Krankenpfleger:innen.

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Leistungsabrechnung

Einen Versorgungsvertrag abschließen

Wenn die Antragsformulare für Ihren privaten Pflegedienst ausgefüllt sind, geht es im Rahmen der Zulassung an die Verhandlung eines Versorgungsvertrags. Sobald Ihre Finanzierung geregelt ist, sollten Sie noch einmal vier bis fünf Monate bis zur Zulassung einplanen. Somit kommen viele Pflegedienstgründende auf einen Gesamtzeitraum von neun Monaten inklusive Finanzierungsplanung.

Es werden Verträge mit den Krankenkassen und den Pflegekassen ausgehandelt. Diese sind die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter:innen Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Die Verträge legen detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten und Patientinnen notwendig ist:

Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten

Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keine Verträge mit Kranken- und Pflegekassen geschlossen, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Pflegedienst.

Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um Patientinnen und Patienten sowohl über Leistungen der Pflegeversicherungen als auch der Krankenversicherungen zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen, denn die Zulassungsverfahren sind unabhängig voneinander.

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Das sollten Sie beachten

Was für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes noch wichtig ist

Vom Businessplan über das Konzept und die Rechtsform, bis hin zum Versorgungsvertrag und der Zulassung: Sie haben soweit an alles gedacht und könnten mit Ihrem Unternehmen „Pflegedienst gründen“ jetzt eigentlich durchstarten? Hier noch einige wichtige Hinweise und notwendige Schritte, bevor es losgehen kann:

Anmeldung beim Gesundheitsamt

Sie müssen Ihren ambulanten Pflegedienst beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Dafür brauchen Sie ein gültiges Ausweisdokument sowie eine sogenannte Erlaubnisurkunde zur Ausübung Ihres Berufs, d.h. den Nachweis, dass Sie als Alten-, Gesundheits- oder Krankenpfleger:in arbeiten dürfen. Können Sie diese Urkunde nicht vorlegen (z. B. bei Pflegehelfern und Pflegehelferinnen ohne Heilberufsbezeichnung), benötigen Sie ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest sowie das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“. Erkundigen Sie sich im Zweifel vorab, welche Unterlagen für die Anmeldung eines Unternehmens im Pflegebereich dem Gesundheitsamt in Ihrem Bundesland vorzulegen sind.

Illustration - Eine schwarzhaarige Frau hält einen Stapel Münzen in der Hand. Hinter ihr ist ein Kalender zu sehen.

Illustration - Eine dunkelhaarige Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält ein Dokument mit einem Info i in der rechten Hand.

Beantragung der Betriebsnummer

Der Antrag auf eine Betriebsnummer erfolgt über die Bundesagentur für Arbeit. Anhand dieser Betriebsnummer kann Sie der Sozialversicherungsträger eindeutig als Arbeitgeber identifizieren. Wichtig: Die Beantragung der Betriebsnummer muss laut Gesetzgeber elektronisch über eine Online-Beantragung bei den Betriebsnummernvergabestellen erfolgen.

Gewerbeanmeldung

Generell gilt: Ausgebildete Pflegekräfte zählen zu den Heilberufen und damit nach § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) zu den sogenannten Katalogberufen, die einkommensrechtlich als Freiberufler:innen gewertet werden. Das bedeutet: Ihren Pflegedienst müssen Sie beim Finanzamt anmelden; eine Mitgliedsnummer bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) ist für Sie nicht erforderlich – ziehen Sie hier am besten eine Steuerberatung für eine Empfehlung heran. Das Finanzamt prüft und entscheidet dann, ob Sie zusätzlich eine Gewerbeanmeldung brauchen. Wenn ja, melden Sie Ihr Unternehmen unter Angabe der Rechtsform beim zuständigen Gewerbeamt an, abhängig von der Adresse Ihres Firmensitzes. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt automatisch eine Steuernummer. Das Gewerbeamt informiert zudem die IHK über die Gründung, die Ihnen daraufhin die nötigen Unterlagen für eine Mitgliedschaft zuschickt.

Aber Achtung! Auch als freiberufliche Pflegekraft müssen Sie für bestimmte Leistungen, die über Pflegeleistungen hinausgehen, ein Gewerbe anmelden und diese Einkünfte buchhalterisch von Ihren sonstigen Einnahmen trennen. Dazu zählen alle Leistungen, für die keine besondere Qualifikation von Nöten ist, wie zum Beispiel Wellnessleistungen (Frisieren).

Illustration - Zwei Männer und eine Frau sitzen gemeinsam an einem Schreibtisch und blicken in ein Tablet.

Illustration - Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert mit einem Headset. Im Hintergrund ist eine Frau mit einem Telefon zu sehen.

IK-Nummer-Beantragung

Die Abkürzung „IK“ steht für „Institutionskennzeichen“. Diese Nummer benötigen die Krankenkassen zur Abrechnung der Pflegedienstleistungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter:innen an den Pflegebedürftigen erbringen. Zum Erhalt der IK-Nummer beantragen Sie diese online bei der IK-Vergabestelle, dem DGUV-Spitzenverband.

Kontaktaufnahme mit der Berufsgenossenschaft

Als Gründer:in eines ambulanten Pflegedienstes sind Sie wie andere Unternehmer:innen auch verpflichtet, für sich und Ihre Mitarbeitenden eine gesetzliche Unfallversicherung abzuschließen. Hierfür wenden Sie sich an die Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege. Allgemeines zur Unfallversicherung erfahren Sie über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Weitere Informationen zur betrieblichen Unfallversicherung der Allianz lesen Sie hier.

