Diese Eigenschaften zählen zu den grundlegenden Voraussetzungen für die Betreuung Pflegebedürftiger:
Kurz erklärt in 30 Sekunden
Pflegedienst gründen: Auf den Punkt gebracht
- In Deutschland sind knapp 16.000 ambulante Pflegedienste registriert, Tendenz steigend. Knapp 70 Prozent davon sind in privater Hand. Der Grund: die demografische Entwicklung und die zunehmende Zahl an Pflegedürftigen – für 2060 prognostiziert das Statistische Bundesamt einen Anstieg auf rund 4,53 Millionen.
- Ein ambulanter Pflegedienst definiert sich nach § 71 Sozialgesetzbuch zu Pflegeeinrichtungen als eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt pflegt.
- Die Betreuung pflegebedürftiger Menschen erfordert Empathie, Respekt, geschulte Mitarbeiter und die Erfüllung einer Reihe formeller Bedingungen.
- Wer als Selbstständiger einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, hat auf der einen Seite immer das Wohl der Patienten vor Augen. Auf der anderen Seite trägt er die volle Verantwortung für seine Selbstständigkeit und seine Mitarbeiter.
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Voraussetzungen
Wer darf einen Pflegedienst gründen?
Als Existenzgründer mit einem eigenen ambulanten Pflegedienst in die Selbstständigkeit zu starten sollte gut durchdacht sein. Überlegen Sie sich anhand der nachfolgenden Fragen und Beispiele daher genau, ob Sie für die Gründung eines Pflegedienstes die richtigen Voraussetzungen mitbringen:
- Persönliche Eigenschaften: Welcher Typ Mensch sind Sie? Können Sie sich gut in andere hineinversetzen, wie gehen Sie mit emotionalem und physischem Stress um?
- Fachliche Qualifikation: Haben Sie die notwendige Ausbildung zur Pflegefachkraft absolviert? Oder stellen Sie als Inhaber entsprechend qualifizierte Mitarbeiter für die Betreuung der Patienten ein?
- Kaufmännische Kenntnisse: Wissen Sie, wie Sie ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen können? Kennen Sie sich mit Buchhaltung, Steuerfragen oder Mitarbeiterführung aus?
Können Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann haben Sie die besten Aussichten, um in der Pflege oder Altenpflege tätig zu werden. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.
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Leistungsspektrum
Konzept und Pflegebereich festlegen
Pflegedienst ist gleich Pflegedienst? Ganz im Gegenteil: Vor der Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes sollten Sie ein Konzept erarbeiten und das Leistungsspektrum definieren, das Sie mit Ihrem Unternehmen abdecken. Finden Sie dafür Antworten auf folgende Fragen:
- Werden allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen angeboten?
- Setzen Sie einen Schwerpunkt auf Spezialgebiete, wie z. B. die Intensiv Vorsorge?
- Wie ist Ihre Zielgruppe? Fokussieren Sie sich auf Altenpflege oder Kinderpflege?
- Deckt Ihr Pflegedienst Leistungen der häuslichen Pflege (nach Unfall/OP) oder der ambulanten Pflege ab – oder beides?
Spezialisierung
Eine Spezialisierung bietet in der Regel deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Lässt Ihre fachliche Qualifikation oder die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter dies zu, sollten Sie daher Pflegeleistungen anbieten, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen. So etablieren Sie sich womöglich besser auf dem Markt, wenn Sie einen Intensivpflegedienst gründen, wenn dies in Ihrer Region bisher nicht oder zu wenig angeboten wird.
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Angebot und Nachfrage
Marktanalyse und Standortwahl
Markt- und Konkurrenzanalyse
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebotenen Leistungen Ihrer Mitbewerber und analysieren Sie den Markt, auf dem Sie mit Ihrem privaten Pflegedienst erfolgreich sein wollen. Nur so finden Sie heraus, welche Leistungen die Pflegebedürftigen an Ihrem gewählten Standort oder deren Angehörige vermehrt nachfragen. Eine solche Analyse zeigt Ihnen außerdem, welche Marktlücken bestehen und ob Sie mit dem eigenen Pflegedienst offene Nischen besetzen können.
