Pflegedienst gründen
Pflegedienst gründen: Auf den Punkt gebracht
- In Deutschland sind knapp 16.000 ambulante Pflegedienste registriert, Tendenz steigend. Knapp 70 Prozent davon sind in privater Hand. Der Grund: die demografische Entwicklung und die zunehmende Zahl an Pflegedürftigen – für 2060 prognostiziert das Statistische Bundesamt einen Anstieg auf rund 4,53 Millionen.
- Ein ambulanter Pflegedienst definiert sich nach § 71 Sozialgesetzbuch zu Pflegeeinrichtungen als eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt pflegt.
- Die Betreuung pflegebedürftiger Menschen erfordert Empathie, Respekt, geschulte Mitarbeiter und die Erfüllung einer Reihe formeller Bedingungen.
- Wer als Selbstständiger einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, hat auf der einen Seite immer das Wohl der Patienten vor Augen. Auf der anderen Seite trägt er die volle Verantwortung für seine Selbstständigkeit und seine Mitarbeiter.
Wer darf einen Pflegedienst gründen?
Als Existenzgründer mit einem eigenen ambulanten Pflegedienst in die Selbstständigkeit zu starten sollte gut durchdacht sein. Überlegen Sie sich anhand der nachfolgenden Fragen und Beispiele daher genau, ob Sie für die Gründung eines Pflegedienstes die richtigen Voraussetzungen mitbringen:
- Persönliche Eigenschaften: Welcher Typ Mensch sind Sie? Können Sie sich gut in andere hineinversetzen, wie gehen Sie mit emotionalem und physischem Stress um?
- Fachliche Qualifikation: Haben Sie die notwendige Ausbildung zur Pflegefachkraft absolviert? Oder stellen Sie als Inhaber entsprechend qualifizierte Mitarbeiter für die Betreuung der Patienten ein?
- Kaufmännische Kenntnisse: Wissen Sie, wie Sie ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen können? Kennen Sie sich mit Buchhaltung, Steuerfragen oder Mitarbeiterführung aus?
Können Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann haben Sie die besten Aussichten, um in der Pflege oder Altenpflege tätig zu werden. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.
Konzept und Pflegebereich festlegen
Pflegedienst ist gleich Pflegedienst? Ganz im Gegenteil: Vor der Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes sollten Sie ein Konzept erarbeiten und das Leistungsspektrum definieren, das Sie mit Ihrem Unternehmen abdecken. Finden Sie dafür Antworten auf folgende Fragen:
- Werden allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen angeboten?
- Setzen Sie einen Schwerpunkt auf Spezialgebiete, wie z. B. die Intensiv Vorsorge?
- Wie ist Ihre Zielgruppe? Fokussieren Sie sich auf Altenpflege oder Kinderpflege?
- Deckt Ihr Pflegedienst Leistungen der häuslichen Pflege (nach Unfall/OP) oder der ambulanten Pflege ab – oder beides?
Spezialisierung
Eine Spezialisierung bietet in der Regel deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Lässt Ihre fachliche Qualifikation oder die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter dies zu, sollten Sie daher Pflegeleistungen anbieten, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen. So etablieren Sie sich womöglich besser auf dem Markt, wenn Sie einen Intensivpflegedienst gründen, wenn dies in Ihrer Region bisher nicht oder zu wenig angeboten wird.
Wahl der Rechtsform
Welche Rechtsform eignet sich, um einen Pflegedienst zu gründen? Die meisten Pflegedienste werden als Einzelunternehmen gegründet. Das bedeutet:
- Unkomplizierte Gründung – ohne Startkapital, nur geringe Gründungskosten
- Kein Eintrag ins Handelsregister notwendig
- Inhaber = Geschäftsführer, d. h. alleinige Entscheidungsgewalt
- Haftung mit Privatvermögen
Daneben lässt sich ein ambulanter Pflegedienst auch in Form einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gründen. Beide Unternehmensformen schützen im Vergleich zum Einzelunternehmen Ihr Privatvermögen, bringen aber strengere Buchhaltungspflichten mit sich. Die beiden Rechtsformen im Überblick:
- GmbH: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Einzelperson oder im Team gegründet werden. Besonders die GmbH bietet steuerliche Vorteile. In einer GmbH haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen. Zur Gründung benötigen Sie ein Mindestkapital von 25.000 Euro.
- UG: In einer Unternehmergesellschaft besteht eine beschränkte Haftung mit dem Firmenvermögen. Die Gründung kann mit einem Gesellschafter oder als Team und einem Start-/Stammkapital von mindestens einem Euro erfolgen. In der UG müssen mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses (abzgl. Verlustvortrag) als Eigenkapitalrücklage verwendet werden.
Welches die geeignete Rechtsform für Ihren Pflegedienst ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie z. B. der Unternehmensgröße (Anzahl Mitarbeiter) oder Ihrer Risikobereitschaft (Frage der Haftung). Ziehen Sie am besten einen Steuerberater zu Rate, um in dieser wichtigen Frage die richtige Entscheidung zu treffen. Überhaupt ist die Unterstützung durch einen Steuerberater gerade in der Gründungsphase eine gute Idee, denn als Pflegedienst sind Sie laut Pflegebuchführungsverordnung (PBV) dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss inkl. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) vorzulegen.
