Ambulanten Pflegedienst gründen: so geht´s

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Kurz erklärt in 30 Sekunden

Pflegedienst gründen: Auf den Punkt gebracht

Die Nachfrage nach qualifizierten Pflegeeinrichtungen wächst

In Deutschland sind knapp 16.000 ambulante Pflegedienste registriert, Tendenz steigend. Knapp 70 Prozent davon sind in privater Hand. Der Grund: die demografische Entwicklung und die zunehmende Zahl an Pflegedürftigen – für 2060 prognostiziert das Statistische Bundesamt einen Anstieg auf rund 4,53 Millionen.
Ein ambulanter Pflegedienst definiert sich nach § 71 Sozialgesetzbuch zu Pflegeeinrichtungen als eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt pflegt.
Die Betreuung pflegebedürftiger Menschen erfordert Empathie, Respekt, geschulte Mitarbeiter und die Erfüllung einer Reihe formeller Bedingungen.
Wer als Selbstständiger einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, hat auf der einen Seite immer das Wohl der Patienten vor Augen. Auf der anderen Seite trägt er die volle Verantwortung für seine Selbstständigkeit und seine Mitarbeiter.

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Voraussetzungen

Wer darf einen Pflegedienst gründen?

Als Existenzgründer mit einem eigenen ambulanten Pflegedienst in die Selbstständigkeit zu starten sollte gut durchdacht sein. Überlegen Sie sich anhand der nachfolgenden Fragen und Beispiele daher genau, ob Sie für die Gründung eines Pflegedienstes die richtigen Voraussetzungen mitbringen:

Persönliche Eigenschaften: Welcher Typ Mensch sind Sie? Können Sie sich gut in andere hineinversetzen, wie gehen Sie mit emotionalem und physischem Stress um?
Fachliche Qualifikation: Haben Sie die notwendige Ausbildung zur Pflegefachkraft absolviert? Oder stellen Sie als Inhaber entsprechend qualifizierte Mitarbeiter für die Betreuung der Patienten ein?
Kaufmännische Kenntnisse: Wissen Sie, wie Sie ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen können? Kennen Sie sich mit Buchhaltung, Steuerfragen oder Mitarbeiterführung aus?

Können Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann haben Sie die besten Aussichten, um in der Pflege oder Altenpflege tätig zu werden. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

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Ambulanten Pflegedienst gründen

Persönliche und fachliche Voraussetzungen im Detail

Wichtige persönliche Eigenschaften als Pflegefachkraft

Ihre Sozialkompetenz und Ihre Persönlichkeit sind für die Gründung eines eigenen Pflegedienstes entscheidend. Diese Eigenschaften zählen zu den grundlegenden Voraussetzungen für die Betreuung Pflegebedürftiger:

Empathie & Distanz

Einfühlsam auf die Menschen, die Sie pflegen, einzugehen, Respekt gegenüber ihren Einschränkungen, Schmerzen und ihrer Pflegebedürftigkeit zu zeigen sowie ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte der Angehörigen zu haben – das ist der eine Aspekt Ihrer Tätigkeit. Gleichzeitig ist es wichtig, die medizinischen und familiären Probleme Ihrer Patienten auf Abstand zu halten, eine Balance zwischen Mitgefühl und Abgrenzung zu finden. Nur so können Sie nach der Arbeit wieder Kräfte sammeln und bleiben emotional ausgeglichen.

Kommunikation & Organisation

Als Pflegekraft sind regelmäßig Ihre kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten gefragt, denn der Pflegedienst ist häufig das Bindeglied zwischen Patienten, Ärzten und den Krankenkassen. Durch den regelmäßigen oder täglichen Umgang sind Ihre Erfahrungen und Ihr Wissen über den einzelnen Patienten eine wichtige Hilfe, gerade bei alten oder geistig verwirrten Menschen, die zu Ihrem Gesundheitszustand oder Befinden unter Umständen nicht immer zuverlässige Angaben machen können.

Physische und psychische Fitness

Im Gegensatz zu anderen Existenzgründungen, zählt die Arbeitswoche in der Pflege sieben Tage, die durchaus lang und stressig sein können. Dessen sollten Sie sich bewusst sein. Denn auch wenn Ihre Patienten am Wochenende tendenziell mehr Besuch von Bekannten und Familie bekommen: Essen, Körperhygiene, Lagerung und Mobilisation, d.h. Bewegung der Pflegebedürftigen, können nicht einfach ausgesetzt werden. Schichtbetrieb und Wochenenddienste sind daher die Regel.

