Rothaarige Pflegerin legt lächelnd die Hände auf den Schultern einer älteren Dame
Selbstständig Patienten pflegen

Pflegedienst gründen

ZUR BERATUNG
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Kurz erklärt in 30 Sekunden
Die Nachfrage nach qualifizierten Pflege­einrich­tungen wächst
  • In Deutschland sind knapp 16.000 ambulante Pflegedienste registriert, Tendenz steigend. Knapp 70 Prozent davon sind in privater Hand. Der Grund: die demografische Entwicklung und die zunehmende Zahl an Pflegedürftigen – für 2060 prognostiziert das Statistische Bundesamt einen Anstieg auf rund 4,53 Millionen.
  • Ein ambulanter Pflegedienst definiert sich nach § 71 Sozialgesetzbuch zu Pflegeeinrichtungen als eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt pflegt.
  • Die Betreuung pflegebedürftiger Menschen erfordert Empathie, Respekt, geschulte Mitarbeiter und die Erfüllung einer Reihe formeller Bedingungen.
  • Wer als Selbstständiger einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, hat auf der einen Seite immer das Wohl der Patienten vor Augen. Auf der anderen Seite trägt er die volle Verantwortung für seine Selbstständigkeit und seine Mitarbeiter.

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Illustration - Ein schwarzhaariger Mann, der einen grünen Pullover trägt, hat ein grünes Fragezeichen über dem Kopf
Voraussetzungen
Illustration - Ein schwarzhaariger Mann, der einen grünen Pullover trägt, hat ein grünes Fragezeichen über dem Kopf

Als Existenzgründer mit einem eigenen ambulanten Pflegedienst in die Selbstständigkeit zu starten sollte gut durchdacht sein. Überlegen Sie sich anhand der nachfolgenden Fragen und Beispiele daher genau, ob Sie für die Gründung eines Pflegedienstes die richtigen Voraussetzungen mitbringen:

  • Persönliche Eigenschaften: Welcher Typ Mensch sind Sie? Können Sie sich gut in andere hineinversetzen, wie gehen Sie mit emotionalem und physischem Stress um?
  • Fachliche Qualifikation: Haben Sie die notwendige Ausbildung zur Pflegefachkraft absolviert? Oder stellen Sie als Inhaber entsprechend qualifizierte Mitarbeiter für die Betreuung der Patienten ein?
  • Kaufmännische Kenntnisse: Wissen Sie, wie Sie ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen können? Kennen Sie sich mit Buchhaltung, Steuerfragen oder Mitarbeiterführung aus?

Können Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann haben Sie die besten Aussichten, um in der Pflege oder Altenpflege tätig zu werden. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

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Ambulanten Pflegedienst gründen

 

Wichtige persönliche Eigenschaften als Pflegefachkraft

Ihre Sozialkompetenz und Ihre Persönlichkeit sind für die Gründung eines eigenen Pflegedienstes entscheidend. Diese Eigenschaften zählen zu den grundlegenden Voraussetzungen für die Betreuung Pflegebedürftiger:

Wer einen ambulanten Pflegedienst eröffnen will, muss eine entsprechende fachliche Eignung nachweisen. Nach § 71 SGB (Sozialgesetzbuch) dürfen nur ausgebildete Pflegekräfte mit entsprechenden Zusatzqualifikationen ein Unternehmen im Pflegebereich gründen. Im Einzelnen müssen Sie als Gründer folgende fachliche Voraussetzungen mitbringen:
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Leistungsspektrum
Pflegerein beugt sich zu einem Mann im Rollstuhl

Pflegedienst ist gleich Pflegedienst? Ganz im Gegenteil: Vor der Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes sollten Sie ein Konzept erarbeiten und das Leistungsspektrum definieren, das Sie mit Ihrem Unternehmen abdecken. Finden Sie dafür Antworten auf folgende Fragen:

  • Werden allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen angeboten?
  • Setzen Sie einen Schwerpunkt auf Spezialgebiete, wie z. B. die Intensivvorsorge?
  • Wie ist Ihre Zielgruppe? Fokussieren Sie sich auf Altenpflege oder Kinderpflege?
  • Deckt Ihr Pflegedienst Leistungen der häuslichen Pflege (nach Unfall/OP) oder der ambulanten Pflege ab – oder beides?