Illustration - Ein Mann steht vor einem Geschäft und hält ein Dokument in der Hand.

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Pflegedienst erfolgreich etablieren

Das richtige Marketing

Die beste Geschäftsidee hat wenig Chancen auf Erfolg, wenn das Angebot nicht auf Interesse stößt oder potenzielle Kundinnen und Kunden nichts von der Neueröffnung mitbekommen. So ist es auch mit einem Pflegedienst. Um Kundschaft, d. h. zu betreuende Personen und deren Angehörige für die Betreuung durch Sie und Ihre Mitarbeiter:innen zu gewinnen, müssen Sie gerade in der Anfangsphase kräftig die Werbetrommel rühren.

Wichtigste Herausforderung: Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist und wen Sie mit Ihrem Leistungsangebot ansprechen möchten. Dafür sollten Sie unbedingt eine Markt- und Zielgruppenanalyse vornehmen. Welche Mitbewerber auf dem Markt gibt es bereits? Wie ist die Abdeckung mit Pflegeangeboten in meiner Zielregion? Auf welche Unterstützung sind Pflegebedürftige besonders angewiesen? Passen Sie Ihre Marketingmaßnahmen den Ergebnissen entsprechend an, um Ihren Pflegedienst im Zielgebiet bekannt zu machen.

Zu den konkreten Marketingmaßnahmen zählen u. a.:

Webseite

Eine ansprechende, professionell gestaltete und vor allem informative sowie seriöse Website: Sie ist gerade für Angehörige relevant, die über Suchmaschinen oder Empfehlungsportale nach der passenden Betreuung für die Pflegebedürftigen suchen.

Soziale Netzwerke

Die Kommunikation über soziale Netzwerke: Zielgruppengerechte Angebote, interessante Inhalte und Neuigkeiten aus dem Pflegebereich sowie besondere Leistungen, die für Pflegebedürftige relevant sind, zeigen, dass Sie sich immer auf dem Laufenden halten und Transparenz Ihnen wichtig ist.

Plakatwerbung

Plakate, Flyer und Anzeigen in Papierform in einschlägigen Zeitungen und Magazinen: Wenn Sie sich im Bereich Altenpflege spezialisieren, sind dies wichtige Medien, da sie insbesondere von einer älteren Zielgruppe gelesen werden. Platzieren Sie diese Werbemittel sehr gezielt, da sie sonst schnell ins Geld gehen können.

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Schritt für Schritt

Pflegedienst gründen – Checkliste

Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Damit Sie bei der Gründung Ihres Pflege-Unternehmens keinen wichtigen Schritt vergessen, hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

Grundlegende Voraussetzungen für eine Existenzgründung überprüfen
Pflegeleistungen mit den Krankenkassen/Pflegekassen festlegen
Kapitalbedarf und Finanzierung sichern
Rechtsform festlegen
Businessplan aufstellen
Geeignete Räumlichkeiten zur Krankenpflege finden
Versicherung abschließen
Genehmigungen für die Gründung einholen
Geeignete Fach- und Pflegekräfte finden
Marketingmaßnahmen durchführen

Zur Beratung

Pflege­dienst gründen

Pflege­dienst gründen: Auf den Punkt gebracht

Wer darf einen Pflege­dienst gründen?

Betriebs­haftpflicht­versicherung

Persönliche und fachliche Voraussetzungen

Wichtige persönliche Eigenschaften als Pflegekraft

Empathie & Distanz

Kommunikation & Organisation

Physische und psychische Fitness

Fachliche Voraussetzungen für die Gründung eines Pflegedienstes

Berufsausbildung

Berufserfahrung

Weiterbildung

Weitere Kenntnisse und Voraussetzungen

Kaufmännische Kenntnisse in der Unternehmensführung

Pflegedienst gründen ohne Ausbildung – ist das möglich?

Konzept und Pflege­bereich festlegen

Spezialisierung

Marktanalyse und Standortwahl

Markt- und Konkurrenz­analyse

Pflegebedarf ermitteln

Verfügbarkeit von Fachkräften

Wahl des Standorts

Art & Lage der Räumlichkeiten

Wahl der Rechts­form

Kosten einer Pflegedienst­gründung

Einmalige Kosten

Laufende Kosten

Business­plan und Buch­führung

Businessplan erstellen

Buchführung in der Pflege

Versicherungen für den Pflege­dienst

Zulassung

Zulassungskriterien

Hygieneplan

Mitarbeiterorganisation

Qualitätsmanagement

Antrag und Prüfung

Sie wünschen eine persönliche Beratung?

Die richtigen Fach­kräfte finden

Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Einen Versorgungs­vertrag abschließen

Was für die Gründung eines ambulanten Pflege­dienstes noch wichtig ist

Anmeldung beim Gesundheitsamt

Beantragung der Betriebsnummer

Gewerbeanmeldung

IK-Nummer-Beantragung

Kontaktaufnahme mit der Berufsgenossenschaft

Das richtige Marketing

Pflege­dienst gründen – Checkliste

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Konzept und Pflegebereich festlegen

Markt- und Konkurrenzanalyse

Wahl der Rechtsform

Kosten einer Pflegedienstgründung

Businessplan und Buchführung

Versicherungen für den Pflegedienst

Die richtigen Fachkräfte finden

Einen Versorgungsvertrag abschließen

Was für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes noch wichtig ist

Pflegedienst gründen – Checkliste

Haben Sie noch Fragen zur Absicherung Ihres Pflegedienstes?