Fachliche Voraussetzungen für Gründung eines Pflegedienstes

Wer einen ambulanten Pflegedienst eröffnen will, muss eine entsprechende fachliche Eignung nachweisen. Nach § 71 SGB (Sozialgesetzbuch) dürfen nur ausgebildete Pflegekräfte mit entsprechenden Zusatzqualifikationen ein Unternehmen im Pflegebereich gründen. Im Einzelnen müssen Sie als Gründer folgende fachliche Voraussetzungen mitbringen:

Abschluss

Sie benötigen eine abgeschlossene Ausbildung entweder als

Gesundheits- und Krankenpfleger,
Kinderkrankenpfleger oder
Altenpfleger

Berufserfahrung

Mindestens zwei Jahre hauptberufliche Tätigkeit in dem jeweiligen Ausbildungsberuf in den letzten fünf Jahren sind Voraussetzung.

Ihre berufliche Qualifikation für die Zulassung Ihres Pflegedienstes weisen Sie mithilfe von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen nach.

Weiterbildung

Eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) ist verpflichtend:

Ausbildungslehrgang mit einem Mindestumfang von 460 Stunden
Alternativ zählt ein vergleichbares Studium wie z. B. Pflegemanagement.

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Ambulanten Pflegedienst gründen

Weitere Kenntnisse und Voraussetzungen

Kaufmännische Kenntnisse in der Unternehmensführung

Als Gründer eines ambulanten Pflegedienstes haben Sie zahlreiche Rechte und Pflichten. Sie tragen eine große Verantwortung für sich selbst, Ihre Mitarbeiter sowie natürlich für die pflegebedürftigen Menschen, die Sie betreuen. Neben den persönlichen und beruflichen Voraussetzungen ist betriebswirtschaftliches Wissen für die Führung eines Unternehmens unerlässlich. Wie gut können Sie mit Geld und Mitarbeitern umgehen, haben Sie bereits Ihre Führungsqualitäten unter Beweis gestellt? Falls Sie im Bereich Buchführung, Bilanzen und Management noch kein Know-how vorweisen können, empfiehlt es sich, Weiterbildungsangebote oder spezielle Kurse für Existenzgründer wahrzunehmen.

Einen Pflegedienst gründen ohne Ausbildung – ist das möglich?

Einen Pflegedienst zu gründen ohne Pflegedienstleitung ist rechtlich nicht erlaubt. Die Lösung, wenn Sie selbst keine Ausbildung zur PDL absolviert haben: Sie selbst können Ihren Pflegedienst als Inhaber gründen und müssen dann eine weitere Pflegekraft mit PDL-Weiterbildung in Vollzeit einstellen, um die erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen.

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Leistungsspektrum

Konzept und Pflegebereich festlegen

Pflegedienst ist gleich Pflegedienst? Ganz im Gegenteil: Vor der Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes sollten Sie ein Konzept erarbeiten und das Leistungsspektrum definieren, das Sie mit Ihrem Unternehmen abdecken. Finden Sie dafür Antworten auf folgende Fragen:

Werden allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen angeboten?
Setzen Sie einen Schwerpunkt auf Spezialgebiete, wie z. B. die Intensivvorsorge?
Wie ist Ihre Zielgruppe? Fokussieren Sie sich auf Altenpflege oder Kinderpflege?
Deckt Ihr Pflegedienst Leistungen der häuslichen Pflege (nach Unfall/OP) oder der ambulanten Pflege ab – oder beides?

Spezialisierung

Eine Spezialisierung bietet in der Regel deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Lässt Ihre fachliche Qualifikation oder die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter dies zu, sollten Sie daher Pflegeleistungen anbieten, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen. So etablieren Sie sich womöglich besser auf dem Markt, wenn Sie einen Intensivpflegedienst gründen, wenn dies in Ihrer Region bisher nicht oder zu wenig angeboten wird.