Pflegebedarf ermitteln
Stellen Sie bei Ihrer Analyse immer den augenscheinlichen Bedarf und die Leistungen, die Sie dafür im Pflegebereich erbringen müssten, gegenüber. Nur so sehen Sie, ob die Zahl der Pflegebedürftigen und der Aufwand, den Sie betreiben, in einem vernünftigen Verhältnis steht oder Sie ggf. über einen anderen Standort nachdenken sollten. Denn auch wenn es darum geht, Menschen zu helfen und in Ihrem Alltag zu unterstützen: Als Unternehmer tragen Sie Verantwortung für sich und Ihre Mitarbeiter, deren Lebensunterhalt Sie auf Dauer nur mit einem erfolgreichen Konzept sichern können.
Tipp: Statistiken zum lokalen Pflegebedarf sowie Prognosen zur demografischen Entwicklung in Ihrer Region finden Sie online beim Statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder Sie bekommen entsprechende Informationen bei den jeweiligen Städten und Gemeinden.
Wahl des Standorts
Die Markt- und Konkurrenzanalyse hilft bei der Suche eines geeigneten Standorts für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes. Stellt die Analyse einen allgemeinen Pflegebedarf fest, können Sie einen Standort für Ihre Geschäftsräume festlegen. Vergleichen Sie dazu das Potenzial verschiedener Standorte und lokaler Immobilienangebote. Denn: Nicht nur das Einzugsgebiet ist entscheidend, auch Art und Ausstattung der Räumlichkeiten beeinflussen den Erfolg Ihres Unternehmens.
Art & Lage der Räumlichkeiten
Die Räumlichkeiten sind erste Anlaufstelle für Kunden und Mitarbeiter. Sie sollen repräsentativ und einladend wirken, aber auch eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Weitere Kriterien, die Ihre Geschäftsräume erfüllen sollten:
- Zentrale Lage, gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel, Autobahnanbindung)
- Genügend Parkplätze (gerade bei einem mobilen Pflegedienst mit mehreren Einsatzfahrzeugen)
- Barrierefreier Zugang
- Platz für Schulungen, Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
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Finanzierung
Kosten einer Pflegedienstgründung
Mit welchen finanziellen Belastungen müssen Existenzgründer rechnen? Unabhängig davon, ob Sie einen ambulanten Pflegedienst oder ein anderes Unternehmen gründen: Prinzipiell lassen sich die Kosten für die Gründung und die spätere Geschäftstätigkeit in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Je genauer diese Kosten kalkuliert werden, desto besser lässt sich der anfängliche und spätere Kapitalbedarf ableiten. Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen:
Einmalige Kosten
- Anmeldung: Gewerbeanmeldung und weitere Anträge
- Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
- Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
- Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
- Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
- Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben
Pflegedienst gründen ohne Eigenkapital
Auch wenn Sie kein oder nur sehr wenig Eigenkapital zur Verfügung haben, ist die Gründung eines privaten Pflegedienstes prinzipiell möglich. In diesem Fall sollten Sie sich aber über entsprechende Finanzierungsmöglichkeiten, staatliche Unterstützung und Förderprogramme für Gründer informieren. Dazu zählen beispielsweise:
- Förderkredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
- Angebote der Bank für Sozialwirtschaft (BFS)
Nur so können Sie die hohen anfänglichen Kosten stemmen und wichtige Investitionen tätigen, die noch nicht durch Einnahmen gedeckt sind.
