Pflegedienst gründen: Auf den Punkt gebracht
- In Deutschland sind knapp 16.000 ambulante Pflegedienste registriert, Tendenz steigend. Knapp 70 Prozent davon sind in privater Hand. Der Grund: die demografische Entwicklung und die zunehmende Zahl an Pflegedürftigen – für 2060 prognostiziert das Statistische Bundesamt einen Anstieg auf rund 4,53 Millionen.
- Ein ambulanter Pflegedienst definiert sich nach § 71 Sozialgesetzbuch zu Pflegeeinrichtungen als eine selbstständig wirtschaftende Einrichtung, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt pflegt.
- Die Betreuung pflegebedürftiger Menschen erfordert Empathie, Respekt, geschulte Mitarbeiter und die Erfüllung einer Reihe formeller Bedingungen.
- Wer als Selbstständiger einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, hat auf der einen Seite immer das Wohl der Patienten vor Augen. Auf der anderen Seite trägt er die volle Verantwortung für seine Selbstständigkeit und seine Mitarbeiter.
Marktanalyse und Standortwahl
Markt- und Konkurrenzanalyse
Pflegebedarf ermitteln
Stellen Sie bei Ihrer Analyse immer den augenscheinlichen Bedarf und die Leistungen, die Sie dafür im Pflegebereich erbringen müssten, gegenüber. Nur so sehen Sie, ob die Zahl der Pflegebedürftigen und der Aufwand, den Sie betreiben, in einem vernünftigen Verhältnis steht oder Sie ggf. über einen anderen Standort nachdenken sollten. Denn auch wenn es darum geht, Menschen zu helfen und in Ihrem Alltag zu unterstützen: Als Unternehmer tragen Sie Verantwortung für sich und Ihre Mitarbeiter, deren Lebensunterhalt Sie auf Dauer nur mit einem erfolgreichen Konzept sichern können.
Tipp: Statistiken zum lokalen Pflegebedarf sowie Prognosen zur demografischen Entwicklung in Ihrer Region finden Sie online beim Statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder Sie bekommen entsprechende Informationen bei den jeweiligen Städten und Gemeinden.
Verfügbarkeit von Fachkräften
Wahl des Standorts
Art & Lage der Räumlichkeiten
Die Räumlichkeiten sind erste Anlaufstelle für Kunden und Mitarbeiter. Sie sollen repräsentativ und einladend wirken, aber auch eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Weitere Kriterien, die Ihre Geschäftsräume erfüllen sollten:
- Zentrale Lage, gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel, Autobahnanbindung)
- Genügend Parkplätze (gerade bei einem mobilen Pflegedienst mit mehreren Einsatzfahrzeugen)
- Barrierefreier Zugang
- Platz für Schulungen, Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
Kosten einer Pflegedienstgründung
Einmalige Kosten
- Anmeldung: Kosten für Anträge bei Behörden
- Beratung: Kosten für Existenzgründerberatung, Steuerberater oder betriebswirtschaftliche Weiterbildung
- Material: Erstausstattung an Schutz- und Arbeitskleidung sowie Pflegehilfsmitteln
- Räumlichkeiten: Büromöbel, Technik (Smartphones, Server, Kopierer), Einrichtung sowie Kosten für Kaution und Maklergebühren
- Fahrzeugflotte: Kauf oder Abschluss von Leasingverträgen für den Fuhrpark Ihres mobilen Pflegedienstes
- Rücklagen: Aufbau eines finanziellen Polsters für unvorhergesehene Ausgaben
- Förderkredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
- Angebote der Bank für Sozialwirtschaft (BFS)
Nur so können Sie die hohen anfänglichen Kosten stemmen und wichtige Investitionen tätigen, die noch nicht durch Einnahmen gedeckt sind.
Laufende Kosten
- Miete: Miete oder Pacht für die Räumlichkeiten
- Personal: Löhne, Gehälter und Versicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter
- Steuern und Versicherungen: Monatliche Beiträge für Haftpflicht, Unfallversicherung etc.