Markt- und Konkurrenzanalyse

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebotenen Leistungen Ihrer Mitbewerber und analysieren Sie den Markt, auf dem Sie mit Ihrem privaten Pflegedienst erfolgreich sein wollen. Nur so finden Sie heraus, welche Leistungen die Pflegebedürftigen an Ihrem gewählten Standort oder deren Angehörige vermehrt nachfragen. Eine solche Analyse zeigt Ihnen außerdem, welche Marktlücken bestehen und ob Sie mit dem eigenen Pflegedienst offene Nischen besetzen können. Stellen Sie dabei immer den augenscheinlichen Bedarf und die Leistungen, die Sie dafür im Pflegebereich erbringen müssten, gegenüber. Nur so sehen Sie, ob die Zahl der Pflegebedürftigen und der Aufwand, den Sie betreiben, in einem vernünftigen Verhältnis steht oder Sie ggf. über einen anderen Standort nachdenken sollten. Denn auch wenn es darum geht, Menschen zu helfen und in Ihrem Alltag zu unterstützen: Als Unternehmer tragen Sie Verantwortung für sich und Ihre Mitarbeiter, deren Lebensunterhalt Sie auf Dauer nur mit einem erfolgreichen Konzept sichern können.

Tipp: Statistiken zum lokalen Pflegebedarf sowie Prognosen zur demografischen Entwicklung in Ihrer Region finden Sie online beim Statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder Sie bekommen entsprechende Informationen bei den jeweiligen Städten und Gemeinden.

Standort und Räumlichkeiten

Die Markt- und Konkurrenzanalyse hilft bei der Suche eines geeigneten Standorts für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes. Stellt die Analyse einen allgemeinen Pflegebedarf fest, können Sie einen Standort für Ihre Geschäftsräume festlegen. Vergleichen Sie dazu das Potenzial verschiedener Standorte und lokaler Immobilienangebote. Denn: Nicht nur das Einzugsgebiet ist entscheidend, auch Art und Ausstattung der Räumlichkeiten beeinflussen den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Räumlichkeiten sind erste Anlaufstelle für Kunden und Mitarbeiter. Sie sollen repräsentativ und einladend wirken, aber auch eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Weitere Kriterien, die Ihre Geschäftsräume erfüllen sollten:

Zentrale Lage, gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel, Autobahnanbindung)
Genügend Parkplätze (gerade bei einem mobilen Pflegedienst mit mehreren Einsatzfahrzeugen)
Barrierefreier Zugang
Platz für Schulungen, Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter

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Die richtige Wahl treffen

Wahl der Rechtsform

Welche Rechtsform eignet sich, um einen Pflegedienst zu gründen? Die meisten Pflegedienste werden als Einzelunternehmen gegründet. Das bedeutet:

Unkomplizierte Gründung – ohne Startkapital, nur geringe Gründungskosten
Kein Eintrag ins Handelsregister notwendig
Inhaber = Geschäftsführer, d. h. alleinige Entscheidungsgewalt
Haftung mit Privatvermögen

Daneben lässt sich ein ambulanter Pflegedienst auch in Form einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gründen. Beide Unternehmensformen schützen im Vergleich zum Einzelunternehmen Ihr Privatvermögen, bringen aber strengere Buchhaltungspflichten mit sich. Die beiden Rechtsformen im Überblick:

GmbH: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Einzelperson oder im Team gegründet werden. Besonders die GmbH bietet steuerliche Vorteile. In einer GmbH haften Sie nur mit dem Gesellschaftsvermögen. Zur Gründung benötigen Sie ein Mindestkapital von 25.000 Euro.
UG: In einer Unternehmergesellschaft besteht eine beschränkte Haftung mit dem Firmenvermögen. Die Gründung kann mit einem Gesellschafter oder als Team und einem Start-/Stammkapital von mindestens einem Euro erfolgen. In der UG müssen mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses (abzgl. Verlustvortrag) als Eigenkapitalrücklage verwendet werden.

Welches die geeignete Rechtsform für Ihren Pflegedienst ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie z. B. der Unternehmensgröße (Anzahl Mitarbeiter) oder Ihrer Risikobereitschaft (Frage der Haftung). Ziehen Sie am besten einen Steuerberater zu Rate, um in dieser wichtigen Frage die richtige Entscheidung zu treffen. Überhaupt ist die Unterstützung durch einen Steuerberater gerade in der Gründungsphase eine gute Idee, denn als Pflegedienst sind Sie laut Pflegebuchführungsverordnung (PBV) dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss inkl. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) vorzulegen.