Kosten einer Pflegedienstgründung
Mit welchen finanziellen Belastungen müssen Existenzgründer rechnen? Unabhängig davon, ob Sie einen ambulanten Pflegedienst oder ein anderes Unternehmen gründen: Prinzipiell lassen sich die Kosten für die Gründung und die spätere Geschäftstätigkeit in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Je genauer diese Kosten kalkuliert werden, desto besser lässt sich der anfängliche und spätere Kapitalbedarf ableiten. Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen:
Einmalige Kosten
- Anmeldung: Gewerbeanmeldung und weitere Anträge
- Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
- Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
- Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
- Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
- Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben
Laufende Kosten
- Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
- Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter
- Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
- Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
- Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
- Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
Versicherungen für den Pflegedienst
Sicherheit geht vor: Vergessen Sie nicht die Absicherung, wenn Sie Ihren eigenen Pflegedienst gründen. Denn gerade als Existenzgründer sind Sie und Ihre Mitarbeiter im Schadenfall hohen Risiken ausgesetzt. Ob Angehörige, die Sie für den schlechteren Gesundheitszustand eines Patienten verantwortlich machen, ein Unfall eines Firmenautos oder ein Wasserrohrbruch in Ihren Geschäftsräumen: Im Schadenfall kommen schnell hohe Schadenersatzforderungen, Kosten oder Reparaturen auf Ihren ambulanten Pflegedienst zu, vor denen Sie sich mit einer entsprechenden Versicherung schützen können.
Es wird zwischen der privaten (z. B. Privathaftpflicht) oder gewerblichen Absicherung (z. B. Firmen-Rechtsschutz) unterschieden. Lassen Sie sich beraten und stellen Sie sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen ein entsprechendes Versicherungs- und Leistungspaket zusammen.
Diese Versicherungen gehören zum sogenannten „Basisschutz“ und sind für Existenzgründer absolut existenziell:
Die richtigen Fachkräfte finden
Sie sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens und gute zu finden, ist nicht einfach: die richtigen Mitarbeiter. Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten
- körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Patienten in der Altenpflege),
- mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
- psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Patienten.
Die personelle Mindestbesetzung für einen mobilen Pflegedienst wird von den einzelnen Bundesländern jeweils gesetzlich geregelt. Um als Pflege-Unternehmen Ihrer Verpflichtung zu einer 24-stündigen Bereitschaft (Schichtdienst) nachzukommen, sollten Sie mindestens vier sozialversicherungspflichtige Vollzeitkräfte einstellen, von denen Sie bis zu zwei durch entsprechende Teilzeitbeschäftigte ersetzen können. Essenziell ist, dass die Patienten, die Sie betreuen, ausreichend versorgt werden. Die Voraussetzungen dafür: fachlich qualifizierte Mitarbeiter mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich, wie z. B. Altenpfleger oder Gesundheits- und Krankenpfleger.
Einen Versorgungsvertrag abschließen
Haben Sie die Zulassung für Ihren privaten Pflegedienst endlich in der Tasche, geht es an die Verhandlung eines Versorgungsvertrags. Solche Verträge spielen im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Ein Versorgungsvertrag wird mit den Pflegekassen ausgehandelt und ist die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Der Vertrag legt detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten notwendig ist:
- Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
- Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
- Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
- Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten
Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keinen Versorgungsvertrag vereinbart, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Betreuungsdienst.
Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um sowohl Patienten im Rahmen der häuslichen Pflege (z. B. nach Operation oder Unfall) als auch in der ambulanten Pflege (Altenpflege) zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen. Denn die Zulassungsverfahren für beide Pflegearten sind unabhängig voneinander, die Verträge nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.
Was für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes noch wichtig ist
Anmeldung beim Gesundheitsamt
Beantragung der Betriebsnummer
Gewerbeanmeldung
Generell gilt: Ausgebildete Pflegekräfte zählen zu den Heilberufen und damit nach § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) zu den sogenannten Katalogberufen, die einkommensrechtlich als Freiberufler gewertet werden. Das bedeutet: Sie müssen Ihren Pflegedienst nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie beim Finanzamt anmelden. Letzteres prüft und entscheidet dann, ob Sie zusätzlich eine Gewerbeanmeldung brauchen. Wenn ja, melden Sie Ihr Unternehmen unter Angabe der Rechtsform beim zuständigen Gewerbeamt an, abhängig von der Adresse Ihres Firmensitzes. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt automatisch eine Steuernummer. Das Gewerbeamt informiert zudem die IHK über die Gründung, die Ihnen daraufhin die nötigen Unterlagen für eine Mitgliedschaft zuschickt.
Aber Achtung! Auch als freiberufliche Pflegekraft müssen Sie für bestimmte Leistungen, die über Pflegeleistungen hinausgehen, ein Gewerbe anmelden und diese Einkünfte buchhalterisch von Ihren sonstigen Einnahmen trennen. Dazu zählen alle Leistungen, für die keine besondere Qualifikation von Nöten ist, wie Haushaltshilfe (Putzen, Aufräumen) oder Wellnessleistungen (Frisieren).
IK-Nummer-Beantragung
Kontaktaufnahme mit der Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege
Pflegedienst gründen – Checkliste
Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Damit Sie bei der Gründung Ihres Pflege-Unternehmens keinen wichtigen Schritt vergessen, hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:
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Haben Sie noch Fragen zur Absicherung Ihres Pflegedienstes?