Laufende Kosten
- Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
- Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter
- Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
- Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
- Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
- Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
Abrechnung
Um Ihre laufenden Kosten aus den Einnahmen zu finanzieren, ist es wichtig, dass Sie die erbrachten Pflegeleistungen korrekt und in vollem Umfang mit den Kranken- und Pflegekassen abrechnen können. Hierfür müssen Sie den Kassen von Ihnen und Ihren Patienten unterzeichnete Leistungsnachweise vorlegen sowie je nach Kasse ggf. weitere Originaldokumente einreichen.
Unternehmensführung
Businessplan und Buchführung
Businessplan erstellen
Die Gründung und tägliche Arbeit in einem ambulanten Pflegedienst verlangen Ihnen und Ihren Mitarbeitern einiges ab, die Führung eines solchen Unternehmens ist anspruchsvoll. Umso wichtiger, dass Sie von Anfang an auf ein solides Konzept bauen, wenn Sie einen Pflegedienst gründen. Dafür ist die Erstellung eines fundierten Businessplans unerlässlich und sogar verpflichtend, wenn Sie bei der Gründung Ihres Pflegedienstes auf Fremdkapital angewiesen sind und bei Ihrer Bank Ihre Geschäftsidee vorstellen müssen. Diese Angaben sind Bestandteil eines guten Businessplans:
- Idee, Konzept und Beschreibung Ihres Geschäftsmodells
- Unternehmensziele und -strategie (kurz-, mittel- und langfristig)
- Standort-, Markt- und Wettbewerbsanalyse
- Anzahl/Art der Mitarbeiter und Organisationsstruktur
- Rechtsform, Risiken und Finanzierungsplan
- Werbung/Vertrieb, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen
Buchführung in der Pflege
Generell gilt: Führen Sie von Anfang an Buch über Ihre Finanzen! Denn: Unabhängig von ihrer gewählten Rechtsform sind zugelassene Pflegedienste laut PBV dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss vorzulegen. Warum? Ambulante Pflegedienste müssen nicht nur eine gute Pflege gewährleisten, sondern auch nachweislich wirtschaftlich arbeiten. Daher ist die Buchführung in der PBV genau geregelt. Dazu gehören eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) sowie weitere Nachweise, wie die Dokumentationspflicht und dahingehende Schulung der Mitarbeiter.
Ausgenommen von der Pflicht der sogenannten doppelten Buchführung sind kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Mitarbeitern in Vollzeit und weniger als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr. Sie müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.
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Rundum abgesichert
Versicherungen für den Pflegedienst
Sicherheit geht vor: Vergessen Sie nicht die Absicherung, wenn Sie Ihren eigenen Pflegedienst gründen. Denn gerade als Existenzgründer sind Sie und Ihre Mitarbeiter im Schadenfall hohen Risiken ausgesetzt. Ob Angehörige, die Sie für den schlechteren Gesundheitszustand eines Patienten verantwortlich machen, ein Unfall eines Firmenautos oder ein Wasserrohrbruch in Ihren Geschäftsräumen: Im Schadenfall kommen schnell hohe Schadenersatzforderungen, Kosten oder Reparaturen auf Ihren ambulanten Pflegedienst zu, vor denen Sie sich als Existenzgründer mit einer entsprechenden Versicherung schützen können.
Es wird zwischen der privaten (z. B. Privathaftpflicht) oder gewerblichen Absicherung (z. B. Firmen-Rechtsschutz) unterschieden. Lassen Sie sich beraten und stellen Sie sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen ein entsprechendes Versicherungs- und Leistungspaket zusammen.