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Finanzierung

Kosten einer Pflegedienstgründung

Mit welchen finanziellen Belastungen müssen Existenzgründer rechnen? Unabhängig davon, ob Sie einen ambulanten Pflegedienst oder ein anderes Unternehmen gründen: Prinzipiell lassen sich die Kosten für die Gründung und die spätere Geschäftstätigkeit in einmalige und laufende Kosten unterteilen. Je genauer diese Kosten kalkuliert werden, desto besser lässt sich der anfängliche und spätere Kapitalbedarf ableiten. Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen:

Einmalige Kosten

Anmeldung: Gewerbeanmeldung und weitere Anträge
Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben

Laufende Kosten

Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter
Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter

Um Ihre laufenden Kosten aus den Einnahmen zu finanzieren, ist es wichtig, dass Sie die erbrachten Pflegeleistungen korrekt und in vollem Umfang mit den Kranken- und Pflegekassen abrechnen können. Hierfür müssen Sie den Kassen von Ihnen und Ihren Patienten unterzeichnete Leistungsnachweise vorlegen sowie je nach Kasse ggf. weitere Originaldokumente einreichen.

Ist es möglich, einen Pflegedienst ohne Eigenkapital zu gründen?

Auch wenn Sie kein oder nur sehr wenig Eigenkapital zur Verfügung haben, ist die Gründung eines privaten Pflegedienstes prinzipiell möglich. In diesem Fall sollten Sie sich aber über entsprechende Finanzierungsmöglichkeiten, staatliche Unterstützung und entsprechende Förderprogramme für Gründer informieren. Dazu zählen beispielsweise:

Förderkredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
Angebote der Bank für Sozialwirtschaft (BFS)

Nur so können Sie die hohen anfänglichen Kosten stemmen und wichtige Investitionen tätigen, die noch nicht durch Einnahmen gedeckt sind.

Businessplan erstellen

Die Gründung und tägliche Arbeit in einem ambulanten Pflegedienst verlangen Ihnen und Ihren Mitarbeitern einiges ab, die Führung eines solchen Unternehmens ist anspruchsvoll. Umso wichtiger, dass Sie von Anfang an auf ein solides Konzept bauen, wenn Sie einen Pflegedienst gründen. Dafür ist die Erstellung eines fundierten Businessplans unerlässlich und sogar verpflichtend, wenn Sie bei der Gründung Ihres Pflegedienstes auf Fremdkapital angewiesen sind und bei Ihrer Bank Ihre Geschäftsidee vorstellen müssen. Diese Angaben sind Bestandteil eines guten Businessplans:

Idee, Konzept und Beschreibung Ihres Geschäftsmodells; Unternehmensziele und -strategie (kurz-, mittel- und langfristig); Standort-, Markt- und Wettbewerbsanalyse; Anzahl/Art der Mitarbeiter und Organisationsstruktur; Rechtsform, Risiken und Finanzierungsplan; Werbung/Vertrieb, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Buchführung in der Pflege

Generell gilt: Führen Sie von Anfang an Buch über Ihre Finanzen! Denn: Unabhängig von ihrer gewählten Rechtsform sind zugelassene Pflegedienste laut PBV dazu verpflichtet, regelmäßig einen Jahresabschluss vorzulegen. Warum? Ambulante Pflegedienste müssen nicht nur eine gute Pflege gewährleisten, sondern auch nachweislich wirtschaftlich arbeiten. Daher ist die Buchführung in der PBV genau geregelt. Dazu gehören eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) sowie weitere Nachweise, wie die Dokumentationspflicht und dahingehende Schulung der Mitarbeiter.

Ausgenommen von der Pflicht der sogenannten doppelten Buchführung sind kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Mitarbeitern in Vollzeit und weniger als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr. Sie müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

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Rundum abgesichert

Versicherungen für den Pflegedienst

Sicherheit geht vor: Vergessen Sie nicht die Absicherung, wenn Sie Ihren eigenen Pflegedienst gründen. Denn gerade als Existenzgründer sind Sie und Ihre Mitarbeiter im Schadenfall hohen Risiken ausgesetzt. Ob Angehörige, die Sie für den schlechteren Gesundheitszustand eines Patienten verantwortlich machen, ein Unfall eines Firmenautos oder ein Wasserrohrbruch in Ihren Geschäftsräumen: Im Schadenfall kommen schnell hohe Schadenersatzforderungen, Kosten oder Reparaturen auf Ihren ambulanten Pflegedienst zu, vor denen Sie sich mit einer entsprechenden Versicherung schützen können.