Spezialisierung

Eine Spezialisierung bietet in der Regel deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Lässt Ihre fachliche Qualifikation oder die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter dies zu, sollten Sie daher Pflegeleistungen anbieten, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen. So etablieren Sie sich womöglich besser auf dem Markt, wenn Sie einen Intensivpflegedienst gründen, wenn dies in Ihrer Region bisher nicht oder zu wenig angeboten wird.

Pflegerein beugt sich zu einem Mann im Rollstuhl
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Die richtige Wahl treffen

Welche Rechtsform eignet sich, um einen Pflegedienst zu gründen? Die meisten Pflegedienste werden als Einzelunternehmen gegründet. Das bedeutet:

  • Unkomplizierte Gründung – ohne Startkapital, nur geringe Gründungskosten
  • Kein Eintrag ins Handelsregister notwendig
  • Inhaber = Geschäftsführer, d. h. alleinige Entscheidungsgewalt
  • Haftung mit Privatvermögen

Daneben lässt sich ein ambulanter Pflegedienst auch in Form einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gründen. Beide Unternehmensformen schützen im Vergleich zum Einzelunternehmen Ihr Privatvermögen, bringen aber strengere Buchhaltungspflichten mit sich. Die beiden Rechtsformen im Überblick:

  • GmbH:  Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Einzelperson oder im Team gegründet werden. Besonders die GmbH bietet steuerliche Vorteile. In einer GmbH haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen. Zur Gründung benötigen Sie ein Mindestkapital von 25.000 Euro.
  • UG: In einer Unternehmergesellschaft besteht eine beschränkte Haftung mit dem Firmenvermögen. Die Gründung kann mit einem Gesellschafter oder als Team und einem Start-/Stammkapital von mindestens einem Euro erfolgen. In der UG müssen mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses (abzgl. Verlustvortrag) als Eigenkapitalrücklage verwendet werden.

Welches die geeignete Rechtsform für Ihren Pflegedienst ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie z. B. der Unternehmensgröße (Anzahl Mitarbeiter) oder Ihrer Risikobereitschaft (Frage der Haftung). Ziehen Sie am besten einen Steuerberater zu Rate, um in dieser wichtigen Frage die richtige Entscheidung zu treffen. Überhaupt ist die Unterstützung durch einen Steuerberater gerade in der Gründungsphase eine gute Idee, denn als Pflegedienst sind Sie laut Pflegebuchführungsverordnung (PBV) dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss inkl. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) vorzulegen.

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Finanzierung

Mit welchen finanziellen Belastungen müssen Existenzgründer rechnen? Unabhängig davon, ob Sie einen ambulanten Pflegedienst oder ein anderes Unternehmen gründen: Prinzipiell lassen sich die Kosten für die Gründung und die spätere Geschäftstätigkeit in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Je genauer diese Kosten kalkuliert werden, desto besser lässt sich der anfängliche und spätere Kapitalbedarf ableiten. Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen:

Einmalige Kosten

  • Anmeldung: Gewerbeanmeldung und weitere Anträge
  • Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
  • Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
  • Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
  • Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
  • Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben

Laufende Kosten

  • Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
  • Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter
  • Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
  • Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
  • Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
  • Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
Um Ihre laufenden Kosten aus den Einnahmen zu finanzieren, ist es wichtig, dass Sie die erbrachten Pflegeleistungen korrekt und in vollem Umfang mit den Kranken- und Pflegekassen abrechnen können. Hierfür müssen Sie den Kassen von Ihnen und Ihren Patienten unterzeichnete Leistungsnachweise vorlegen sowie je nach Kasse ggf. weitere Originaldokumente einreichen.
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Antrag und Kriterien
Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erfordert die Zulassung durch die Pflege- und Krankenkassen. Hierfür reicht ein formloser Antrag direkt an die zuständigen Kassen, dass Sie Pflegeleistungen bei Pflegefällen übernehmen. Auf dessen Basis entscheiden die Kassen nach § 72 SGB dann, ob Ihr Pflegedienst die Zulassung erhält oder nicht. Neben den bereits genannten fachlichen Qualifikationen, d. h. Ihrer eigenen Berufsausbildung und der Ihrer Mitarbeiter, spielt auch die Organisation Ihres Betriebes eine große Rolle. Darunter fallen folgende Kriterien:
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Pflegeteam bespricht etwas
Gute Mitarbeiter
Pflegeteam bespricht etwas