Diese Versicherungen gehören zum sogenannten „Basisschutz“ und sind für Existenzgründer absolut existenziell:
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Startschuss für Ihre Unternehmensgründung
Zulassung
Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erfordert die Zulassung durch die Pflege- und Krankenkassen. Welche Kriterien für die Zulassung entscheidend sind und was Sie bei der Antragstellung beachten sollten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Zulassungskriterien
Neben den bereits genannten fachlichen Qualifikationen, d. h. Ihrer eigenen Berufsausbildung und der Ihrer Mitarbeiter, spielt für die Zulassung Ihres ambulanten Pflegedienstes auch die Organisation Ihres Betriebes eine große Rolle. Darunter fallen folgende Kriterien:
Hygieneplan
Für die Erstellung Ihres Hygieneplans können Sie sich am Rahmenhygieneplan orientieren, den der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen erstellt hat. Ein Hygieneplan muss folgende Punkte enthalten/beschreiben:
Mitarbeiterorganisation
Um von den Kranken- und Pflegekassen grünes Licht zu bekommen, müssen Sie genügend Mitarbeiter mit ausreichender beruflicher Qualifikation einstellen, um einen 24-Stunden-Schichtdienst, Wochenendschichten, Urlaub und Krankheit abzudecken. Sorgen Sie insbesondere für Ihre Vertretung bzw. eine stellvertretende Pflegedienstleitung für Ihre PDL, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall den Betrieb weiterführen kann.
Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt bzw. entsprechend Ihrer fachlichen Ausbildung ein und sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und angemessene Entlohnung.
Qualitätsmanagement
Im Rahmen des Zulassungsverfahrens stehen Ihr Qualitätsmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Qualitätsstandards auf dem Prüfstand. Das betrifft:
Darüber hinaus prüft der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MDK) im Namen der Kranken- und Pflegekassen die Einhaltung der Qualitätsprüfrichtlinien.
Antrag und Prüfung
Für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes reicht ein formloser Antrag direkt an die zuständigen Kassen, dass Sie Pflegeleistungen bei Pflegefällen übernehmen. Auf dessen Basis entscheiden die Kassen nach § 72 SGB dann, ob Ihr Pflegedienst die Zulassung erhält oder nicht.
Planen Sie in der Gründungsphase auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Zulassung ein, da der gesamte Prozess sehr komplex und umfassend ist. Informationen rund um das Thema Zulassung und die einzelnen Rahmenbedingungen hierfür finden Sie bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).
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Gute Mitarbeiter
Die richtigen Fachkräfte finden
Sie sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens und gute zu finden, ist nicht einfach: die richtigen Mitarbeiter. Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten
- körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Patienten in der Altenpflege),
- mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
- psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Patienten.
Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?
Die personelle Mindestbesetzung für einen mobilen Pflegedienst wird von den einzelnen Bundesländern jeweils gesetzlich geregelt. Um als Pflege-Unternehmen Ihrer Verpflichtung zu einer 24-stündigen Bereitschaft (Schichtdienst) nachzukommen, sollten Sie mindestens vier sozialversicherungspflichtige Vollzeitkräfte einstellen, von denen Sie bis zu zwei durch entsprechende Teilzeitbeschäftigte ersetzen können. Essenziell ist, dass die Patienten, die Sie betreuen, ausreichend versorgt werden. Die Voraussetzungen dafür: fachlich qualifizierte Mitarbeiter mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich, wie z. B. Altenpfleger oder Gesundheits- und Krankenpfleger.
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Leistungsabrechnung
Einen Versorgungsvertrag abschließen
Haben Sie die Zulassung für Ihren privaten Pflegedienst endlich in der Tasche, geht es an die Verhandlung eines Versorgungsvertrags. Solche Verträge spielen im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Ein Versorgungsvertrag wird mit den Pflegekassen ausgehandelt und ist die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Der Vertrag legt detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten notwendig ist:
- Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
- Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
- Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
- Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten
Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keinen Versorgungsvertrag vereinbart, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Betreuungsdienst.
Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um sowohl Patienten im Rahmen der häuslichen Pflege (z. B. nach Operation oder Unfall) als auch in der ambulanten Pflege (Altenpflege) zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen. Denn die Zulassungsverfahren für beide Pflegearten sind unabhängig voneinander, die Verträge nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.