Es wird zwischen der privaten (z. B. Privathaftpflicht) oder gewerblichen Absicherung (z. B. Firmen-Rechtsschutz) unterschieden. Lassen Sie sich beraten und stellen Sie sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen ein entsprechendes Versicherungs- und Leistungspaket zusammen.

Diese Versicherungen gehören zum sogenannten „Basisschutz“ und sind für Existenzgründer absolut existenziell:

Betriebshaftpflichtversicherung

Versichert Personen-, Sach- und Vermögensschäden
Individuell zugeschnitten auf Branche und Betrieb
Pauschale Versicherungssumme bis 3 Millionen Euro

Betriebshaftpflichtversicherung

Firmen-Rechtsschutz: Abgesichert im Rechtsstreit

Individuelle Leistungspakete
Unabhängige Beratung durch Anwälte und Mediatoren
Rund um die Uhr: Rechtsschutz-Service-Telefon

Firmen-Rechtsschutz

Inhaltsversicherung

Schutz für Einrichtung, Waren und Vorräte
Versichert u.a. Schäden durch Feuer und Einbruchdiebstahl
Individueller Schutz durch Gefahrenbausteine

Inhaltsversicherung

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Antrag und Kriterien

Zulassung durch Pflege- und Krankenkassen

Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erfordert die Zulassung durch die Pflege- und Krankenkassen. Hierfür reicht ein formloser Antrag direkt an die zuständigen Kassen, dass Sie Pflegeleistungen bei Pflegefällen übernehmen. Auf dessen Basis entscheiden die Kassen nach § 72 SGB dann, ob Ihr Pflegedienst die Zulassung erhält oder nicht. Neben den bereits genannten fachlichen Qualifikationen, d. h. Ihrer eigenen Berufsausbildung und der Ihrer Mitarbeiter, spielt auch die Organisation Ihres Betriebes eine große Rolle. Darunter fallen folgende Kriterien:

Hygieneplan

Für die Erstellung Ihres Hygieneplans können Sie sich am Rahmenhygieneplan orientieren, den der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen erstellt hat. Ein Hygieneplan muss folgende Punkte enthalten/beschreiben:

Desinfektion: sämtliche Maßnahmen zur Hände- und Flächendesinfektion
Sterilisation: Vorgaben zu Reinigung und Sterilisation von Wäsche/Berufskleidung sowie Instrumenten (Blutdruckmessgeräte etc.)
Qualitätsmanagement: Wer hat wann welche Schritte zur Sicherstellung der Hygiene auszuführen?
Transparenz: Der Hygieneplan muss in den Geschäftsräumen einsehbar sein.
Aktualität: Ein Hygieneplan muss jedes Jahr von neuem geprüft und aktualisiert werden.

Mitarbeiterorganisation

Um von den Kranken- und Pflegekassen grünes Licht zu bekommen, müssen Sie genügend Mitarbeiter mit ausreichender beruflicher Qualifikation einstellen, um einen 24-Stunden-Schichtdienst, Wochenendschichten, Urlaub und Krankheit abzudecken. Sorgen Sie insbesondere für Ihre Vertretung bzw. eine stellvertretende Pflegedienstleitung für Ihre PDL, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall den Betrieb weiterführen kann.

Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt bzw. entsprechend Ihrer fachlichen Ausbildung ein und sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und angemessene Entlohnung.

Qualität der Pflege

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens stehen Ihr Qualitätsmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Qualitätsstandards auf dem Prüfstand. Das betrifft:
Die Beratung und Einbindung der Pflegebedürftigen bei gesundheitsfördernden Maßnahmen, eine umfassende Pflegedokumentation und -planung, Evaluierung der Wirksamkeit Ihrer Betreuungs- und Pflegemaßnahmen, 24-h-Bereitschaft (Notfalldienst und -protokoll), Informationsaustausch mit den Angehörigen und eine realistische Tourenplanung und Tagesplanung zur Versorgung aller Patienten

Darüber hinaus prüft der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MDK) im Namen der Kranken- und Pflegekassen die Einhaltung der Qualitätsprüfrichtlinien. Planen Sie in der Gründungsphase auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Zulassung ein, da der gesamte Prozess sehr komplex und umfassend ist. Informationen rund um das Thema Zulassung und die einzelnen Rahmenbedingungen hierfür finden Sie bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).

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Gute Mitarbeiter

Die richtigen Fachkräfte finden

Sie sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens und gute zu finden, ist nicht einfach: die richtigen Mitarbeiter. Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten

körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Patienten in der Altenpflege),
mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Patienten.

Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Die personelle Mindestbesetzung für einen mobilen Pflegedienst wird von den einzelnen Bundesländern jeweils gesetzlich geregelt. Um als Pflege-Unternehmen Ihrer Verpflichtung zu einer 24-stündigen Bereitschaft (Schichtdienst) nachzukommen, sollten Sie mindestens vier sozialversicherungspflichtige Vollzeitkräfte einstellen, von denen Sie bis zu zwei durch entsprechende Teilzeitbeschäftigte ersetzen können. Essenziell ist, dass die Patienten, die Sie betreuen, ausreichend versorgt werden. Die Voraussetzungen dafür: fachlich qualifizierte Mitarbeiter mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich, wie z. B. Altenpfleger oder Gesundheits- und Krankenpfleger.

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Leistungsabrechnung

Einen Versorgungsvertrag abschließen

Haben Sie die Zulassung für Ihren privaten Pflegedienst endlich in der Tasche, geht es an die Verhandlung eines Versorgungsvertrags. Solche Verträge spielen im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Ein Versorgungsvertrag wird mit den Pflegekassen ausgehandelt und ist die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Der Vertrag legt detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten notwendig ist:

Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten

Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keinen Versorgungsvertrag vereinbart, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Betreuungsdienst.

Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um sowohl Patienten im Rahmen der häuslichen Pflege (z. B. nach Operation oder Unfall) als auch in der ambulanten Pflege (Altenpflege) zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen. Denn die Zulassungsverfahren für beide Pflegearten sind unabhängig voneinander, die Verträge nur für einen begrenzten Zeitraum gültig.

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Das sollten Sie beachten

Was für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes noch wichtig ist

Vom Businessplan über das Konzept und die Rechtsform, bis hin zum Versorgungsvertrag und der Zulassung: Sie haben soweit an alles gedacht und könnten mit Ihrem Unternehmen „Pflegedienst gründen“ jetzt eigentlich durchstarten? Hier noch ein paar letzte wichtige Hinweise und notwendige Schritte, bevor es losgehen kann:

Anmeldung beim Gesundheitsamt

Sie müssen Ihren ambulanten Pflegedienst beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Dafür brauchen Sie ein gültiges Ausweisdokument sowie eine sogenannte Erlaubnisurkunde zur Ausübung Ihres Berufs, d.h. den Nachweis, dass Sie als Alten-, Gesundheits- oder Krankenpfleger arbeiten dürfen. Können Sie diese Urkunde nicht vorlegen (z. B. bei Pflegehelfern ohne Heilberufsbezeichnung), benötigen Sie ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest sowie das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“. Erkundigen Sie sich im Zweifel vorab, welche Unterlagen für die Anmeldung eines Unternehmens im Pflegebereich dem Gesundheitsamt in Ihrem Bundesland vorzulegen sind.

Beantragung der Betriebsnummer

Der Antrag auf eine Betriebsnummer erfolgt über die Bundesagentur für Arbeit. Anhand dieser Betriebsnummer kann Sie der Sozialversicherungsträger eindeutig als Arbeitgeber identifizieren. Wichtig: Die Beantragung der Betriebsnummer muss laut Gesetzgeber elektronisch erfolgen. Die einzelnen Bundesländer bieten hierfür online entsprechende Formulardienste an.

Gewerbeanmeldung

Generell gilt: Ausgebildete Pflegekräfte zählen zu den Heilberufen und damit nach § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) zu den sogenannten Katalogberufen, die einkommensrechtlich als Freiberufler gewertet werden. Das bedeutet: Sie müssen Ihren Pflegedienst nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie beim Finanzamt anmelden. Letzteres prüft und entscheidet dann, ob Sie zusätzlich eine Gewerbeanmeldung brauchen. Wenn ja, melden Sie Ihr Unternehmen unter Angabe der Rechtsform beim zuständigen Gewerbeamt an, abhängig von der Adresse Ihres Firmensitzes. In diesem Fall erhalten Sie vom Finanzamt automatisch eine Steuernummer. Das Gewerbeamt informiert zudem die IHK über die Gründung, die Ihnen daraufhin die nötigen Unterlagen für eine Mitgliedschaft zuschickt.