Sie sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens und gute zu finden, ist nicht einfach: die richtigen Mitarbeiter. Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten

  • körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Patienten in der Altenpflege),
  • mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
  • psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Patienten.
Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Die personelle Mindestbesetzung für einen mobilen Pflegedienst wird von den einzelnen Bundesländern jeweils gesetzlich geregelt. Um als Pflege-Unternehmen Ihrer Verpflichtung zu einer 24-stündigen Bereitschaft (Schichtdienst) nachzukommen, sollten Sie mindestens vier sozialversicherungspflichtige Vollzeitkräfte einstellen, von denen Sie bis zu zwei durch entsprechende Teilzeitbeschäftigte ersetzen können. Essenziell ist, dass die Patienten, die Sie betreuen, ausreichend versorgt werden. Die Voraussetzungen dafür: fachlich qualifizierte Mitarbeiter mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich, wie z. B. Altenpfleger oder Gesundheits- und Krankenpfleger.
 
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Leistungsabrechnung

Haben Sie die Zulassung für Ihren privaten Pflegedienst endlich in der Tasche, geht es an die Verhandlung eines Versorgungsvertrags. Solche Verträge spielen im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Ein Versorgungsvertrag wird mit den Pflegekassen ausgehandelt und ist die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Der Vertrag legt detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten notwendig ist:

  • Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
  • Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
  • Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
  • Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten

Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keinen Versorgungsvertrag vereinbart, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Betreuungsdienst.

Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um sowohl Patienten im Rahmen der häuslichen Pflege (z. B. nach Operation oder Unfall) als auch in der ambulanten Pflege (Altenpflege) zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen. Denn die Zulassungsverfahren für beide Pflegearten sind unabhängig voneinander, die Verträge nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.

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Das sollten Sie beachten
Vom Businessplan über das Konzept und die Rechtsform, bis hin zum Versorgungsvertrag und der Zulassung: Sie haben soweit an alles gedacht und könnten mit Ihrem Unternehmen „Pflegedienst gründen“ jetzt eigentlich durchstarten? Hier noch ein paar letzte wichtige Hinweise und notwendige Schritte, bevor es losgehen kann:
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Sie müssen Ihren ambulanten Pflegedienst beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Dafür brauchen Sie ein gültiges Ausweisdokument sowie eine sogenannte Erlaubnisurkunde zur Ausübung Ihres Berufs, d.h. den Nachweis, dass Sie als Alten-, Gesundheits- oder Krankenpfleger arbeiten dürfen. Können Sie diese Urkunde nicht vorlegen (z. B. bei Pflegehelfern ohne Heilberufsbezeichnung), benötigen Sie ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest sowie das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“. Erkundigen Sie sich im Zweifel vorab, welche Unterlagen für die Anmeldung eines Unternehmens im Pflegebereich dem Gesundheitsamt in Ihrem Bundesland vorzulegen sind.
Illustration - Eine schwarzhaarige Frau hält einen Stapel Münzen in der Hand. Hinter ihr ist ein Kalender zu sehen.
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Illustration - Eine dunkelhaarige Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält ein Dokument mit einem Info i in der rechten Hand.
Der Antrag auf eine Betriebsnummer erfolgt über die Bundesagentur für Arbeit. Anhand dieser Betriebsnummer kann Sie der Sozialversicherungsträger eindeutig als Arbeitgeber identifizieren. Wichtig: Die Beantragung der Betriebsnummer muss laut Gesetzgeber elektronisch erfolgen. Die einzelnen Bundesländer bieten hierfür online entsprechende Formulardienste an.
Illustration - Eine dunkelhaarige Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält ein Dokument mit einem Info i in der rechten Hand.
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Generell gilt: Ausgebildete Pflegekräfte zählen zu den Heilberufen und damit nach § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) zu den sogenannten Katalogberufen, die einkommensrechtlich als Freiberufler gewertet werden. Das bedeutet: Sie müssen Ihren Pflegedienst nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie beim Finanzamt anmelden. Letzteres prüft und entscheidet dann, ob Sie zusätzlich eine Gewerbeanmeldung brauchen. Wenn ja, melden Sie Ihr Unternehmen unter Angabe der Rechtsform beim zuständigen Gewerbeamt an, abhängig von der Adresse Ihres Firmensitzes. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt automatisch eine Steuernummer. Das Gewerbeamt informiert zudem die IHK über die Gründung, die Ihnen daraufhin die nötigen Unterlagen für eine Mitgliedschaft zuschickt.