- Fahrzeugflotte: Leasingkosten für die Autos in Ihrem Firmenfuhrpark
- Werbung: regelmäßige Ausgaben für Marketingmaßnahmen wie Anzeigen
- Weiterbildung: laufende Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter
Zulassung
Zulassungskriterien
Hygieneplan
Für die Erstellung Ihres Hygieneplans können Sie sich am Rahmenhygieneplan orientieren, den der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen erstellt hat. Ein Hygieneplan muss folgende Punkte enthalten/beschreiben:
Mitarbeiterorganisation
Um von den Kranken- und Pflegekassen grünes Licht zu bekommen, müssen Sie genügend Mitarbeiter mit ausreichender beruflicher Qualifikation einstellen, um einen 24-Stunden-Schichtdienst, Wochenendschichten, Urlaub und Krankheit abzudecken. Sorgen Sie insbesondere für Ihre Vertretung bzw. eine stellvertretende Pflegedienstleitung für Ihre PDL, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall den Betrieb weiterführen kann.
Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt bzw. entsprechend Ihrer fachlichen Ausbildung und entsprechend der vertraglichen Regelungen mit den Kranken- und Pflegekassen ein und sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung sowie eine angemessene Entlohnung, die aktuelle Tarifregelungen berücksichtigt.
Qualitätsmanagement
Im Rahmen des Zulassungsverfahrens stehen Ihr Qualitätsmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Qualitätsstandards auf dem Prüfstand. Das betrifft:
Darüber hinaus prüft der Medizinische Dienst (MD) im Namen der Kranken- und Pflegekassen die Einhaltung der Qualitätsprüfrichtlinien.
Antrag und Prüfung
Für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes reichen Sie in der Regel über beratende Verbände Anträge bei den zuständigen Kassen ein. Auf dessen Basis entscheiden die Kassen nach § 72 SGB dann, ob Ihr Pflegedienst die Zulassung erhält.
Planen Sie in der Gründungsphase auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Zulassung ein, da der gesamte Prozess sehr komplex und umfassend ist. Informationen rund um das Thema Zulassung und die einzelnen Rahmenbedingungen hierfür finden Sie bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).
Die richtigen Fachkräfte finden


Unterschätzen Sie als Pflegedienstleitung bei Ihrer Gründung niemals die Relevanz geeigneter Fachkräfte und prüfen Sie potenzielle Bewerber vor der Einstellung auf Herz und Nieren. Dabei spielt nicht nur die richtige Qualifikation Ihrer Mitarbeiter eine Rolle: Geeignete Pflegekräfte sollten
- körperlich belastbar sein (z. B. beim Heben/Lagern/Waschen von Patienten in der Altenpflege),
- mit flexiblen Arbeitszeiten kein Problem haben (Stichwort: Schichtdienst) sowie
- psychisch und emotional alle Voraussetzungen für den Betreuungsdienst mitbringen, beispielsweise im Umgang mit geistig verwirrten Menschen oder bei schweren Schicksalen seitens der Patienten.
Wie viele Fachkräfte braucht ein ambulanter Pflegedienst?
Einen Versorgungsvertrag abschließen
Es werden Verträge mit den Krankenkassen und den Pflegekassen ausgehandelt. Diese sind die Voraussetzung dafür, dass die Kosten für die Pflegeleistungen, die Sie und die Mitarbeiter Ihres ambulanten Pflegedienstes erbringen, auch von den Kassen übernommen werden. Die Verträge legen detailliert fest, was alles für die richtige Pflege der Patienten notwendig ist:
- Leistungskatalog: Überblick über die einzelnen konkreten Pflegeleistungen
- Qualitätsmanagement: Vorgaben zur Pflegedokumentation
- Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes
- Vorgaben zu Personal und Räumlichkeiten
Seit 2018 erfolgt die Abrechnung der Pflegeleistungen ausschließlich in digitaler Form, über den Datenträgeraustausch (DTA). Dieses Abrechnungsverfahren wird bundesweit einheitlich verwendet. Haben Sie keine Verträge mit Kranken- und Pflegekassen geschlossen, können Sie Pflegeleistungen nur gegen Privatrechnungen erbringen. Das bedeutet einen erheblichen Wettbewerbsnachteil für Ihren Pflegedienst.
Wichtig: Möchten Sie einen privaten Pflegedienst gründen, um Patienten sowohl über Leistungen der Pflegeversicherungen als auch der Krankenversicherungen zu unterstützen, müssen Sie zwei getrennte Versorgungsverträge abschließen, denn die Zulassungsverfahren sind unabhängig voneinander.
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