Aber Achtung! Auch als freiberufliche Pflegekraft müssen Sie für bestimmte Leistungen, die über Pflegeleistungen hinausgehen, ein Gewerbe anmelden und diese Einkünfte buchhalterisch von Ihren sonstigen Einnahmen trennen. Dazu zählen alle Leistungen, für die keine besondere Qualifikation von Nöten ist, wie Haushaltshilfe (Putzen, Aufräumen) oder Wellnessleistungen (Frisieren).

IK-Nummer-Beantragung

Die Abkürzung „IK“ steht für „Institutionskennzeichen“. Diese Nummer benötigen die Krankenkassen zur Abrechnung der Pflegedienstleistungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter an den Pflegebedürftigen erbringen. Zum Erhalt der IK-Nummer reicht ein formloser Antrag bei der SVI (Sammel- und Verteilungsstelle) der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen.

Kontaktaufnahme mit der Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege

Als Gründer eines ambulanten Pflegedienstes sind Sie wie andere Unternehmer auch verpflichtet, für sich und Ihre Mitarbeiter eine gesetzliche Unfallversicherung abzuschließen. Hierfür wenden Sie sich an die Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege. Allgemeines zur Unfallversicherung erfahren Sie über die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Weitere Informationen zur betrieblichen Unfallversicherung der Allianz lesen Sie hier.

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Pflegedienst erfolgreich etablieren

Das richtige Marketing

Die beste Geschäftsidee hat wenig Chancen auf Erfolg, wenn das Angebot nicht auf Interesse stößt oder potenzielle Kunden nichts von der Neueröffnung mitbekommen. So ist es auch mit einem Pflegedienst. Um Kunden, d. h. Patienten und deren Angehörige für die Betreuung durch Sie und Ihre Mitarbeiter zu gewinnen, müssen Sie gerade in der Anfangsphase kräftig die Werbetrommel rühren.

Wichtigste Herausforderung: Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist und wen Sie mit Ihrem Leistungsangebot ansprechen möchten. Dafür sollten Sie unbedingt eine Markt- und Zielgruppenanalyse vornehmen. Welche Mitbewerber auf dem Markt gibt es bereits? Wie ist die Abdeckung mit Pflegeangeboten in meiner Zielregion? Auf welche Unterstützung sind Pflegebedürftige besonders angewiesen? Passen Sie Ihre Marketingmaßnahmen den Ergebnissen entsprechend an, um Ihren Pflegedienst im Zielgebiet bekannt zu machen.

Zu den konkreten Marketingmaßnahmen zählen u. a.:

Webseite

Eine ansprechende, professionell gestaltete und vor allem informative sowie seriöse Website: Sie ist gerade für Angehörige relevant, die über Suchmaschinen oder Empfehlungsportale nach der passenden Betreuung für die Pflegebedürftigen suchen.

Soziale Netzwerke

Die Kommunikation über soziale Netzwerke: Zielgruppengerechte Angebote, interessante Inhalte und Neuigkeiten aus dem Pflegebereich sowie besondere Leistungen, die für Pflegebedürftige relevant sind, zeigen, dass Sie sich immer auf dem Laufenden halten und Transparenz Ihnen wichtig ist.

Plakatwerbung

Plakate, Flyer und Anzeigen in Papierform in einschlägigen Zeitungen und Magazinen: Wenn Sie sich im Bereich Altenpflege spezialisieren, sind dies wichtige Medien, da sie insbesondere von einer älteren Zielgruppe gelesen werden. Platzieren Sie diese Werbemittel sehr gezielt, da sie sonst schnell ins Geld gehen können.

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Schritt für Schritt

Pflegedienst gründen – Checkliste

Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Damit Sie bei der Gründung Ihres Pflege-Unternehmens keinen wichtigen Schritt vergessen, hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

Grundlegende Voraussetzungen für eine Existenzgründung überprüfen
Pflegeleistungen mit den Krankenkassen/Pflegekassen festlegen
Kapitalbedarf und Finanzierung sichern
Rechtsform festlegen
Businessplan aufstellen
Geeignete Räumlichkeiten zur Krankenpflege finden
Versicherung abschließen
Genehmigungen für die Gründung einholen
Geeignete Fach- und Pflegekräfte finden
Marketingmaßnahmen durchführen

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Wer darf einen Pflegedienst gründen?

Persönliche und fachliche Voraussetzungen im Detail

Wichtige persönliche Eigenschaften als Pflegefachkraft

Fachliche Voraussetzungen für Gründung eines Pflegedienstes

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