Aber Achtung! Auch als freiberufliche Pflegekraft müssen Sie für bestimmte Leistungen, die über Pflegeleistungen hinausgehen, ein Gewerbe anmelden und diese Einkünfte buchhalterisch von Ihren sonstigen Einnahmen trennen. Dazu zählen alle Leistungen, für die keine besondere Qualifikation von Nöten ist, wie Haushaltshilfe (Putzen, Aufräumen) oder Wellnessleistungen (Frisieren).

Illustration - Zwei Männer und eine Frau sitzen gemeinsam an einem Schreibtisch und blicken in ein Tablet.
Illustration - Zwei Männer und eine Frau sitzen gemeinsam an einem Schreibtisch und blicken in ein Tablet.
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Illustration - Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert mit einem Headset. Im Hintergrund ist eine Frau mit einem Telefon zu sehen.
Die Abkürzung „IK“ steht für „Institutionskennzeichen“. Diese Nummer benötigen die Krankenkassen zur Abrechnung der Pflegedienstleistungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter an den Pflegebedürftigen erbringen. Zum Erhalt der IK-Nummer reicht ein formloser Antrag bei der SVI (Sammel- und Verteilungsstelle) der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen.
Illustration - Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert mit einem Headset. Im Hintergrund ist eine Frau mit einem Telefon zu sehen.
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Als Gründer eines ambulanten Pflegedienstes sind Sie wie andere Unternehmer auch verpflichtet, für sich und Ihre Mitarbeiter eine gesetzliche Unfallversicherung abzuschließen. Hierfür wenden Sie sich an die Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege. Allgemeines zur Unfallversicherung erfahren Sie über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Weitere Informationen zur betrieblichen Unfallversicherung der Allianz lesen Sie hier.
Illustration - Ein Mann steht vor einem Geschäft und hält ein Dokument in der Hand.
Illustration - Ein Mann steht vor einem Geschäft und hält ein Dokument in der Hand.
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Pflegedienst erfolgreich etablieren

Die beste Geschäftsidee hat wenig Chancen auf Erfolg, wenn das Angebot nicht auf Interesse stößt oder potenzielle Kunden nichts von der Neueröffnung mitbekommen. So ist es auch mit einem Pflegedienst. Um Kunden, d. h. Patienten und deren Angehörige für die Betreuung durch Sie und Ihre Mitarbeiter zu gewinnen, müssen Sie gerade in der Anfangsphase kräftig die Werbetrommel rühren.

Wichtigste Herausforderung: Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist und wen Sie mit Ihrem Leistungsangebot ansprechen möchten. Dafür sollten Sie unbedingt eine Markt- und Zielgruppenanalyse vornehmen. Welche Mitbewerber auf dem Markt gibt es bereits? Wie ist die Abdeckung mit Pflegeangeboten in meiner Zielregion? Auf welche Unterstützung sind Pflegebedürftige besonders angewiesen? Passen Sie Ihre Marketingmaßnahmen den Ergebnissen entsprechend an, um Ihren Pflegedienst im Zielgebiet bekannt zu machen.

Zu den konkreten Marketingmaßnahmen zählen u. a.:

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Illustration - Eine dunkelhaarige Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält ein Dokument mit einem Info i in der rechten Hand.
Schritt für Schritt
Illustration - Eine dunkelhaarige Frau sitzt an einem Schreibtisch und hält ein Dokument mit einem Info i in der rechten Hand.

Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Damit Sie bei der Gründung Ihres Pflege-Unternehmens keinen wichtigen Schritt vergessen, hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Grundlegende Voraussetzungen für eine Existenzgründung überprüfen
  • Pflegeleistungen mit den Krankenkassen/Pflegekassen festlegen
  • Kapitalbedarf und Finanzierung sichern
  • Rechtsform festlegen
  • Businessplan aufstellen
  • Geeignete Räumlichkeiten zur Krankenpflege finden
  • Versicherung abschließen
  • Genehmigungen für die Gründung einholen
  • Geeignete Fach- und Pflegekräfte finden
  • Marketingmaßnahmen durchführen
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