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Das sollten Sie beachten
Was für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes noch wichtig ist
Vom Businessplan über das Konzept und die Rechtsform, bis hin zum Versorgungsvertrag und der Zulassung: Sie haben soweit an alles gedacht und könnten mit Ihrem Unternehmen „Pflegedienst gründen“ jetzt eigentlich durchstarten? Hier noch ein paar letzte wichtige Hinweise und notwendige Schritte, bevor es losgehen kann:
01
Anmeldung beim Gesundheitsamt
Sie müssen Ihren ambulanten Pflegedienst beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Dafür brauchen Sie ein gültiges Ausweisdokument sowie eine sogenannte Erlaubnisurkunde zur Ausübung Ihres Berufs, d.h. den Nachweis, dass Sie als Alten-, Gesundheits- oder Krankenpfleger arbeiten dürfen. Können Sie diese Urkunde nicht vorlegen (z. B. bei Pflegehelfern ohne Heilberufsbezeichnung), benötigen Sie ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest sowie das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“. Erkundigen Sie sich im Zweifel vorab, welche Unterlagen für die Anmeldung eines Unternehmens im Pflegebereich dem Gesundheitsamt in Ihrem Bundesland vorzulegen sind.
02
Beantragung der Betriebsnummer
Der Antrag auf eine Betriebsnummer erfolgt über die Bundesagentur für Arbeit. Anhand dieser Betriebsnummer kann Sie der Sozialversicherungsträger eindeutig als Arbeitgeber identifizieren. Wichtig: Die Beantragung der Betriebsnummer muss laut Gesetzgeber elektronisch erfolgen. Die einzelnen Bundesländer bieten hierfür online entsprechende Formulardienste an.
03
Gewerbeanmeldung
Generell gilt: Ausgebildete Pflegekräfte zählen zu den Heilberufen und damit nach § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) zu den sogenannten Katalogberufen, die einkommensrechtlich als Freiberufler gewertet werden. Das bedeutet: Sie müssen Ihren Pflegedienst nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie beim Finanzamt anmelden. Letzteres prüft und entscheidet dann, ob Sie zusätzlich eine Gewerbeanmeldung brauchen. Wenn ja, melden Sie Ihr Unternehmen unter Angabe der Rechtsform beim zuständigen Gewerbeamt an, abhängig von der Adresse Ihres Firmensitzes. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt automatisch eine Steuernummer. Das Gewerbeamt informiert zudem die IHK über die Gründung, die Ihnen daraufhin die nötigen Unterlagen für eine Mitgliedschaft zuschickt.
Aber Achtung! Auch als freiberufliche Pflegekraft müssen Sie für bestimmte Leistungen, die über Pflegeleistungen hinausgehen, ein Gewerbe anmelden und diese Einkünfte buchhalterisch von Ihren sonstigen Einnahmen trennen. Dazu zählen alle Leistungen, für die keine besondere Qualifikation von Nöten ist, wie Haushaltshilfe (Putzen, Aufräumen) oder Wellnessleistungen (Frisieren).
04
IK-Nummer-Beantragung
Die Abkürzung „IK“ steht für „Institutionskennzeichen“. Diese Nummer benötigen die Krankenkassen zur Abrechnung der Pflegedienstleistungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter an den Pflegebedürftigen erbringen. Zum Erhalt der IK-Nummer reicht ein formloser Antrag bei der SVI (Sammel- und Verteilungsstelle) der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen.
05
Kontaktaufnahme mit der Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege
Als Gründer eines ambulanten Pflegedienstes sind Sie wie andere Unternehmer auch verpflichtet, für sich und Ihre Mitarbeiter eine gesetzliche Unfallversicherung abzuschließen. Hierfür wenden Sie sich an die Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege. Allgemeines zur Unfallversicherung erfahren Sie über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Weitere Informationen zur betrieblichen Unfallversicherung der Allianz lesen Sie hier.
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Schritt für Schritt
Pflegedienst gründen – Checkliste
Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Damit Sie bei der Gründung Ihres Pflege-Unternehmens keinen wichtigen Schritt vergessen, hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:
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